微信凭证管理办法

微信凭证管理办法一、总则（一）目的为了加强公司微信凭证的管理，规范微信业务活动中的凭证使用行为，确保公司财务信息的真实、准确、完整，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门在微信平台上开展的各类业务活动所涉及的凭证管理，包括但不限于微信收款、付款、报销、营销推广等相关凭证。（三）基本原则1.合法性原则微信凭证的管理应符合国家法律法规以及相关行业标准的要求，确保所有凭证的取得、使用和保存均合法合规。2.真实性原则凭证应如实反映微信业务活动的实际情况，不得伪造、变造或虚假记录。3.完整性原则涵盖微信业务活动全过程的各类凭证应完整收集、整理和保存，不得遗漏重要信息。4.及时性原则凭证应在业务发生后及时取得、制作和处理，确保财务信息的时效性。二、微信凭证的种类及要求（一）微信收款凭证1.收款记录微信支付提供的收款明细截图，应包含收款时间、付款方名称、收款金额、交易单号等关键信息。2.发票开具对于符合开票条件的收款业务，应按照国家税收法规及时开具发票。发票内容应与收款业务相符，包括货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。（二）微信付款凭证1.付款记录微信支付的付款明细截图，需显示付款时间、收款方名称、付款金额、交易单号等信息。2.审批文件涉及公司资金支出的微信付款，应附有相应的审批文件，如费用报销单、采购申请单、合同审批表等。审批文件应经过各级授权人员的签字确认，明确付款用途、金额、支付方式等内容。3.发票及相关附件对于采购商品或接受服务的微信付款，应取得收款方开具的合法有效发票，并附带相关的验收单、入库单等证明文件。发票内容应与采购业务一致，确保业务的真实性和合理性。（三）微信报销凭证1.报销申请单员工应按照公司规定填写微信报销申请单，详细说明报销事由、金额、支付方式（注明微信支付）等信息。报销申请单应经部门负责人审核签字，确认业务的真实性和必要性。2.原始凭证微信报销所依据的原始凭证应真实、合法、有效，如发票、收据、行程单、支付凭证等。原始凭证应粘贴整齐，并与报销申请单内容相符。对于微信支付的报销，还需提供微信支付记录作为辅助证明。3.报销审批流程按照公司既定的报销审批流程，依次提交给各级审批人员进行审核。审核通过后，方可进行报销支付。（四）微信营销推广凭证1.推广活动记录包括微信公众号文章发布记录、朋友圈推广截图、微信群互动记录等，应能清晰反映推广活动的内容、时间、受众范围等信息。2.费用支出凭证涉及微信营销推广的费用支出，如广告投放费用、推广工具使用费用等，应取得相应的发票和支付凭证。发票内容应注明推广服务的具体内容和范围，确保费用支出与推广活动相关。三、微信凭证的取得与制作（一）取得要求1.业务经办人员在微信业务活动发生时，应及时向对方索取合法有效的凭证。凭证的内容应符合国家法律法规和公司财务管理的要求。2.对于外部单位提供的凭证，应检查凭证的真实性、完整性和合法性。如有疑问，应及时与对方沟通核实，确保凭证的有效性。（二）制作规范1.微信收款凭证由财务部门根据微信支付系统导出的收款记录进行整理和保存。导出的收款记录应包含完整的交易信息，如有必要，可进行适当的标注和说明。2.微信付款凭证由付款申请人按照要求填写相关信息，并附上审批文件和原始凭证。财务部门在付款后，应及时打印付款记录，并与相关凭证进行核对，确保信息一致。3.微信报销凭证由员工按照公司报销制度填写报销申请单，并粘贴好原始凭证。财务部门在审核报销申请时，应仔细核对凭证的真实性、完整性和合规性，对于不符合要求的凭证，应及时要求员工补充或更正。4.微信营销推广凭证由负责推广活动的部门或人员进行整理和保存。推广活动记录应定期进行备份，确保数据的安全性和可追溯性。费用支出凭证应按照财务报销要求进行制作和提交。四、微信凭证的审核与审批（一）审核流程1.业务部门初审业务经办人员提交微信业务相关凭证后，所在部门负责人应首先对凭证的真实性、合理性进行审核。审核内容包括业务事项是否真实发生、费用支出是否符合公司规定、审批手续是否齐全等。对于不符合要求的凭证，部门负责人应及时退回给业务经办人员，并要求其补充或更正。