租赁公司传真机使用规范规定

租赁公司传真机使用规范规定

一、总则本规定旨在规范公司传真机的使用与管理，确保公司信息传递的高效、准确与安全。通过合理安排传真机的使用，提高工作效率，降低运营成本，同时保障公司各类文件和信息的妥善处理。本规定依据公司的实际运营需求和管理理念制定，体现公司注重细节、追求高效、以人为本的企业文化，致力于在保障公司业务顺利开展的同时，提升员工的工作体验，实现社会效益与企业效益的统一。二、适用范围本规定适用于公司全体员工。公司客户如需使用传真机，应在公司员工的协助和指导下，遵循本规定的相关要求进行操作。三、组织架构与职责分工1.行政部门行政部门负责传真机的统筹管理。具体职责包括传真机设备的选型与采购，根据公司业务需求和预算，选择性能稳定、符合公司使用要求的传真机；安排定期的设备维护与保养，确保传真机的正常运行；制定和更新传真机使用规定，并监督全体员工的执行情况；协调解决传真机使用过程中出现的各类问题，如设备故障、耗材更换等。2.各业务部门各业务部门负责本部门传真机的日常使用和简单维护。业务部门员工应按照规定正确操作传真机，确保传真信息的准确发送和接收；及时整理和归档收到的传真文件，对于重要文件要按照公司文件管理规定进行妥善保管；如发现传真机出现故障或异常情况，应及时向行政部门报告。3.信息技术部门信息技术部门负责传真机的技术支持。在传真机出现技术故障时，信息技术人员应及时响应，进行故障排查和修复；协助行政部门进行传真机设备的选型，提供专业的技术建议；保障传真机与公司信息系统的兼容性，确保传真信息的顺畅传输。四、管理内容与流程1.传真机的使用申请员工因工作需要使用传真机时，无需进行复杂的申请流程，体现扁平化管理理念。但对于大量发送传真的情况（一般指一次发送超过10页），应提前告知行政部门，以便合理安排设备使用时间，避免影响其他员工的正常使用。2.传真发送流程-准备传真文件：员工应确保传真文件内容完整、清晰，重要文件需进行备份。在传真文件首页附上传真封面，注明收件人姓名、公司名称、传真号码、发件人姓名、联系电话等信息，以便收件人及时了解传真来源和相关信息。-操作传真机：将传真文件正面朝下放入传真机进纸口，按照传真机操作面板提示，正确输入收件人的传真号码。确认号码无误后，按下发送键。发送过程中，员工应留意传真机的提示信息，如出现卡纸、信号故障等问题，及时处理或向行政部门求助。-记录发送信息：发送完成后，员工应在《传真发送登记表》上记录发送日期、时间、收件人姓名、传真号码、文件页数等信息。对于紧急或重要的传真，应及时与收件人取得联系，确认对方是否成功收到传真。3.传真接收流程-及时收取传真：传真机接收传真后，会发出提示音。附近员工听到提示音后，应及时前往收取传真。对于注明特定收件人的传真，应尽快将传真转交给相关人员；对于无明确收件人的传真，应根据传真内容判断归属部门，并及时送达。-检查传真内容：收件人收到传真后，应检查传真内容是否完整、清晰。如发现传真内容不完整或模糊不清，应及时与发件人联系，要求重新发送。-整理归档传真文件：收件人应根据公司文件管理规定，对传真文件进行整理和归档。重要的传真文件应按照类别、时间等进行分类存放，便于日后查阅和使用。4.传真机的维护与保养-日常维护：员工在使用传真机过程中，应保持传真机的清洁，避免杂物进入传真机内部。定期清理传真机的进纸口、扫描头和打印部件，可使用干净的软布轻轻擦拭。传真机使用完毕后，应及时关闭电源，以节约能源并延长设备使用寿命。-定期保养：行政部门应根据传真机的使用情况和设备说明书的要求，安排定期保养。一般每季度进行一次全面保养，包括清洁内部部件、检查机械部件的磨损情况、更换易损件等。保养工作可由专业的维修人员进行，或在维修人员的指导下由公司信息技术人员完成。-耗材管理：传真机的耗材主要包括传真纸、墨盒（硒鼓）等。行政部门应建立耗材库存管理制度，定期盘点耗材库存数量，根据使用情况及时采购补充。员工在使用耗材过程中，如发现耗材用尽或出现质量问题，应及时向行政部门报告，由行政部门统一安排更换。五、权利与义务1.员工权利-员工有权在工作需要时使用公司的传真机，以满足业务沟通和信息传递的需求。行政部门应确保传真机设备的正常运行，为员工提供良好的使用条件。-员工在使用传真机过程中，有权获得行政部门和信息技术部门的技术支持和指导。对于传真机出现的故障或问题，员工可及时向相关部门反映，要求协助解决。-员工对于传真机使用规定的制定和改进有提出建议和意见的权利。公司鼓励员工积极参与制度建设，共同完善传真机的使用管理。2.员工义务-员工应遵守本规定，正确、合理地使用传真机。不得利用传真机发送与工作无关的信息，不得擅自更改传真机的设置参数，以免影响设备的正常运行。-员工在使用传真机时，应注意保护公司的商业机密和客户信息。对于涉及机密内容的传真文件，应严格按照公司保密制度进行处理，确保信息安全。-员工有责任维护传真机的正常使用环境，保持传真机的清洁和整洁。在发现传真机出现故障或异常情况时，应及时报告，不得隐瞒不报或擅自处理，以免造成更大的设备损坏。六、监督与考核机制1.监督机制行政部门负责对传真机的使用情况进行日常监督。通过定期检查《传真发送登记表》、实地查看传真机的使用状态等方式，了解员工是否遵守传真机使用规定。对于发现的违规行为，行政部门应及时进行纠正和处理，并记录在案。信息技术部门对传真机的技术状态进行监督。定期检查传真机的设备性能、网络连接等情况，确保传真机的正常运行。如发现因员工操作不当导致传真机出现故障，信息技术部门应及时向行政部门反馈，以便进行相应的处理。2.考核机制传真机使用情况纳入员工绩效考核体系。对于严格遵守传真机使用规定、能够正确高效使用传真机完成工作任务的员工，在绩效考核中给予适当加分奖励；对于违反传真机使用规定的员工，视情节轻重给予相应的扣分处罚。违规行为包括但不限于：未经许可大量占用传真机发送与工作无关的文件；因操作不当导致传真机损坏，影响正常工作；未按照规定记录传真发送信息或丢失传真文件等。对于多次违规或造成严重后果的员工，公司将根据相关规定进行严肃处理，包括警告、罚款、降职等。七、附则1.本规定自发布之日起生效实施。如有未尽事宜或与国家法律法规相冲突的条款，以国家法律法规为准。2.本规定的解释权归公司行政部门所有。行政部门有权根据公司业务发展和实际情况，对本规定进行修订和完善。修订后的规定将及时向全体员工公布。3.公司鼓励员工积极遵守本规定，共同营造良好的传真机使用环境，提高公司的工作效