店铺采购管理办法

店铺采购管理办法一、总则1.目的本办法旨在规范公司店铺采购行为，加强采购管理，确保采购工作的高效、有序进行，保障店铺运营的物资供应，提高采购资金使用效益，维护公司利益。2.适用范围本办法适用于公司旗下所有店铺的采购活动，包括但不限于商品采购、设备采购、办公用品采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。公开公正公平原则：采购过程应公开透明，遵循公正公平的竞争机制，确保所有供应商享有平等的参与机会。诚实守信原则：采购双方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的合作关系。二、采购组织与职责1.采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责统筹管理店铺采购工作。采购部门应根据店铺需求和业务特点，合理设置岗位，明确各岗位职责。2.采购部门职责制定采购计划：根据店铺销售计划、库存状况等，制定合理的采购计划，确保商品供应的及时性和准确性。供应商管理：建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、选择、考核和管理，确保供应商的供货能力和质量。采购执行：按照采购计划和审批流程，组织实施采购活动，与供应商签订采购合同，跟踪采购进度，确保采购任务按时完成。采购成本控制：通过市场调研、谈判等方式，降低采购成本，提高采购资金使用效益。采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的风险，如质量风险、供应风险、价格风险等，保障采购活动的顺利进行。采购信息管理：收集、整理和分析采购相关信息，为公司决策提供支持。3.其他部门职责需求部门：提出采购需求，明确采购商品的规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和成本核算，监督采购资金的使用情况。法务部门：审核采购合同等法律文件，提供法律咨询和支持，确保采购活动的合法性。三、采购流程1.采购需求提出需求部门根据店铺销售情况、库存状况和业务发展需要，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确采购商品的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。需求部门应填写《采购申请表》，经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。2.采购计划制定采购部门收到《采购申请表》后，进行汇总和分析。结合市场供应情况、库存水平和采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购商品的种类、数量、采购时间、预算金额等内容，并报相关领导审批。3.供应商选择与评估采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商。可以通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式获取供应商信息。对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。组织对筛选后的供应商进行实地考察或样品评估，了解供应商的实际情况。建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估和考核。评估指标包括交货及时性、产品质量合格率、售后服务满意度等。根据供应商评估结果，选择合格的供应商建立合作关系，并与之签订采购合同。4.采购合同签订采购部门与选定的供应商就采购商品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、完整性和可操作性。采购合同签订后，报法务部门审核。法务部门应对合同条款进行审查，确保合同符合法律法规要求，维护公司合法权益。采购合同经法务部门审核通过后，由采购部门负责存档，并按照合同约定执行。5.采购执行与跟踪采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购商品的具体要求和交货时间。供应商收到采购订单后，应按照订单要求组织生产和发货。采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购任务按时完成。在采购过程中，如出现质量问题、交货延迟等情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如补货、换货、退货等，以减少对店铺运营的影响。6.到货验收采购商品到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备。需求部门按照采购合同和相关标准，对到货商品的数量、规格、质量等进行验收。验收合格后，填写《验收单》。如发现到货商品存在质量问题或与采购合同不符，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。协商不成的，按照合同约定追究供应商的责任。7.付款结算采购商品验收合格后，采购部门应根据采购合同和《验收单》，填写《付款申请单》，报财务部门审核。财务部门对《付款申请单》进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果、发票真实性等。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。采购部门应及时与供应商核对付款金额和付款方式，确保付款准确无误。四、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据店铺年度销售计划、库存状况和业务发展需要，结合市场价格走势，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报公司领导审批。在预算执行过程中，如因市场变化、业务调整等原因需要调整采购预算，采购部门应及时提出预算调整申请，经公司领导审批后执行。2.预算执行与控制采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，控制采购成本。如因特殊情况需要超预算采购，应提前报公司领导审批。财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和检查，定期对采购支出进行分析和评估，及时发现和纠正预算执行中的问题。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括质量风险、供应风险、价格风险、合同风险等。通过对采购市场动态、供应商状况、合同条款等因素的分析，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。例如，对于质量风险，加强对供应商的质量管理和到货验收；对于供应风险，建立供应商备份机制，确保供应渠道的稳定性；对于价格风险，加强市场调研和价格谈判，合理锁定采购价格；对于合同风险，加强合同审核和管理，明确双方权利义务。定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。六、采购绩效评估1.评估指标设定建立采购绩效评估体系，设定明确的评估指标。评估指标应包括采购成本、采购质量、交货及时性、供应商满意度等方面。采购成本指标可以通过采购价格与市场平均价格的对比、采购成本节约率等进行衡量；采购质量指标可以通过到货商品合格率、退货率等进行衡量；交货及时性指标可以通过按时交货率进行衡量；供应商满意度指标可以通过供应商反馈调查等方式进行收集。2.评估方法定期对采购绩效进行评估，评估方法可以采用定量分析与定性分析相结合的方式。定量分析主要通过对各项评估指标的数据进行统计和分析，得出客观的评估结果；定性分析主要通过对采购过程中的工作表现、团队协作、创新能力等方面进行评价，得出主观的评估意见。3.评估结果应用根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对绩效优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对绩效不佳的部门和个人进行督促和改进。将采购绩效评估结果与采购人员的绩效考核、薪酬调整、晋升等挂钩，激励采购人员不断提高工作绩效。七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。审计部门应及时发现和纠正采购过程中的违规行为，提出改进建议，保障采购活动的规范运行。2.外部监督接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存