政府收文管理办法

政府收文管理办法一、总则（一）目的为了加强政府收文管理，确保文件传递的准确性、及时性和安全性，提高工作效率，根据相关法律法规和行业标准，结合本政府实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于政府各部门、各直属机构及下属单位收到的各类文件、函件、资料等的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和相关政策规定进行收文管理。2.准确及时原则：确保收文信息准确无误，及时处理，不延误工作。3.安全保密原则：妥善保管收文，防止文件丢失、泄露，确保信息安全。4.高效便捷原则：优化收文流程，提高工作效率，方便文件的流转和处理。二、收文渠道与登记（一）收文渠道1.机要交换：通过政府系统内部的机要交换站接收文件。2.邮政快递：接收邮政部门投递的文件。3.专人送达：由上级部门或其他单位专人送来的文件。4.电子公文系统：通过政府电子公文传输平台接收的电子文件。（二）收文登记1.登记内容：收文日期、来文机关、文号、标题、密级、份数、承办部门等。2.登记方式：采用纸质登记薄或电子登记系统进行登记。纸质登记薄应使用统一格式，电子登记系统应具备信息录入、查询、统计等功能。3.登记要求：收文登记人员应认真核对文件信息，确保登记内容准确完整。登记后，应及时将文件移送相关部门或人员处理。三、文件签收与拆封（一）签收1.签收人员：机要交换文件由机要人员签收，邮政快递文件由收发室人员签收，专人送达文件由指定人员签收，电子公文系统文件由系统管理员签收。2.签收要求：签收人员应在收到文件时，当场核对文件数量、封装情况等，确认无误后在送文清单或投递单上签字。如发现文件数量不符、封装破损等问题，应及时与送文单位联系，并做好记录。（二）拆封1.拆封人员：一般由办公室机要人员或指定人员负责拆封。密级文件应由机要人员在机要室拆封。2.拆封要求：拆封时应注意保持文件的完整性，避免损坏文件。拆封后，应将文件取出，检查文件内容是否齐全，有无缺页、错页等情况。如发现问题，应及时与送文单位联系。四、文件传阅（一）传阅范围确定根据文件内容和工作需要，确定文件的传阅范围。传阅范围应明确具体，避免文件随意传阅。（二）传阅方式1.纸质传阅：将文件放置在专门的传阅夹内，按照传阅顺序依次传递给相关人员。传阅人员应在传阅单上签字，注明传阅日期。2.电子传阅：通过电子公文系统或其他办公软件，将文件发送给相关人员进行传阅。传阅人员应在系统中进行签收、批注等操作。（三）传阅跟踪与催办1.传阅跟踪：办公室机要人员应定期跟踪文件传阅情况，掌握文件的传阅进度，确保文件及时传递给相关人员。2.催办：对于传阅时间较长的文件，机要人员应及时进行催办，提醒传阅人员尽快处理文件，避免延误工作。五、文件承办（一）承办部门确定根据文件内容和职责分工，确定文件的承办部门。承办部门应明确具体的承办人员，负责文件的具体办理工作。（二）承办要求1.及时办理：承办人员应在收到文件后，及时进行处理，不得拖延。对于紧急文件，应优先办理。2.认真负责：承办人员应认真阅读文件内容，准确理解文件要求，按照规定的程序和方法进行办理。办理结果应符合政策法规和工作实际。3.反馈结果：承办部门应在规定的时间内将文件办理结果反馈给发文机关或相关部门。反馈结果应包括办理情况、处理意见、存在问题等。六、文件催办与督办（一）催办1.催办对象：对于超过规定办理期限仍未反馈办理结果的文件，应进行催办。催办对象包括承办部门和承办人员。2.催办方式：催办可采用电话催办、书面催办等方式。催办时应明确催办事项、要求和期限，提醒承办人员尽快办理。（二）督办1.督办主体：对于重要文件或涉及多个部门的文件，由办公室或相关领导进行督办。2.督办措施：督办人员应定期了解文件办理进展情况，协调解决办理过程中存在的问题。对于办理不力的部门和人员，应进行通报批评，并追究相关责任。七、文件归档与保管（一）归档范围1.上级机关文件：包括上级党委、政府及部门下发的文件、指示、通知等。2.本机关文件：包括本机关制发的各类文件、会议纪要、工作计划、总结等。3.下级机关文件：包括下级单位上报的请示、报告、统计报表等。4.其他文件：包括与本机关工作相关的各类文件、资料、函件等。（二）归档要求1.齐全完整：归档文件应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件等。2.分类准确：按照文件的来源、时间、内容等进行分类，确保归档文件分类准确，便于查找和利用。3.装订规范：归档文件应进行装订，保持文件的整齐美观。装订时应注意不要损坏文件内容。4.编目清晰：归档文件应编制目录，目录内容应包括文件编号、日期、标题、文号、责任者、页数等。目录应清晰准确，便于查阅。（三）保管期限根据文件的重要程度和保存价值，确定文件的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管：凡是反映本机关主要职能活动和历史面貌的重要文件，应永久保管。2.长期保管：凡是在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件，应长期保管。保管期限一般为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的文件，应短期保管。保管期限一般为1年至15年。（四）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案室，配备档案柜、防火、防潮、防虫等设施，对纸质档案进行分类存放保管。2.电子档案保管：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、备份和管理。电子档案应与纸质档案同时归档，确保档案信息的一致性和完整性。八、文件查阅与借阅（一）查阅1.查阅范围：本机关工作人员因工作需要，可查阅本机关归档的文件。查阅范围应根据工作需要和文件保密规定确定。2.查阅程序：查阅人员应填写查阅申请表，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等，经部门负责人或相关领导批准后，到档案室查阅。查阅时，应在档案室工作人员的陪同下进行，不得擅自将文件带出档案室。查阅结束后，应及时归还文件，并在查阅登记薄上签字。（二）借阅1.借阅范围：因特殊情况需要借阅本机关归档文件的，应严格控制借阅范围。借阅对象一般为本机关工作人员，确因工作需要外单位人员借阅的，应经本机关领导批准。2.借阅程序：借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、文号、借阅期限等，经部门负责人或相关领导批准后，到档案室办理借阅手续。借阅时，应向档案室工作人员交付借阅押金或提供有效担保。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅结束后，借阅人员应及时归还文件，并在借阅登记薄上签字。档案室工作人员应检查归还文件的完整性，如发现文件损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。九、文件保密与销毁（一）保密1.保密制度：建立健全文件保密制度，明确保密责任，加强对文件保密工作的管理。2.保密措施：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，应严格按照保密规定进行管理。文件的制作、传递、使用、保管、销毁等环节，应采取必要的保密措施，防止文件泄露。（二）销毁1.销毁范围：对已超过保管期限、失去保存价值或因其他原因需要销毁的文件，应及时进行销毁。2.销毁程序：销毁文件应填写销毁申请表，注明销毁文件的名称、文号、数量等，经