徐工采购管理办法

徐工采购管理办法一、总则（一）目的为加强徐工采购管理工作，规范采购行为，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于徐工集团各部门、各子公司及所属单位的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过科学管理和有效运作，降低采购成本，提高采购效益。3.公平性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行采购合同，树立良好的企业形象。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.职责负责制定和完善采购管理制度、流程和标准，并组织实施。编制年度采购计划，审核各部门采购申请，汇总平衡后报公司领导审批。建立和维护供应商管理体系，组织供应商的开发、评估、选择、考核等工作。组织采购招标、询价、谈判等采购活动，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。协调解决采购过程中的争议和问题，定期向上级汇报采购工作进展情况。负责采购数据的统计、分析和报告，为公司决策提供依据。2.人员配备根据采购业务量和工作需要，合理配备采购管理人员，明确岗位职责和分工。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和相关法律法规，具备良好的沟通协调能力和职业道德素养。（二）需求部门1.职责根据公司生产经营计划和实际需求，提出采购申请，并详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等信息。参与采购招标、询价、谈判等采购活动，提供技术支持和商务意见。负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。配合采购管理部门做好供应商管理和采购合同执行等工作。2.人员配备各需求部门应指定专人负责采购相关工作，确保采购需求的准确传达和采购过程的有效配合。（三）质量部门1.职责制定采购物资的质量检验标准和验收规范。参与采购招标、询价、谈判等采购活动，对采购物资的质量要求提出意见和建议。负责采购物资的到货检验和质量抽检工作，出具检验报告，对不合格物资提出处理意见。协助采购管理部门和需求部门解决采购物资的质量问题，参与质量事故的调查和处理。2.人员配备质量部门应配备专业的质量检验人员，具备相应的检测设备和手段，确保采购物资质量符合要求。（四）财务部门1.职责参与制定采购预算和成本控制目标，审核采购合同中的付款条款。负责采购资金的筹集、支付和核算工作，确保采购资金的安全和合理使用。对采购成本进行核算和分析，为公司采购决策提供财务支持。监督采购活动中的财务收支情况，防范财务风险。2.人员配备财务部门应安排专人负责采购财务相关工作，熟悉财务法规和采购业务流程，具备较强的财务分析能力。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应于每年[具体时间]前，根据公司年度生产经营计划和本部门实际需求，编制下一年度采购计划，并报采购管理部门。2.采购管理部门收到各需求部门的采购计划后，进行汇总、平衡和审核，结合公司库存情况、资金状况等因素，编制年度采购总计划，报公司领导审批。3.年度采购总计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、采购预算等内容。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，因市场变化、生产经营计划调整等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时向采购管理部门提出书面申请，并说明调整原因和调整内容。2.采购管理部门收到调整申请后，进行审核和评估，必要时组织相关部门进行论证，根据审核结果编制采购计划调整方案，报公司领导审批。3.采购计划调整方案经批准后，采购管理部门应及时通知相关部门和供应商，并对采购计划进行相应调整。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购管理部门应根据公司采购需求和供应商管理体系要求，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围、方式和步骤。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等，建立供应商信息库。3.对潜在供应商进行初步筛选和评估，重点考察供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务、信誉状况等方面，确定入围供应商名单。4.组织对入围供应商进行实地考察，了解供应商的实际情况，评估其是否具备合作条件。实地考察内容包括企业规模、生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员配备等。（二）供应商评估1.建立供应商评估指标体系，从质量、价格、交货期、服务、创新能力等方面对供应商进行综合评估。2.定期（每[具体时间周期]）对供应商进行评估，评估方式包括问卷调查、实地考察、数据分析、与需求部门沟通等。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时进行淘汰或整改。（三）供应商选择1.在采购项目实施前，采购管理部门应根据采购需求和供应商评估情况，从合格供应商名单中选择若干家供应商参与采购活动。2.对于重大采购项目，应采用招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择供应商；对于一般采购项目，可以采用询价、单一来源采购等方式。3.选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、交货期、服务等因素，确保选择的供应商能够满足公司采购需求，并具有良好的性价比。（四）供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对供应商的合同执行情况、产品质量、交货期、售后服务等方面进行考核。2.考核结果作为供应商续用、调整合作份额、淘汰的重要依据。对于考核优秀的供应商，给予表彰和奖励；对于考核不合格的供应商，责令其限期整改，整改仍不合格的，取消其供应商资格。五、采购方式与流程（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准进行评标，选择中标供应商。2.邀请招标采购：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由采购管理部门向若干家具备资格的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，选择成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等信息，并经部门负责人审核签字后提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。对于金额较大或重要的采购申请，报公司领导审批。3.采购实施根据采购审批结果，采购管理部门选择合适的采购方式组织采购活动。对于招标采购项目，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。对于邀请招标、竞争性谈判、询价采购等项目，向供应商发出邀请书、谈判文件、询价单等，组织供应商报价、谈判、响应等活动。采购人员与选定的供应商进行商务谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、付款方式等合同条款，签订采购合同。4.合同执行采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、质量部门、财务部门等相关部门，明确各部门的职责和工作要求。需求部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时向采购管理部门反馈合同执行过程中出现的问题。采购管理部门负责协调供应商按照合同约定按时、按质、按量交货，并跟踪货物运输情况。质量部门负责对采购物资进行到货检验和质量抽检，确保采购物资质量符合要求。财务部门负责按照采购合同约定办理付款手续。5.验收付款采购物资到货后，需求部门应及时组织验收，验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。验收合格后，填写验收报告，并由验收人员签字确认。采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理付款申请手续，报财务部门审核。财务部门审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.通过收集采购数据、分析采购案例、与相关部门沟通等方式，及时发现潜在的风险隐患。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，确定重点风险领域和关键风险点。（三）风险应对1.针对不同类型和等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可以通过市场调研、价格分析、套期保值等方式进行应对；对于质量风险，加强质量检验和供应商管理，建立质量追溯体系；对于供应商风险，优化供应商选择和考核机制，加强供应商关系管理；对于合同风险，规范合同签订和执行流程，加强合同审核和监督；对于法律风险，加强法律法规学习，聘请法律顾问，确保采购活动合法合规。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保风险得到有效控制。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否控制在预算范围内，是否实现了采购成本的降低。2.采购质量：通过采购物资的验收合格率、退货率等指标，评估采购物资的质量是否符合要求。3.交货期：以采购合同约定的交货时间为基准，评估供应商的交货准时率，是否按时交货。4.服务水平：包括供应商的售后服务响应速度、解决问题的能力等方面，评估供应商的服务质量。5.采购效率：通过采购周期、采购计划完成率等指标，评估采购工作的效率和及时性。（二）评估方法1.定期（每[具体时间周期]）收集采购相关数据，如采购发票、验收报告、合同执行记录等。2.根据评估指标，对收集的数据进行分析和计算，得出各项评估指标的实际值。3.将实际值与设定的目标值进行比较，计算绩效得分，评估采