废弃公章管理办法

废弃公章管理办法一、总则（一）目的为加强公司废弃公章的管理，确保公司印章使用的安全性、规范性和严肃性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构以及所属全资、控股子公司废弃公章的管理。（三）定义本办法所称废弃公章，是指公司因机构撤销、名称变更、印章损坏、停用、作废等原因不再使用的各类公章，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章、业务专用章等。二、废弃公章的回收与交接（一）回收要求1.各部门、各分支机构以及所属全资、控股子公司在出现需要废弃公章的情形时，应立即停止使用该公章，并于[X]个工作日内将废弃公章交回公司指定的印章管理部门。2.交回的废弃公章应保持完好，印章表面无损坏、无涂改、无丢失重要部件等情况。（二）交接程序1.交回部门填写《废弃公章交接登记表》，详细注明废弃公章的名称、编号、启用时间、停用时间、废弃原因等信息，并由部门负责人签字确认。2.印章管理部门对交回的废弃公章进行核对，检查《废弃公章交接登记表》填写内容与实际公章情况是否一致。核对无误后，印章管理部门接收人在《废弃公章交接登记表》上签字。3.交接双方应在《废弃公章交接登记表》上注明交接日期，并留存一式两份，交回部门与印章管理部门各执一份。三、废弃公章的鉴定与确认（一）鉴定方式1.印章管理部门收到交回的废弃公章后，应会同公司法务部门对公章的真伪及有效性进行鉴定。2.鉴定可采用印章防伪特征比对、公安部门印章鉴定机构鉴定等方式，确保废弃公章的真实性和有效性。（二）确认程序1.经鉴定确认废弃的公章，由印章管理部门在《废弃公章交接登记表》上加盖“已鉴定废弃”章，并注明鉴定日期。2.对于鉴定为假章或存在其他问题的废弃公章，印章管理部门应立即采取相应措施，如向公安机关报案等，并追究相关责任人的责任。四、废弃公章的保管（一）保管原则1.废弃公章应实行专人保管，确保保管安全，防止丢失、被盗用、滥用等情况发生。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公司印章管理规定。（二）保管地点废弃公章应存放在公司指定的安全保管地点，该地点应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。（三）保管期限废弃公章的保管期限为自鉴定确认废弃之日起[X]年。（四）日常检查1.印章管理部门应定期对废弃公章的保管情况进行检查，检查内容包括保管地点的安全性、公章的存放状态等。2.每次检查应做好记录，记录内容包括检查时间、检查人员、检查情况等。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并报告公司相关领导。五、废弃公章的销毁（一）销毁条件1.废弃公章保管期限届满后，由印章管理部门提出销毁申请。2.经公司分管领导批准后，方可进行销毁。（二）销毁方式1.废弃公章的销毁应采用安全、可靠的方式进行，确保公章无法恢复使用。2.销毁方式可包括粉碎、熔毁、焚烧等，具体方式由公司根据实际情况确定。（三）销毁程序1.印章管理部门填写《废弃公章销毁申请表》，详细注明拟销毁公章的名称、编号、数量、销毁原因、销毁方式等信息，并附《废弃公章交接登记表》复印件，报公司分管领导审批。2.经批准后，印章管理部门会同公司审计部门、法务部门等相关人员共同实施销毁。3.销毁过程应进行全程录像或拍照记录，记录内容应包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等。4.销毁完成后，参与销毁的人员应在《废弃公章销毁申请表》上签字确认，并将销毁记录作为附件存档。六、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对废弃公章的管理情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.废弃公章的回收、交接、鉴定、保管、销毁等环节是否符合本办法规定。2.《废弃公章交接登记表》《废弃公章销毁申请表》等相关记录是否完整、准确。3.保管人员是否严格履行职责，有无违规操作情况。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书要求，认真分析问题原因，制定整改措施，并在规定期限内将整改情况书面报告审计部门。3.对违反本办法规定，造成公司损失的，将依法追究相关责任人的责任。七、附则（一）解释权本办法