材料统购管理办法

材料统购管理办法一、总则（一）目的为了加强公司材料统购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证材料质量，提高采购效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有材料的统购活动，包括但不限于原材料、辅助材料、零部件、办公用品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证材料质量的前提下，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高公司经济效益。3.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购材料符合公司生产经营要求。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，根据公司生产经营需求，及时准确地采购所需材料。2.组织供应商的开发、评估和选择，建立供应商档案，维护供应商关系。3.执行采购合同，跟踪采购进度，确保材料按时、按质、按量供应。4.负责采购成本的控制和分析，不断优化采购方案，降低采购成本。（二）需求部门1.提出材料需求计划，明确材料的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与供应商的评估和选择，提供相关意见和建议。3.协助采购部门进行采购合同的签订和执行，及时反馈材料使用过程中的问题。（三）质量部门1.制定材料检验标准和检验流程，负责对采购材料进行质量检验。2.对不合格材料进行判定和处理，跟踪不合格材料的整改情况。3.参与供应商的质量评估，提供质量方面的意见和建议。（四）财务部门1.负责采购资金的预算安排和支付管理，确保采购资金的合理使用。2.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。3.参与采购合同的审核，监督采购资金的支付情况。三、采购计划管理（一）需求预测1.采购部门应定期与需求部门沟通，了解公司生产经营计划和市场需求变化，对材料需求进行预测。2.需求部门应根据生产经营实际情况，及时向采购部门提供准确的材料需求信息，包括年度、季度、月度需求计划等。（二）采购计划制定1.采购部门根据需求预测和库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购材料的名称、规格、型号、数量、采购时间等。2.采购计划应经需求部门、质量部门、财务部门等相关部门审核后，报公司领导批准。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整等原因需要调整采购计划，采购部门应及时与需求部门沟通，重新评估需求情况，制定调整后的采购计划。2.调整后的采购计划应按照原审核批准程序进行审批。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司材料需求和供应商选择标准，通过多种渠道开发供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对新开发的供应商，采购部门应进行初步调查和评估，了解其生产能力、质量控制、价格水平、信誉状况等情况。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括质量、价格、交货期、服务等方面。2.质量部门负责对供应商的产品质量进行评估，提供质量检验报告和评估意见。3.财务部门负责对供应商的价格水平进行评估，分析采购成本和性价比。4.采购部门根据各部门的评估意见，综合考虑供应商的整体表现，对供应商进行打分评级。（三）供应商选择1.根据供应商评估结果，采购部门选择合格的供应商建立合作关系。2.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。（四）供应商管理1.采购部门应定期对供应商进行跟踪和管理，了解其生产经营情况和合作表现，及时解决合作过程中出现的问题。2.对表现优秀的供应商，采购部门应给予适当的奖励和优惠政策，鼓励其继续保持良好的合作关系。3.对表现不佳的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应考虑终止合作关系。五、采购流程管理（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明所需材料的名称、规格、型号、数量、质量要求、采购时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对其进行初步审核，核实需求的合理性和准确性。2.采购申请表经采购部门负责人审核签字后，报质量部门、财务部门等相关部门审核。3.质量部门主要审核材料的质量要求是否符合公司标准，财务部门主要审核采购资金是否在预算范围内。4.各相关部门审核通过后，采购申请表报公司领导批准。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请表，选择合适的供应商进行采购。2.采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.采购部门跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保材料按时、按质、按量供应。（四）到货验收1.材料到货前，采购部门应通知质量部门和需求部门做好验收准备。2.质量部门按照检验标准和检验流程对到货材料进行质量检验，出具检验报告。3.需求部门对到货材料的数量、规格、型号等进行核对，确认是否符合采购申请要求。4.验收合格的材料办理入库手续，验收不合格的材料按照相关规定进行处理。（五）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经相关部门审核签字后，提交给财务部门。2.财务部门审核付款申请单，核对采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。3.财务部门按照公司财务制度和付款流程办理付款手续，及时支付供应商货款。六、采购成本控制（一）成本分析1.采购部门定期对采购成本进行分析，包括采购价格、运输费用、仓储费用、质量成本等方面。2.通过成本分析，找出影响采购成本的因素，如市场价格波动、供应商谈判能力、采购批量等。（二）成本控制措施1.采购部门应加强市场调研，及时了解材料价格变化趋势，合理安排采购时间，降低采购价格。2.通过与供应商谈判，争取更优惠的采购价格、付款条件和运输方式等。3.优化采购批量，根据公司生产经营需求和库存情况，合理确定采购数量，降低采购成本和库存成本。4.加强采购过程管理，严格控制采购费用，如差旅费、通讯费等。5.与供应商建立长期稳定的合作关系，共同探索降低成本的途径和方法。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应识别采购过程中可能存在的风险，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.对识别出的风险进行分析和评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对市场风险，采购部门应加强市场监测和分析，及时调整采购策略，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.针对供应商风险，采购部门应加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，降低供应商违约风险。3.针对质量风险，质量部门应加强质量检验和控制，确保所采购材料符合质量要求，降低质量事故带来的损失。4.针对合同风险，采购部门应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、有效性和完整性，降低合同纠纷风险。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、采购流程合规性、供应商管理情况、采购成本控制情况等。2.对监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立采购工作考核评价制度，对采购部门和相关人员的工作业绩进行考核评价。2.考核评价指标