报销凭证管理办法

报销凭证管理办法一、总则（一）目的为了加强公司报销凭证的管理，规范报销行为，确保公司财务支出的真实性、合法性、合理性，提高财务管理效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工在执行公务过程中发生的各类费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得伪造、变造。2.合法性原则：报销凭证应符合国家法律法规及相关财务制度的规定。3.合理性原则：报销费用应与公司业务相关，具有合理的支出依据。4.完整性原则：报销凭证应具备完整的要素，包括发票、收据、审批单等，缺一不可。二、报销凭证的种类及要求（一）发票1.基本要求发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容应填写完整，包括发票抬头（公司全称）、日期、购买方纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。发票字迹应清晰，不得涂改、刮擦、挖补。如有错误，应按照规定由出具单位重开或者更正，更正处应加盖出具单位印章。2.特殊情况处理对于增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证抵扣。取得的发票如为电子发票，应确保其真实性，并可通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验。（二）收据1.行政事业性收费收据：由财政部门监制，用于收取行政事业性收费等非税收入。2.内部收据：用于公司内部之间的往来结算，如员工借款、押金等。内部收据应加盖公司财务专用章，并注明用途、金额、日期等信息。（三）其他凭证1.差旅费报销单：用于报销出差期间的交通、住宿、餐饮等费用。应详细填写出差日期、地点、事由、各项费用明细及金额等，并由出差人员签字确认。2.业务招待费报销审批单：用于报销业务招待费用。应注明招待日期、地点、招待对象、事由、金额等信息，并经相关领导审批。3.办公用品清单：购买办公用品时，应附详细的办公用品清单，注明名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖销售单位印章。三、报销凭证的取得与审核（一）取得要求1.员工在办理业务过程中，应主动向对方索取合法有效的报销凭证。2.对于应取得发票而未取得的，原则上不得报销。如因特殊原因无法取得发票的，应提供其他合法有效的证明材料，并经财务部门审核同意后方可报销。（二）审核要点1.形式审核审核报销凭证的真实性、完整性、合法性，包括发票的真伪、印章是否齐全、内容是否完整等。审核报销凭证的填写是否规范，如字迹是否清晰、项目是否齐全、金额是否准确等。2.内容审核审核报销费用是否与公司业务相关，是否符合公司的费用报销标准。审核报销凭证的审批流程是否完整，是否有相关领导的签字批准。3.合规性审核审核报销凭证是否符合国家法律法规及相关财务制度的规定，如发票的开具是否符合税收法规等。四、报销流程（一）填写报销单1.员工按照规定的格式填写报销单，将报销凭证粘贴在报销单背面，并注明报销事由、金额等信息。2.对于多张报销凭证的，应按照费用类别进行分类粘贴，并在报销单上分别注明各项费用的金额及合计金额。（二）部门负责人审批1.员工所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。2.部门负责人应重点审核报销费用是否与本部门业务相关，是否符合公司的费用报销标准。（三）财务部门审核1.财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，并对报销金额进行核对。2.财务部门审核发现问题的，应及时与报销人员沟通，要求其补充或更正相关凭证。（四）领导审批1.根据公司的审批权限，报销单经财务部门审核后，报相关领导审批。2.领导审批同意的，报销单交财务部门办理报销手续；领导审批不同意的，报销单退回报销人员，并说明原因。（五）报销支付1.财务部门根据领导审批后的报销单，按照公司的财务制度和支付流程进行报销支付。2.报销支付方式包括现金支付、银行转账等。对于超过一定金额的报销，原则上应采用银行转账方式支付。五、报销凭证的粘贴与保管（一）粘贴要求1.报销凭证应按照从左到右、从上到下的顺序进行粘贴，确保整齐、牢固。2.对于发票等较大的凭证，可采用鱼鳞式粘贴法，将凭证依次错开粘贴，露出左上角以便于查阅。3.粘贴凭证时，应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等，以免损坏凭证。（二）保管要求1.财务部门应指定专人负责报销凭证的保管，确保凭证的安全、完整。2.报销凭证应按照年度、月份进行分类整理，装订成册，并建立电子档案。3.报销凭证的保管期限应按照国家法律法规及相关财务制度的规定执行，一般为10年。保管期满后，经公司领导批准，可按照规定进行销毁。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对报销凭证的管理情况进行审计，检查报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销流程的执行情况。（二）财务检查财务部门应定期对报销凭证进行自查，发现问题及时整改，并向上级领导报告。（三）违规处理对于违反本办法规定的报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于拒绝报销、追回已报销款项、对相关责任人进行批评教育或纪律处分等。对于涉嫌违法犯罪的行为，将依法移送司法机关处理