影城采购管理办法

影城采购管理办法一、总则（一）目的为加强影城采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保障影城运营的顺利开展，提高资金使用效益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于影城所有采购活动，包括但不限于电影设备采购、电影周边产品采购、办公用品采购、场地租赁采购等各类与影城运营相关的采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，力求以合理的价格获取优质的商品和服务。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受影城内部监督和相关部门的检查。4.诚实守信原则：采购双方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由影城管理层、财务部门、运营部门等相关人员组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购工作的执行情况。（二）采购执行部门设立采购部，负责具体采购工作的组织实施。采购部职责如下：1.根据影城需求，制定采购计划和预算。2.收集供应商信息，建立供应商档案，进行供应商评估和选择。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定和验收工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付的管理和采购成本的核算与分析。3.法务部门：对采购合同进行合法性审查，提供法律咨询和支持。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据影城运营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交至采购部。2.《采购申请表》需经需求部门负责人签字确认，涉及重大采购项目的，还需经影城管理层审批。（二）采购计划制定采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核和分析，结合影城库存情况和采购预算，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间、采购方式等。（三）供应商选择与评估1.采购部通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商数据库。2.根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，向其发送询价函或招标邀请书。3.供应商应在规定时间内提交报价文件或投标文件，采购部对供应商的报价、产品质量、售后服务等进行综合评估，选择最优供应商。4.定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等。对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购部与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。2.根据谈判结果，起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务、采购项目的具体要求、价格条款、交货方式、验收标准、付款方式等。3.采购合同经法务部门审查后，报影城管理层审批。审批通过后，由采购部与供应商签订合同。（五）采购执行与验收1.采购部按照采购合同的约定，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。2.货物到货前，采购部应通知需求部门和相关人员做好验收准备工作。3.货物到货后，由需求部门会同采购部、质量检验部门等相关人员按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格的，出具《验收报告》；验收不合格的，采购部应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。（六）付款管理1.采购部根据采购合同和《验收报告》，填写《付款申请表》，附上相关发票、合同等资料，提交至财务部门审核。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间安排付款。3.对于预付款项，采购部应在合同中明确预付款的比例和支付条件，并跟踪供应商的履约情况，确保预付款的安全使用。四、采购方式（一）公开招标适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。通过发布招标公告，吸引众多潜在供应商参与投标，按照评标标准进行评标，选择最优供应商。（二）邀请招标对于具有一定特殊性或供应商数量有限的采购项目，可采用邀请招标方式。由采购部向预先选定的若干家供应商发出招标邀请书，邀请其参与投标。（三）竞争性谈判适用于采购项目技术规格复杂、市场竞争不充分或时间紧迫的情况。采购部与不少于三家供应商进行谈判，通过多轮报价和协商，确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价适用于采购项目规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择最优供应商。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部应根据影城年度运营计划和采购需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等信息，并按照不同的费用科目进行分类汇总。2.年度采购预算经财务部门审核后，报影城管理层审批。审批通过后的采购预算作为影城年度采购工作的依据。（二）预算执行与控制1.采购部应严格按照采购预算执行采购工作，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照预算编制和审批程序进行申请和审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计和分析，及时发现和纠正预算执行过程中的偏差。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：1.国家政策法规发生重大变化，导致采购项目的成本或需求发生重大变化的。2.影城运营计划调整，导致采购需求发生重大变化的。3.不可抗力因素导致采购项目无法按照原预算执行的。预算调整申请应经采购部、财务部门审核后，报影城管理层审批。审批通过后，按照调整后的预算执行采购工作。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。2.根据风险评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商管理风险：加强供应商评估和选择，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核评价；签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任；加强与供应商的沟通与合作，及时解决合作过程中出现的问题。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购产品的质量检验和验收；要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺；建立质量反馈机制，及时处理质量问题。3.价格波动风险：关注市场价格动态，定期收集和分析市场价格信息；与供应商协商签订价格调整条款，约定价格调整的条件和方式；采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。4.合同风险：加强合同管理，确保合同签订的合法性、完整性和有效性；对合同执行情况进行跟踪和监控，及时发现和解决合同履行过程中的问题；建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。七、采购监督与审计（一）内部监督1.影城内部审计部门应定期对采购工作进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.采购部应建立健全内部