无价单证管理办法

无价单证管理办法一、总则（一）目的为加强公司无价单证的管理，规范无价单证的印制、领取、使用、保管、核销等流程，确保无价单证的安全与完整，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及无价单证管理的各部门及相关人员。（三）定义无价单证是指公司在业务活动中使用的，不具备货币价值，但具有重要证明作用的各类书面凭证，如合同、协议、票据、证书、文件等。（四）管理原则1.合法性原则：无价单证的管理必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.安全性原则：确保无价单证在各个环节的安全，防止丢失、损坏、被盗用等情况发生。3.规范性原则：严格规范无价单证的印制、领取、使用、保管、核销等流程，做到有章可循、操作规范。4.责任性原则：明确各部门及相关人员在无价单证管理中的职责，做到责任到人。二、管理职责（一）公司管理层1.负责批准无价单证管理办法及相关制度。2.监督无价单证管理工作的执行情况，协调解决管理过程中出现的重大问题。（二）财务部门1.负责无价单证的财务管理，包括印制费用的核算、核销等工作。2.定期对无价单证的库存情况进行核对，确保账实相符。3.协助其他部门进行无价单证的管理工作，提供财务方面的支持与指导。（三）业务部门1.根据业务需要，提出无价单证的印制、领取申请。2.负责本部门无价单证的使用、保管及核销工作，确保无价单证的正确使用和安全保管。3.配合财务部门及其他相关部门进行无价单证的盘点、检查等工作。（四）行政部门1.负责无价单证的印制工作，选择具有资质的印刷厂家，确保印制质量符合要求。2.建立无价单证印制台账，记录印制的种类、数量、日期等信息。3.负责无价单证的统一保管，设立专门的档案室或保管区域，配备必要的安全设施。三、无价单证的印制（一）印制申请业务部门根据业务需求，填写《无价单证印制申请表》，详细注明单证的名称、种类、规格、数量、用途等信息，并提交至行政部门。（二）审核与批准1.行政部门收到印制申请表后，对申请内容进行初步审核，核实申请的必要性和合理性。2.审核通过后，将申请表提交至财务部门进行费用预算审核。3.财务部门审核通过后，报公司管理层批准。（三）印制厂家选择1.行政部门根据公司规定，选择具有良好信誉、资质齐全、印刷质量可靠的印刷厂家进行无价单证的印制。2.与选定的印刷厂家签订印刷合同，明确双方的权利和义务，包括印制质量要求、交货时间、保密条款等。（四）印制过程监督1.行政部门安排专人对无价单证的印制过程进行监督，确保印制质量符合设计要求。2.监督内容包括印刷工艺、纸张质量、油墨使用、排版格式等方面。3.发现问题及时与印刷厂家沟通，要求其进行整改，确保印制质量。（五）印制验收1.无价单证印制完成后，行政部门组织相关人员进行验收。2.验收内容包括单证的数量、规格、质量、印刷内容等是否与合同要求一致。3.验收合格后，填写《无价单证印制验收单》，由验收人员签字确认。（六）入库管理1.验收合格的无价单证由行政部门办理入库手续，登记入库台账，注明单证的名称、种类、规格、数量、入库日期等信息。2.将无价单证存放于专门的档案室或保管区域，按照类别、编号进行分类存放，便于查找和管理。四、无价单证的领取（一）领取申请业务部门根据业务需要，填写《无价单证领取申请表》，注明领取单证的名称、种类、数量、用途等信息，并提交至行政部门。（二）审核与批准1.行政部门收到领取申请表后，对申请内容进行审核，核实领取的必要性和合理性。2.审核通过后，报部门负责人批准。（三）领取登记1.业务部门凭批准后的领取申请表到行政部门领取无价单证。2.行政部门在发放单证时，进行详细的登记，记录领取部门、领取人、领取日期、单证名称、种类、数量等信息，并由领取人签字确认。五、无价单证的使用（一）使用规范1.业务部门在使用无价单证时，必须严格按照规定的用途和流程进行操作，确保单证的使用真实、合法、有效。2.无价单证的填写必须清晰、准确、完整，不得涂改、伪造、变造。3.对于重要的无价单证，如合同、协议等，必须由专人负责填写，并经相关负责人审核签字后生效。（二）使用监督1.业务部门负责人负责对本部门无价单证的使用情况进行监督，确保单证的正确使用。2.财务部门定期对无价单证的使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。（三）使用记录业务部门在使用无价单证过程中，应做好使用记录，包括使用时间、使用地点、使用内容、使用人等信息，以便于追溯和查询。六、无价单证的保管（一）保管要求1.无价单证应存放在安全、干燥、通风的地方，避免受潮、发霉、损坏。2.设立专门的档案室或保管区域，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。3.无价单证应按照类别、编号进行分类存放，便于查找和管理。（二）保管人员职责1.负责无价单证的日常保管工作，确保单证的安全与完整。2.定期对无价单证进行盘点，核对账实是否相符，发现问题及时报告并处理。3.严格遵守保密制度，不得泄露无价单证的相关信息。（三）保管期限无价单证的保管期限应根据国家法律法规及公司相关规定执行，一般情况下，重要的无价单证保管期限为[X]年，普通的无价单证保管期限为[X]年。保管期限届满后，经公司管理层批准，可进行销毁处理。七、无价单证的核销（一）核销申请业务部门在无价单证使用完毕后，填写《无价单证核销申请表》，注明核销单证的名称、种类、数量、使用情况等信息，并提交至行政部门。（二）审核与批准1.行政部门收到核销申请表后，对申请内容进行审核，核实核销的真实性和准确性。2.审核通过后，报财务部门进行账务核销。3.财务部门审核通过后，报公司管理层批准。（三）核销处理1.经批准核销的无价单证，由行政部门进行销毁处理。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息。3.财务部门根据核销情况进行账务处理，确保账实相符。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司定期组织对无价单证管理工作的监督检查，检查内容包括印制、领取、使用、保管、核销等环节的执行情况。2.监督检查可采用现场检查、资料查阅、人员访谈等方式进行。3.对于检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）责任追究1.对于在无价单证管理工作中违反本办法规定的部门及相关人员，