成本招采管理办法

成本招采管理办法一、总则（一）目的为加强公司成本招采管理，规范招采行为，降低采购成本，提高资金使用效益，确保公司各项工程及业务顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各项目涉及的各类物资采购、工程发包、服务招标等招采活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及公司相关规定，确保招采活动合法合规。2.公平公正公开原则：遵循公平竞争、公正评标、公开信息的原则，保障所有潜在供应商和承包商享有平等参与机会。3.成本效益原则：在保证质量和满足需求的前提下，通过科学的采购策略和招标方式，降低采购成本，提高经济效益。4.诚信原则：招采活动各方应诚实守信，履行各自义务，维护良好的市场秩序。二、招采管理职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划，根据公司需求确定采购项目、数量、规格等。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.建立和维护供应商库，对供应商进行评估和管理。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）项目部门职责1.提出物资需求、工程发包及服务招标申请，明确技术规格、质量要求等。2.参与采购谈判、评标等工作，提供专业技术支持和意见。3.配合采购部门做好合同执行过程中的验收等工作。（三）财务部门职责1.参与招采预算编制，审核采购资金安排。2.负责采购资金的支付审核与监督，确保资金安全。3.对招采成本进行核算与分析，提供财务数据支持。（四）法务部门职责1.审查招采文件、合同等法律文件，确保合法合规。2.参与重大采购项目的谈判，提供法律咨询服务。3.处理招采活动中的法律纠纷。（五）审计部门职责1.对招采活动进行审计监督，检查招采程序的合规性。2.审查采购成本的合理性，防范舞弊行为。3.提出审计意见和建议，促进招采管理规范。三、招采计划管理（一）计划编制依据1.公司年度经营计划、项目预算及实际需求。2.库存状况及物资消耗定额。3.市场供应情况及价格走势。（二）计划编制流程1.各项目部门根据项目进度和实际需求，于每年[具体时间]前提交下一年度物资需求计划、工程发包计划及服务招标计划。2.采购部门汇总各部门计划，结合库存情况和市场分析，编制年度采购计划草案。3.年度采购计划草案经财务部门审核资金预算、法务部门审查法律合规性后，报公司管理层审批。4.经批准的年度采购计划分解为季度和月度采购计划，采购部门按照计划组织实施采购活动。（三）计划调整1.因项目变更、市场变化等原因需要调整采购计划的，由项目部门提出申请，说明调整原因、内容及对项目的影响。2.采购部门会同相关部门对调整申请进行审核，提出审核意见。3.审核通过的调整申请报公司管理层审批后，采购部门及时调整采购计划并组织实施。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入标准，包括供应商资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。2.潜在供应商向采购部门提交准入申请，提供营业执照、资质证书、业绩证明等相关资料。3.采购部门对申请资料进行初审，实地考察供应商生产经营情况，必要时进行样品检测或试用。4.经评审合格的供应商纳入公司供应商库，并在公司内部进行公示。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期（每年至少一次）对供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.项目部门配合采购部门对供应商在项目实施过程中的表现进行评价，反馈相关问题。3.根据评估和考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予优先合作、价格优惠等奖励；对不合格供应商进行警告、整改，直至淘汰出供应商库。（三）供应商关系维护1.采购部门与供应商保持密切沟通，及时反馈公司需求和意见，协调解决合作过程中的问题。2.定期组织供应商座谈会，加强双方交流与合作，共同探讨改进措施，提高合作效率和质量。3.对长期合作、表现良好的供应商，在政策允许范围内给予一定的支持和优惠，建立稳定的战略合作伙伴关系。五、招采方式选择（一）公开招标1.适用范围：达到国家规定的公开招标限额标准及公司规定的应公开招标项目范围的，采用公开招标方式。2.招标程序：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、评标标准等内容。在指定媒体及公司官网发布招标公告，邀请潜在投标人报名参加投标。对报名投标人进行资格预审，确定合格投标人名单。组织投标人踏勘现场、召开答疑会，解答投标人疑问。接收投标人投标文件，组织开标、评标、定标。向中标人发出中标通知书，与中标人签订合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占项目采购价值比例过大的。2.招标程序：与公开招标基本相同，但邀请对象为采购部门根据供应商库及项目需求筛选的特定供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，确定谈判供应商名单。