旅游归档管理办法

旅游归档管理办法一、总则（一）目的为加强公司旅游业务相关资料的管理，确保旅游档案的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和追溯，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司组织开展的各类旅游业务活动所涉及的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一原则公司旅游档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.真实完整原则旅游档案应如实反映旅游业务活动的全过程，确保档案内容的真实性和完整性。3.分类科学原则按照旅游业务的特点和档案的形成规律，对旅游档案进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则采取有效措施确保旅游档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、归档范围（一）旅游业务规划与计划1.年度旅游业务发展规划2.旅游项目策划书3.旅游线路设计方案4.旅游团队接待计划（二）客户信息1.客户基本资料，包括姓名、性别、年龄、联系方式、地址等2.客户旅游需求记录3.客户旅游反馈意见（三）供应商资料1.旅游供应商基本信息，如旅行社、酒店、景区、交通公司等的营业执照、经营许可证等2.合作协议、合同3.供应商服务评估记录（四）旅游团队资料1.团队行程安排表2.团队成员名单及相关信息3.团队费用明细及结算记录4.团队导游服务记录，包括导游日志、游客评价等（五）旅游活动记录1.旅游出发前的准备工作记录，如行前说明会记录、物资准备清单等2.旅游过程中的照片、视频、音频等资料3.旅游活动中的突发事件处理记录4.旅游结束后的总结报告（六）财务资料1.旅游业务的预算、决算报告2.费用报销凭证3.财务审计报告（七）其他相关资料1.旅游业务相关的市场调研报告2.行业动态信息3.与旅游业务有关的会议纪要、文件、通知等三、归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责收集本部门在旅游业务活动中形成的文件材料，并及时移交档案管理部门。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。（二）文件材料的整理1.档案管理部门对收集的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作。2.按照旅游业务的流程和档案的形成规律，将文件材料分为不同的类别，如旅游规划类、客户资料类、团队资料类等。3.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。4.编制文件材料的目录，目录应包括文件编号、名称、日期、来源等信息。（三）文件材料的装订1.对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整，使其规格统一、整齐。2.按照一定的顺序将文件材料进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。（四）电子文件的归档1.对于电子文件，应按照相关规定进行分类、命名、存储，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.定期对电子文件进行备份，备份存储介质应妥善保管。四、档案保管（一）保管期限1.旅游业务规划与计划、财务资料等重要档案保管期限为永久。2.客户信息、供应商资料、团队资料等档案保管期限为[X]年。3.旅游活动记录等档案保管期限为[X]年。（二）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。（三）档案保管人员职责1.负责档案的日常保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。2.做好档案库房的环境卫生工作，防止档案受到损坏。3.按照规定的保管期限对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性。五、档案利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要可查阅、借阅旅游档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅旅游档案的，须经公司领导批准。（二）利用手续1.公司内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位或个人查阅、借阅档案，应提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、内容等，经公司领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅、借阅，并做好记录。（三）利用限制1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.借阅档案应按时归还，如需延期归还，应办理续借手续。3.严禁涂改、伪造、损毁、丢失档案。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及专业人员组成，对档案进行鉴定。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，报公司领导批准。2.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。3.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。七、监督与检查（一）监督检查部门公司设立档案管理监督检查小组，负责对旅游档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况3.档案鉴定与销毁工作