影视道具管理办法

影视道具管理办法一、总则（一）目的为加强公司影视道具管理，规范道具采购、使用、保管、维护及处置等流程，确保影视拍摄工作的顺利进行，提高道具使用效率，保障公司资产安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有影视拍摄项目中涉及的道具管理工作，包括但不限于道具的筹备、租赁、制作、使用、归还及报废等环节。（三）基本原则1.合规性原则：道具管理工作必须严格遵守国家相关法律法规、行业标准以及公司的各项规章制度。2.科学性原则：运用科学的管理方法和手段，合理配置道具资源，提高道具管理的效率和效益。3.责任性原则：明确各部门及人员在道具管理中的职责，做到责任到人，确保道具管理工作的顺利开展。4.安全性原则：加强道具的安全管理，确保道具在采购、运输、储存、使用及处置过程中的安全，防止发生安全事故。二、管理职责（一）道具管理部门1.负责制定和完善公司影视道具管理制度，并监督执行。2.统筹协调公司各影视拍摄项目的道具管理工作，确保道具管理工作的规范化、标准化。3.负责道具的采购、租赁、制作及验收等工作，建立道具档案，对道具进行分类管理。4.定期对公司道具进行盘点清查，核实道具数量、质量及使用情况，确保道具账实相符。5.指导和监督各项目组道具管理工作，及时解决道具管理过程中出现的问题。（二）项目组1.根据拍摄需求，向道具管理部门提交道具需求清单，配合道具管理部门完成道具的采购、租赁及制作等工作。2.负责本项目组道具的领取、使用、保管及归还等工作，确保道具的安全和完好。3.定期向道具管理部门汇报本项目组道具的使用情况，协助道具管理部门进行道具盘点清查工作。4.在拍摄结束后，负责将本项目组使用的道具及时归还道具管理部门，并办理相关交接手续。（三）财务部门1.负责审核道具采购、租赁及制作等费用的报销，确保费用支出符合公司财务制度和相关规定。2.协助道具管理部门对道具进行价值评估，参与道具报废等处置工作的审核。（四）其他部门1.各部门应配合道具管理部门做好道具管理相关工作，如提供必要的场地、设备等支持。2.在涉及道具运输、使用等过程中，相关部门应确保道具的安全，避免因自身原因造成道具损坏或丢失。三、道具采购与租赁（一）采购需求1.项目组根据剧本和拍摄计划，提前向道具管理部门提交道具采购需求清单，详细注明道具的名称、规格、数量、用途及预计采购时间等信息。2.道具管理部门对项目组提交的采购需求进行审核，结合公司现有道具库存情况，对确需采购的道具进行汇总整理。（二）采购流程1.采购申请：道具管理部门根据审核后的采购需求清单，填写道具采购申请表，经部门负责人审批后提交至公司采购部门。2.采购实施：采购部门按照公司采购制度和流程，通过招标、询价、比价等方式选择合格的供应商进行采购。在采购过程中，应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购道具的质量、规格、数量及交货时间等符合要求。3.验收：道具到货后，道具管理部门会同项目组、质量检验部门等相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括道具的外观、规格、数量、质量等，对验收合格的道具办理入库手续，对验收不合格的道具及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货或补货等。（三）租赁流程1.租赁申请：项目组根据拍摄需求，如需租赁道具，应向道具管理部门提交道具租赁申请表，详细注明租赁道具的名称、规格、数量、租赁时间及预计归还时间等信息。2.租赁审批：道具管理部门对项目组提交的租赁申请进行审核，经部门负责人审批后，联系外部租赁公司或供应商进行租赁。3.签订合同：与租赁公司或供应商签订租赁合同，明确租赁期限、租金支付方式、道具使用要求、损坏赔偿等条款。4.道具领取：项目组凭租赁合同到道具管理部门领取租赁道具，并办理相关交接手续。道具管理部门应向项目组提供道具清单，双方签字确认。四、道具制作（一）制作需求项目组根据拍摄需要，如需制作特殊道具，应向道具管理部门提交道具制作申请，详细说明道具的名称、规格、设计要求、制作数量及预计制作时间等信息，并附上道具设计图纸或效果图。（二）制作流程1.审批：道具管理部门对项目组提交的制作申请进行审核，经部门负责人审批后，组织相关人员对道具制作方案进行评估，确保制作方案符合拍摄要求和公司实际情况。2.