招标备案管理办法

招标备案管理办法一、总则（一）目的为了规范公司/组织的招标备案行为，加强对招标活动的监督管理，保证招标活动依法依规进行，提高招标工作的透明度和公正性，维护公司/组织的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有使用财政性资金、国有资产或其他资金进行的各类招标活动，包括工程建设项目招标、货物采购招标、服务采购招标等。（三）基本原则1.依法依规原则：招标备案活动必须严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保招标过程合法合规。2.公开公正原则：招标信息应全面、及时、准确地公开，招标过程应公正透明，接受各方监督。3.诚实信用原则：参与招标活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得弄虚作假、恶意串通。4.效益优先原则：在保证招标质量的前提下，注重提高招标活动的经济效益和社会效益，降低采购成本。（四）职责分工1.招标管理部门负责制定和完善招标备案管理制度及流程。组织实施招标活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。对招标项目进行备案审查，确保招标文件符合法律法规和公司/组织要求。协调处理招标过程中的争议和问题。2.项目需求部门提出招标项目的需求，明确项目的技术规格、质量标准、服务要求等。协助招标管理部门编制招标文件，提供必要的技术支持和资料。参与开标评标活动，对投标文件进行评审，提出意见和建议。3.法务部门对招标备案文件进行合法性审查，确保招标活动符合法律法规规定。参与处理招标过程中的法律纠纷，提供法律咨询和支持。4.财务部门负责审核招标项目的预算和资金来源，确保资金落实到位。参与评标过程中的商务条款评审，对投标报价进行分析和比较。负责招标项目的费用结算和支付管理。5.监督部门对招标备案活动进行全程监督，检查招标程序是否合规、公正。受理对招标活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。二、招标备案的范围和条件（一）招标备案的范围1.工程建设项目，包括新建、改建、扩建、装修、拆除等工程。2.货物采购项目，包括原材料、设备、办公用品等各类物资。3.服务采购项目，包括勘察、设计、监理、咨询、培训等服务。（二）招标备案的条件1.达到规定的招标限额标准。具体限额标准按照国家和地方有关规定执行。2.项目已履行必要的审批、核准或备案手续。3.招标项目的资金来源已落实。三、招标备案的流程（一）项目申报1.项目需求部门根据项目实际情况，填写《招标项目申请表》，详细说明项目名称、内容、预算、技术规格、服务要求等信息，并提交相关的项目审批文件、资金落实证明等材料。2.《招标项目申请表》经部门负责人审核签字后，报招标管理部门。（二）备案审查1.招标管理部门收到《招标项目申请表》及相关材料后，对项目进行初步审查，核实项目是否符合招标备案的范围和条件。2.招标管理部门组织相关部门（如法务、财务、技术等）对项目进行联合审查，重点审查招标文件的合法性、合规性、完整性和合理性。法务部门审查招标文件是否符合法律法规要求，有无潜在的法律风险。财务部门审查项目预算是否合理，资金来源是否落实，投标报价的评审标准是否明确。技术部门审查招标文件的技术规格、质量标准、服务要求等是否明确、合理，是否符合项目实际需求。3.联合审查通过后，招标管理部门出具《招标备案审查意见》，明确项目是否可以进行招标备案。（三）招标文件编制1.招标管理部门根据备案审查意见，组织编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件编制过程中，应充分征求项目需求部门、法务部门、财务部门等相关部门的意见，确保招标文件内容完整、准确、合理。3.招标文件编制完成后，经招标管理部门负责人审核签字，报分管领导审批。（四）招标公告发布1.经审批后的招标文件，由招标管理部门在规定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括招标项目的基本信息、招标范围、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.招标公告发布后，应及时将公告信息告知项目需求部门及相关部门，以便潜在投标人获取信息。（五）资格预审（如有）1.对于采用资格预审方式的招标项目，招标管理部门应在招标公告中明确资格预审的条件、标准和方法。2.潜在投标人应按照招标公告要求，在规定的时间内提交资格预审申请文件。招标管理部门组织对资格预审申请文件进行审查，确定合格的潜在投标人名单。3.资格预审结果应及时通知所有潜在投标人，并向合格的潜在投标人发售招标文件。（六）投标文件接收与开标1.投标人应在投标截止时间前，将投标文件送达指定地点。招标管理部门负责接收投标文件，并进行登记和编号。2.在规定的开标时间，招标管理部门组织开标会议。开标会议应邀请所有投标人代表、项目需求部门代表、监督部门代表等参加。3.