材料资金管理办法

材料资金管理办法一、总则（一）目的为加强公司材料资金管理，规范材料采购、存储、使用等环节的资金运作，提高资金使用效率，降低成本，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及材料采购、存储、使用及相关资金管理的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保材料资金管理活动合法合规。2.效益性原则以提高资金使用效益为核心，优化材料采购、库存管理等环节，降低资金占用成本。3.预算控制原则加强材料资金预算管理，严格按照预算安排资金支出，确保资金使用的计划性和可控性。4.责任明确原则明确各部门和人员在材料资金管理中的职责，做到责任到人，奖惩分明。二、管理职责（一）采购部门1.负责编制材料采购计划，根据生产需求和库存情况，合理确定采购数量和时间。2.选择合格的供应商，进行采购谈判，签订采购合同，确保采购价格合理、质量可靠。3.及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题，确保材料按时、按质、按量供应。4.负责采购发票的收集、审核和传递，配合财务部门办理付款手续。（二）仓储部门1.负责材料的验收入库工作，核对采购数量、质量与合同要求是否一致，确保入库材料的准确性和完整性。2.建立健全材料库存管理制度，对材料进行分类存放、标识管理，定期盘点库存，保证账实相符。3.严格执行材料出入库手续，根据生产部门的领料单及时发放材料，做好出入库记录。4.负责库存材料的安全管理，防止材料损坏、变质、丢失等情况发生。（三）生产部门1.根据生产计划，合理安排材料的使用，提高材料利用率，减少浪费。2.及时向仓储部门提交领料申请，明确领料数量、规格和用途，确保领料的合理性和必要性。3.配合财务部门做好材料成本核算工作，提供相关生产数据和信息。（四）财务部门1.负责制定材料资金预算，审核采购计划和采购合同，对材料资金支出进行严格控制。2.负责材料采购款项的支付审核，确保付款依据充分、手续齐全，严格按照合同约定付款。3.定期对材料资金使用情况进行分析和评价，编制财务报表，为公司决策提供准确的财务信息。4.参与材料库存盘点工作，监督库存管理情况，对盘盈、盘亏情况进行账务处理。（五）审计部门1.负责对材料资金管理活动进行内部审计监督，检查相关制度的执行情况和资金使用的合规性、效益性。2.对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改，确保材料资金管理规范、有效。三、预算管理（一）预算编制1.采购部门应于每年末根据公司下一年度生产经营计划，结合市场价格走势和库存情况，编制材料采购预算草案。2.预算草案应详细列出各类材料的名称、规格、数量、预计采购单价、采购金额等信息，并说明预算编制的依据和理由。3.财务部门对采购部门提交的预算草案进行审核，结合公司资金状况和成本控制目标，提出调整意见，形成年度材料资金预算方案。4.年度材料资金预算方案经公司管理层审批后，下达各部门执行。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。2.采购部门应根据预算安排采购进度，合理控制采购数量和金额，避免超预算采购。3.财务部门应加强对预算执行情况的监控，定期对预算执行进度进行分析和通报，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.当市场价格大幅波动、生产计划调整、原材料供应变化等原因导致原预算无法执行时，相关部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容和预计增加或减少的资金额度，并提供相关证明材料。3.采购部门负责对预算调整申请进行初审，财务部门进行复审，报公司管理层审批后执行。四、采购管理（一）供应商管理1.建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格等方面进行综合评估，选择合格的供应商建立长期合作关系。2.定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整合作策略，对于表现不佳的供应商及时淘汰。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、考核评价等情况，为采购决策提供参考依据。（二）采购计划1.采购部门应根据生产部门的需求计划、库存情况和市场供应情况，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购材料的名称、规格、数量、采购时间、交货地点等内容。2.采购计划应提前提交给财务部门，以便财务部门合理安排资金。财务部门对采购计划进行审核，确保采购计划与资金预算相匹配。（三）采购合同1.