制作安排：根据评估后的制作方案，道具管理部门选择合适的制作单位进行道具制作。在制作过程中，应加强与制作单位的沟通协调，及时了解制作进度，确保道具按时制作完成。3.质量检验：道具制作完成后，道具管理部门会同项目组、质量检验部门等相关人员按照制作要求和验收标准进行质量检验。检验合格的道具办理入库手续，检验不合格的道具应及时返回制作单位进行整改，直至达到验收标准。五、道具使用与保管（一）道具领取1.项目组根据拍摄计划，提前向道具管理部门提交道具领取申请，注明领取道具的名称、规格、数量及使用时间等信息。2.道具管理部门审核项目组的领取申请后，按照规定办理道具发放手续。发放时，应填写道具发放登记表，详细记录道具的名称、规格、数量、领取时间、领取人及预计归还时间等信息，双方签字确认。（二）道具使用1.项目组应按照拍摄要求正确使用道具，不得擅自改变道具的用途和使用方式。在使用过程中，如发现道具存在质量问题或损坏情况，应及时停止使用，并报告道具管理部门。2.道具使用人员应爱护道具，避免因人为因素造成道具损坏或丢失。如因使用不当导致道具损坏或丢失的，应照价赔偿。（三）道具保管1.项目组应指定专人负责道具的保管工作，确保道具存放安全、有序。道具保管人员应定期对道具进行检查和维护，发现问题及时报告并处理。2.道具应分类存放，标识清晰，便于查找和使用。对于贵重道具、易损道具及特殊道具，应采取专门的保管措施，如单独存放、加锁保管等。3.在拍摄现场，道具应摆放整齐，不得随意丢弃或堆放。拍摄结束后，道具应及时清理归位，保持拍摄现场的整洁。六、道具维护与保养（一）维护保养计划道具管理部门应根据道具的性质、使用频率及使用寿命等因素，制定道具维护保养计划，明确维护保养的内容、周期及责任人等。（二）维护保养实施1.道具管理部门按照维护保养计划，组织相关人员对道具进行定期维护保养。维护保养内容包括道具的清洁、擦拭、润滑、修复、防腐、防潮等，确保道具处于良好的使用状态。2.在维护保养过程中，如发现道具存在严重损坏或无法修复的情况，应及时报告道具管理部门负责人，并按照相关规定进行处理。七、道具盘点与清查（一）盘点计划道具管理部门应定期组织道具盘点清查工作，制定详细的盘点计划，明确盘点的时间、范围、方法及人员分工等。（二）盘点实施1.按照盘点计划，道具管理部门组织项目组、财务部门等相关人员对公司道具进行全面盘点。盘点时，应逐一核对道具的名称、规格、数量、存放位置等信息，确保账实相符。2.对盘点过程中发现的账实不符情况，应及时查明原因，并填写道具盘点差异表，详细记录差异情况、差异原因及处理建议等。（三）盘点结果处理1.道具管理部门根据盘点结果，对盘盈、盘亏的道具进行相应的账务处理。对于盘盈的道具，应及时入账；对于盘亏的道具，应查明原因，属于正常损耗的，经批准后核销；属于人为因素造成的，应追究相关人员的责任，并要求其照价赔偿。2.道具管理部门应根据盘点情况，总结道具管理工作中存在的问题，提出改进措施和建议，不断完善道具管理制度和流程。八、道具报废与处置（一）报废条件1.道具已达到规定的使用寿命，且无法修复或继续使用的。2.道具因损坏严重，修复成本过高，已无修复价值的。3.因拍摄需求变化，道具不再使用且无其他用途的。4.道具丢失或被盗，且无法找回的。（二）报废申请项目组或道具管理部门认为道具符合报废条件的，应填写道具报废申请表，详细说明道具的名称、规格、数量、购置时间、报废原因等信息，并附上相关证明材料，经部门负责人审核后提交至公司资产管理部门。（三）报废审批公司资产管理部门对道具报废申请进行审核，组织相关人员对拟报废道具进行鉴定，必要时可聘请专业机构或人员进行评估。经审核批准后的道具报废申请，方可进行后续处置。（四）报废处置1.对于批准报废的道具，道具管理部门应按照公司资产处置相关规定进行处置。处置方式包括报废变卖、捐赠、报废销毁等，具体处置方式应根据道具的实际情况和公司要求确定。2.在道具报废处置过程中，应做好相关记录，确保处置过程合规、透明。处置收入应及时上缴公司财务部门，按照规定进行账务处理。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对道具管理工作进行审计监督，检查道具管理制度的执行情况、采购流程的合规性、道具使用与保管情况、盘点清查结果及报废处置情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.道具管理部门应加强对自身工作的内部监督，定