新疆资料管理办法

新疆资料管理办法一、总则（一）目的为加强新疆地区各类资料的规范化管理，确保资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率和质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于新疆地区内各类企事业单位、政府部门、社会团体等组织（以下统称“组织”）在业务活动中产生、收集、整理、存储、使用和销毁的各类资料管理。（三）基本原则1.合法性原则：资料管理应严格遵守国家法律法规以及新疆地区的相关政策规定，确保资料管理活动合法合规。2.真实性原则：资料内容必须真实可靠，如实反映组织的业务活动和实际情况，不得伪造、篡改资料。3.完整性原则：全面收集、整理各类资料，确保资料涵盖组织业务活动的各个方面，避免资料缺失。4.准确性原则：资料的记录、整理和表述应准确无误，数据准确、逻辑清晰，便于理解和使用。5.安全性原则：采取有效措施保障资料的安全，防止资料泄露、丢失、损坏等情况发生，确保资料的保密性、完整性和可用性。6.可追溯性原则：建立完善的资料管理流程和标识体系，使资料在整个生命周期内都具有可追溯性，便于查询和审计。二、资料分类与编号（一）资料分类1.行政文件类：包括组织发布的各类规章制度、通知、决定、报告等行政公文。2.业务文档类：与组织核心业务相关的合同、协议、项目文档、业务报表等。3.财务资料类：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务相关资料。4.人事档案类：员工个人信息、履历、考核记录、培训档案等人事资料。5.技术资料类：研发成果、技术方案、图纸、操作规程等技术方面的资料。6.客户资料类：客户基本信息、业务往来记录、需求反馈等与客户相关的资料。7.其他资料类：除上述类别外的其他各类资料，如宣传资料、会议纪要、活动记录等。（二）编号规则为便于资料的管理和查询，对各类资料进行统一编号。编号采用[编号方式]，具体如下：1.编号结构：由[编号段1][编号段2][编号段3]……组成。2.编号段含义：编号段1：表示资料类别代码，如“XZ”代表行政文件类，“YW”代表业务文档类等。编号段2：表示年份，取公元纪年的后两位数字，如“23”代表2023年。编号段3：表示该类别资料在当年的顺序号，从001开始依次递增。3.示例：一份2023年产生的行政文件，编号为“XZ23001”；一份2023年的业务合同，编号为“YW23002”。三、资料收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确资料收集责任人，负责本部门业务活动中产生资料的及时收集。2.资料收集应遵循全面、及时、准确的原则，确保涵盖业务活动的各个环节和方面。3.对于外部获取的资料，如政府文件、行业报告、合作方提供的资料等，应指定专人负责收集，并进行合法性和真实性审核。（二）整理规范1.收集后的资料应按照分类标准进行初步整理，去除重复、无效的资料。2.对资料进行编号，并在资料首页或封面显著位置标注编号。3.资料应按照内容的逻辑关系进行排序，如时间顺序、重要程度等，便于查阅和管理。4.对于纸张资料，应进行折叠或裁剪，使其规格统一，并加装封面和封底，装订成册。对于电子资料，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹或存储介质中。四、资料存储与保管（一）存储方式1.纸质资料存储：设立专门的档案室或资料柜，按照资料类别和编号顺序进行存放。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保纸质资料的安全存储。2.电子资料存储：采用服务器存储、磁盘阵列、磁带库等多种存储方式，建立数据备份机制，定期对电子资料进行备份。电子资料应存储在安全的网络环境中，设置访问权限，防止未经授权的访问和数据泄露。（二）保管期限1.行政文件类：重要文件长期保管，一般性文件保管[X]年。2.业务文档类：合同、协议等重要业务文档保管至业务结束后[X]年；项目文档等保管期限根据项目性质和要求确定，一般不少于[X]年。3.财务资料类：按照国家财务法规要求保管，会计凭证保管[X]年，账簿保管[X]年，财务报表永久保管。4.人事档案类：员工人事档案永久保管。5.技术资料类：根据技术更新和业务需求确定保管期限，一般不少于[X]年。6.客户资料类：保管期限根据与客户的业务往来情况确定，一般不少于[X]年。7.其他资料类：根据资料性质和实际需要确定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管责任1.档案室或资料管理部门应指定专人负责资料的保管工作，明确保管职责。2.保管人员应定期对资料进行检查和盘点，确保资料的完整性和安全性。如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.因保管不善导致资料损坏、丢失的，保管人员应承担相应责任。五、资料使用与借阅（一）使用权限1.组织内部人员因工作需要使用资料的，应根据其工作职责和权限，在规定的范围内查阅和使用相关资料。2.涉及重要机密或敏感信息的资料，应严格限制使用权限，经授权人员批准后方可查阅和使用。（二）借阅流程1.借阅人填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报资料管理部门负责人审批。3.资料管理部门根据审批结果，为借阅人办理资料借阅手续，提供相应资料，并登记借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还资料，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人归还资料时，资料管理部门应进行认真核对，检查资料是否完好无损，如有损坏或丢失，借阅人应照价赔偿。六、资料保密与安全（一）保密措施1.对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的资料，应严格按照保密法律法规和组织的保密制度进行管理。2.对资料管理人员进行保密培训，提高其保密意识和技能，签订保密协议，明确保密责任。3.在资料存储、传输和使用过程中，采取加密、访问控制、防火墙等技术手段，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强资料存储场所的安全防范，安装监控设备、防盗报警装置等，确保场所安全。2.定期对资料存储设备进行维护和检查，确保设备正常运行，防止因设备故障导致资料丢失或损坏。3.制定资料安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、网络攻击等突发事件时的应急处置措施，确保资料能够及时恢复和保护。七、资料销毁（一）销毁条件1.资料保管期限届满，且已无留存价值的。2.因业务调整、机构撤销等原因，不再需要的资料。3.资料内容涉及违法违规或违反组织规定，需要销毁的。（二）销毁流程1.资料管理部门定期对达到销毁条件的资料进行清理和造册，填写《资料销毁申请表》，注明资料名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《资料销毁申请表》经资料管理部门负责人审核签字后，报组织分管领导审批。3.审批通过后，组织专人对资料进行销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧、电子数据擦除等，确保资料无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。5.销毁记录应妥善保存[X]年，以备查询和审计。八、监督与检查（一）监督机制1.组织内部设立资料管理监督小组，定期对资料管理工作进行监督检查。2.监督小组由资料管理部门、审计部门、纪检部门等相关人员组成，负责对资料管理的各个环节进行监督，发现问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.资料收集的完整性和及时性。2.资料整理的规范性和准确性。3.资料存储的安全性和保管期限的执行情况。4.资料使用和借阅的合规性。5.资料保密与安全措施的落实情况。6.资料销毁的流程和记录。（三）