采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购材料的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交给财务部门进行审核，财务部门重点审核合同条款中的付款方式、结算周期、违约责任等内容，确保合同条款符合公司利益和财务规定。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给财务部门和仓储部门，以便财务部门进行账务处理和仓储部门安排收货。（四）采购付款1.采购部门应在收到供应商开具的发票后，及时进行审核，确保发票内容与采购合同一致。审核无误后，将发票连同采购合同副本、验收单等相关凭证提交给财务部门。2.财务部门对采购付款申请进行审核，重点审核付款依据是否充分、手续是否齐全、发票是否合规等。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。3.对于金额较大的采购付款，应实行集体决策审批制度，确保付款的安全性和合理性。五、库存管理（一）验收入库1.仓储部门在收到采购的材料后，应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对材料的数量、质量、规格等进行核对，确保入库材料符合要求。2.验收合格的材料应及时办理入库手续，填写入库单，注明材料名称、规格、数量、供应商等信息。入库单应一式多联，分别传递给采购部门、财务部门和仓储部门留存。3.对于验收不合格的材料，仓储部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货或补货等。（二）存储保管1.仓储部门应按照材料的特性和类别，对材料进行分类存放，设置明显的标识牌，便于识别和管理。2.建立健全库存管理制度，定期对库存材料进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由仓储部门会同财务部门共同进行，盘点结果应形成盘点报告。3.加强库存材料的安全管理，采取必要的防火、防潮、防盗、防虫等措施，确保库存材料的质量不受影响。4.对于易损、易变质的材料，应采取特殊的存储方式和管理措施，定期检查其质量状况，及时处理过期、损坏的材料。（三）领用发放1.生产部门根据生产需要，填写领料单，注明领料材料的名称、规格、数量、用途等信息。领料单应经部门负责人审批后提交给仓储部门。2.仓储部门根据领料单进行发料，发料时应核对领料单与库存记录是否一致，确保发料数量准确无误。发料后，在领料单上签字确认，并更新库存记录。3.对于贵重材料、限量材料等特殊材料的领用，应实行审批制度，严格控制领用数量和用途。（四）库存盘点1.公司应定期组织库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月、每季度或每年进行一次全面盘点。2.盘点工作应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等内容。盘点过程中，应认真核对库存材料的数量、质量、规格等信息，如实记录盘点结果。3.盘点结束后，应编制盘点报告，对盘点结果进行分析和总结。如发现账实不符的情况，应查明原因，及时调整账务，并追究相关人员的责任。4.根据盘点结果，对库存管理中存在的问题提出改进措施，不断完善库存管理制度，提高库存管理水平。六、成本核算与控制（一）成本核算1.财务部门应按照相关会计准则和公司成本核算制度，对材料采购成本、库存成本、生产成本等进行准确核算。2.材料采购成本应包括购买价款、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于采购成本的费用。3.库存成本应包括采购成本、仓储成本、损耗成本等。仓储成本应包括仓储设施折旧、仓储管理人员工资等费用；损耗成本应包括正常损耗和非正常损耗。4.生产成本应包括直接材料成本、直接人工成本和制造费用。直接材料成本应根据实际领用的材料数量和采购单价进行核算；直接人工成本应根据实际发生的人工费用进行核算；制造费用应按照一定的分配方法分配到产品成本中。（二）成本控制1.采购部门应通过招标、询价、谈判等方式，降低材料采购价格，同时确保材料质量符合要求。2.仓储部门应合理控制库存水平，减少库存积压和浪费，降低库存成本。3.生产部门应加强生产管理，提高生产效率，降低生产过程中的材料消耗和废品率，控制生产成本。4.财务部门应定期对材料成本进行分析和监控，及时发现成本变动趋势，提出成本控制建议，为公司决策提供支持。七、监督与考核（一）内部监督1.审计部门应定期对材料资金管理活动进行内部审计，检查相关制度的执行情况、资金使用的合规性和效益性。2.审计部门应重点关注采购环节的招投标程序、合同签订与执行情况、库存管理的账实相符情况、成本核算的准确性等方面。3.对于审计发现的问题，审计部门应及时提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立材料资金管理考核评价制度，对采购部门、仓储部门、生产部门等相关部门和人员在材料资金管理方面的工作进行考核评价。2.