向谈判供应商发出谈判文件，明确谈判项目的技术规格、数量、质量要求、交货期等内容。组织谈判供应商进行谈判，谈判过程中可进行多轮报价和协商。根据谈判结果，确定成交供应商，签订合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、供应商名称等内容。组织相关部门进行论证，形成论证意见。经公司管理层审批后，与单一供应商进行协商，签订合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货期等内容。供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商报价进行比较，选择价格合理、信誉良好的供应商成交，签订合同。六、招采文件编制（一）招标文件内容1.招标公告（适用于公开招标）或投标邀请书（适用于邀请招标）。2.投标人须知，包括投标报价要求、投标文件编制要求、投标有效期、开标时间和地点等。3.评标办法，明确评标标准和方法。4.合同条款及格式，包括通用条款和专用条款。5.技术规格、参数及要求。6.投标文件格式，包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等。（二）谈判文件内容1.谈判邀请函。2.谈判供应商须知，包括谈判程序、谈判文件编制要求、谈判有效期等。3.谈判项目技术规格、参数及要求。4.谈判报价表及相关附件。5.合同条款及格式。（三）询价文件内容1.询价通知书。2.采购项目技术规格、参数及要求。3.报价表格式。（四）文件编制要求1.招采文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，确保潜在供应商能够准确理解招采要求。2.技术规格应明确、具体，符合国家相关标准和行业规范，不得含有倾向性或排斥性条款。3.评标标准应科学合理，具有可操作性，能够客观公正地评价投标人的综合实力。4.合同条款应明确双方权利义务，避免模糊不清或歧义条款，保障公司合法权益。七、招采活动实施（一）招标公告发布1.公开招标项目的招标公告应在国家指定的招标公告发布媒介及公司官网同时发布。2.招标公告应包括招标人名称、地址、联系方式，招标项目名称、内容、规模、资金来源，招标项目的实施地点和工期，获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，提交投标文件的截止时间、开标时间及地点，对投标人的资格要求等内容。（二）报名及资格预审1.潜在投标人按照招标公告要求报名，提交报名资料。2.采购部门对报名资料进行审查，确定合格投标人名单。对资格预审合格的投标人发放招标文件。（三）投标文件接收与开标1.投标人应在规定时间内将投标文件送达指定地点。采购部门接收投标文件，检查投标文件的密封情况等。2.在招标文件规定的开标时间和地点，组织开标会议，当众开标，公布投标人名称、投标报价、交货期等主要内容。（四）评标1.评标由依法组建的评标委员会负责。评标委员会成员由采购部门代表、技术专家、经济专家等组成，人数为五人以上单数。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（五）定标1.采购部门根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人。2.中标人确定后，采购部门向中标人发出中标通知书，并在公司内部进行公示。公示期不得少于三个工作日。（六）合同签订1.中标通知书发出后，采购部门与中标人在规定时间内签订合同。合同内容应与招标文件和投标文件一致。2.合同签订前，法务部门对合同进行审查，确保合同合法合规。八、招采合同管理（一）合同签订1.采购部门负责合同文本的起草和审核，会同法务部门对合同条款进行修改完善。2.合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方权利义务、标的、数量、质量、价格、交货期、付款方式、违约责任等内容。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分送财务部门、项目部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪合同执行情况，督促供应商按照合同约定履行义务。2.项目部门配合采购部门做好合同执行过程中的协调工作，及时反馈合同执行过程中出现的问题。3.财务部门按照合同约定审核付款申请，确保资金支付符合规定。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议签订前，采购部门应按照规定程序进行审批。3.合同变更或解除后，采购部门应及时调整采购计划、资金预算等相关事项。（四）合同纠纷处理1.合同履行过程中发生纠纷的，双方应首先通过友好协商解决。2.协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼解决。3.在纠纷处理过程中，采购部门应及时收集相关证据，配合法务部门做好应对工作。九、招采监督与审计（一）内部监督1.公司建立健全招采内部监督机制，采购部门、项目部门、财务部门、法务部门、审计部门等各司其职，对招采活动进行全过程监督。2.采购部门应定期向公司管理层汇报招采工作进展情况，接受监督检查。（二）审计监督1.审计部门定期对招采活动进行审计，检查招采程序是否合规、采