2.财务部门审核财务部门收到业务部门初审通过的凭证后，应进行详细的财务审核。审核要点包括凭证的合法性、合规性、准确性，以及与公司财务制度和税收法规的一致性。财务人员应核对发票的真伪、金额计算是否正确、报销内容是否符合规定等。对于存在疑问的凭证，财务部门应与业务部门或相关人员进行沟通核实，确保审核结果的准确性。3.其他相关部门审核（如有需要）对于涉及多个部门的微信业务活动，可能还需其他相关部门进行审核。例如，涉及采购业务的凭证，需采购部门审核采购的必要性和合理性；涉及合同执行的凭证，需法务部门审核合同条款的合规性等。各相关部门应按照职责分工，对凭证进行认真审核，并签署审核意见。（二）审批权限1.微信业务活动涉及的费用支出在一定金额以下的，由部门负责人审批；超过一定金额的，需按照公司规定的分级审批制度，依次提交给更高层级的领导进行审批。具体审批金额标准由公司根据实际情况另行制定。2.对于重大微信业务项目或涉及公司重要决策的凭证，可能需要经过公司管理层的集体审批或专项会议审议。五、微信凭证的保存与归档（一）保存方式1.电子保存微信支付记录、收款明细截图、付款记录截图等电子凭证应及时进行备份，并存储在公司指定的电子存储介质中，如服务器、磁盘阵列等。备份应定期进行，以防止数据丢失。同时，应建立电子凭证的索引目录，方便查询和检索。2.纸质保存对于取得的纸质发票、收据、审批文件等凭证，应按照类别和时间顺序进行整理，装订成册，并妥善保管在公司的档案柜中。纸质凭证应存放于干燥、通风、防火、防潮的环境中，确保凭证的完整性和可读性。（二）保存期限1.微信凭证的保存期限应符合国家法律法规和公司档案管理的要求。一般情况下，会计凭证应保存不少于30年，其他相关业务凭证的保存期限可根据实际情况确定，但不得低于规定的最低年限。2.在保存期限届满前，如需销毁微信凭证，应按照公司档案销毁制度的规定，履行相应的审批手续，并进行登记备案。销毁过程应确保凭证信息无法恢复，防止信息泄露。（三）归档管理1.微信凭证应定期进行归档，归档时应按照业务类型、时间顺序等进行分类整理，编制归档清单。归档清单应包括凭证的名称、日期、编号、金额、业务内容等详细信息，以便于查阅和管理。2.档案管理人员应建立微信凭证档案的借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅流程。借阅人需填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经审批后方可借阅。借阅期限届满后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性。六、微信凭证的查询与使用（一）查询权限1.公司内部员工因工作需要查询微信凭证的，应按照公司规定的流程进行申请。申请内容应包括查询目的、查询范围、查询时间等信息。经所在部门负责人和财务部门负责人审批通过后，方可进行查询。2.外部审计、税务机关等相关部门因工作需要查询公司微信凭证的，公司应按照法律法规的要求，在规定的时间和范围内提供必要的协助。查询前，相关部门应出具正式的查询函，并经公司管理层批准。（二）使用规范1.微信凭证仅供公司内部财务核算、审计、税务申报等相关工作使用，未经公司书面授权，任何人不得擅自将凭证提供给外部单位或个人。2.在使用微信凭证时，应确保凭证的真实性和完整性，不得篡改、伪造或擅自销毁凭证。如需引用凭证信息，应注明凭证的来源和出处，确保信息的可追溯性。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对微信凭证的管理情况进行审计监督，检查凭证的取得、制作、审核、审批、保存等环节是否符合本办法的规定，以及财务信息的真实性、准确性和完整性。2.财务部门应加强对微信凭证管理工作的日常监督，及时发现和纠正凭证管理过程中存在的问题。对于发现的违规行为，应按照公司规定进行严肃处理，并督促相关责任人进行整改。（二）外部检查应对1.积极配合国家税务机关、审计机关等外部部门对公司微信凭证的检查工作。对于外部检查提出的问题和整改要求，应及时组织相关部门进行研究分析，制定切实可行的整改措施，并在规定的时间内完成整改