开标会议上，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标报价、投标保证金等主要内容，并记录在案。（七）评标1.开标结束后，招标管理部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会按照招标文件规定的评标办法，对投标文件进行评审。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得私下接触投标人，不得收受投标人的财物或其他好处。3.评标委员会完成评标后，向招标人提交评标报告，推荐中标候选人名单。（八）中标候选人公示1.招标人根据评标报告，确定中标候选人名单，并在规定的媒体上进行公示。公示期不得少于三个工作日。2.公示期间，接受社会公众的监督。如有异议，可向招标人或招标管理部门提出。招标人或招标管理部门应及时进行调查处理，并将处理结果告知异议人。（九）中标通知1.公示期满无异议的，招标人向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。2.中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。中标人应在规定的时间内与招标人签订合同。（十）合同签订与备案1.中标人应按照中标通知书的要求，与招标人签订合同。合同内容应与招标文件和投标文件一致，不得擅自变更。2.合同签订后，招标人应将合同副本送招标管理部门备案。招标管理部门对合同进行审查，确保合同符合法律法规和招标文件要求。四、招标备案文件的管理（一）文件归档1.招标备案过程中形成的各类文件，包括招标项目申请表、招标备案审查意见、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同等，均应按照档案管理的有关规定进行归档保存。2.归档文件应进行分类整理，编制目录，便于查阅和检索。（二）文件查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅招标备案文件的，应填写《文件查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应建立文件查阅登记制度，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅人不得擅自复印、摘抄、传播文件内容。3.涉及商业秘密、国家机密等敏感信息的招标备案文件，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。（三）文件保管期限招标备案文件的保管期限按照国家和公司/组织的有关规定执行。一般情况下，重要的招标备案文件应长期保存，其他文件可根据实际情况确定保管期限。五、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对招标备案活动进行检查，重点检查招标程序是否合规、招标文件是否符合要求、评标过程是否公正等。2.对检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应将整改情况书面报告监督部门。（二）外部监督1.接受国家有关部门、行业监管机构以及社会公众的监督。对于涉及公共利益、社会关注度高的招标项目，应主动接受社会监督，及时公开招标信息和中标结果。2.对社会公众的投诉和举报，应认真调查处理，并及时反馈处理结果。六、法律责任（一）对招标人的责任追究1.招标人违反本办法规定，有下列情形之一的，责令改正，给予警告；情节严重的，依法追究法律责任：应当招标而未招标的。将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的。招标备案文件不符合法律法规和公司/组织要求，影响招标活动正常进行的。与投标人串通投标的。泄露标底或其他应当保密的信息的。其他违反本办法规定的行为。2.招标人因上述违法行为给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。（二）对投标人的责任追究1.投标人违反本办法规定，有下列情形之一的，投标无效，给予警告；情节严重的，依法追究法律责任：提供虚假材料谋取中标或成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他投标人的。与招标人、其他投标人或者招标代理机构恶意串通的。向招标人、招标管理部门或者评标委员会成员行贿或者提供其他不正当利益的。在招标过程中与招标人进行协商谈判、不按照招标文件和中标人的投标文件订立合同，或者与招标人另行订立背离合同实质性内容的协议的。其他违反本办法规定的行为。2.投标人因上述违法行为给招标人或其他投标人造成损失的，依法承担赔偿责任。（三）对评标委员会成员的责任追究1.评标委员会成员违反本办法规定，有下列情形之一的，取消其评标委员会成员资格，不得再参加任何招标项目的评标，并给予警告；情节严重的，依法追究法律责任：应当回避而未回避的。擅离职守的。不按照招