库存礼品管理办法

库存礼品管理办法一、总则（一）目的为加强公司库存礼品的管理，规范礼品的采购、存储、发放、使用等流程，确保礼品的合理使用和有效管理，提高公司资源利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有库存礼品的管理，包括但不限于节日礼品、商务礼品、促销礼品等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保礼品管理活动合法合规。2.合理性原则：根据公司业务需求和实际情况，合理规划礼品采购数量和种类，避免浪费。3.安全性原则：确保礼品的存储安全，防止礼品损坏、丢失等情况发生。4.透明性原则：礼品管理过程应公开透明，接受公司内部监督。二、职责分工（一）采购部门1.根据公司需求和预算，制定礼品采购计划。2.负责礼品供应商的选择、评估和采购合同的签订。3.确保采购的礼品符合质量要求和相关标准。（二）仓储部门1.负责礼品的入库验收、存储保管和出库发放工作。2.建立礼品库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。3.做好礼品存储环境的管理，保证礼品质量不受影响。（三）使用部门1.根据实际业务需要，提出礼品使用申请。2.负责礼品的发放和使用，并做好相关记录。3.反馈礼品使用效果和客户反馈信息。（四）财务部门1.负责礼品采购费用的审核和报销。2.对礼品管理情况进行财务监督和分析。（五）审计部门1.定期对礼品管理情况进行审计，检查是否符合规定和流程。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。三、礼品采购管理（一）采购计划制定1.各使用部门应于每年年底前向采购部门提交下一年度礼品需求预测，包括礼品种类、数量、预计使用时间等。2.采购部门结合公司业务发展规划、市场情况和预算安排，综合考虑各部门需求，制定年度礼品采购计划。采购计划应明确礼品的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。3.如遇特殊情况需要临时采购礼品，使用部门应提前填写《礼品临时采购申请表》，详细说明采购原因、礼品名称、规格、数量等信息，经部门负责人审批后提交采购部门。采购部门根据审批后的申请表进行采购。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立礼品供应商评估和选择机制，对潜在供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面进行综合评估。2.选择至少三家以上的供应商作为礼品采购候选对象，并与其签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括礼品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作策略。对于表现不佳的供应商，应及时与其沟通并采取相应措施，如警告、暂停合作或终止合同等。（三）采购流程1.采购部门根据采购计划或临时采购申请表，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确礼品的详细信息，确保供应商准确理解采购要求。2.供应商按照采购订单要求组织生产或采购礼品，并在规定的交货时间内将礼品送达公司指定地点。3.仓储部门负责对到货礼品进行验收。验收内容包括礼品的数量、规格、质量、外观等是否与采购订单一致。如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。4.验收合格的礼品办理入库手续，仓储部门按照规定的存储方式进行存放，并更新库存台账。验收不合格的礼品，采购部门应及时与供应商联系退换货事宜。四、礼品库存管理（一）入库管理1.仓储部门在礼品到货后，应及时组织验收。验收人员应认真核对礼品的数量、规格、质量等信息，并填写《礼品入库验收单》。2.《礼品入库验收单》应包括礼品名称、规格、数量、供应商名称、到货日期、验收情况等内容。验收人员和仓储部门负责人应在验收单上签字确认。3.验收合格的礼品，仓储人员按照礼品的类别、规格、批次等进行分类存放，并在库存台账上记录礼品的入库日期、存放位置、数量等信息。（二）存储管理1.仓储部门应根据礼品的特性和存储要求，设置专门的存储区域，并采取相应的防护措施，如防潮、防虫、防火、防盗等，确保礼品质量不受影响。2.对不同种类、规格、批次的礼品应进行分区存放，并做好标识。标识应包括礼品名称、规格、数量、入库日期、保质期等信息，以便于识别和管理。3.定期对库存礼品进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点，每年进行一次年终盘点。盘点结束后，应编制《礼品库存盘点报告》，对盘点结果进行分析总结，如发现盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因并进行处理。（三）出库管理1.使用部门如需领用礼品，应填写《礼品领用申请表》，详细说明领用礼品的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审批后提交仓储部门。2.仓储部门根据审批后的《礼品领用申请表》进行礼品发放，并在库存台账上记录礼品的出库日期、领用部门、领用人、数量等信息。3.礼品发放时，仓储人员应核对领用人员身份和领用数量，确保发放准确无误。领用人员应在《礼品领用登记表》上签字确认。五、礼品使用管理（一）使用申请1.使用部门根据实际业务需要，提前填写《礼品使用申请表》，明确礼品的使用目的、对象、时间、数量等信息。2.《礼品使用申请表》应经部门负责人审批，如涉及重要客户或重大业务活动，还需经公司领导审批。（二）使用规范1.使用部门应按照审批后的《礼品使用申请表》要求使用礼品，确保礼品使用的合理性和合规性。2.在礼品使用过程中，应注重礼品的展示效果和传递信息的准确性，充分发挥礼品的宣传和沟通作用。3.对于商务礼品，应根据客户身份和业务关系合理选择礼品档次，避免过度送礼或送礼不当。（三）使用记录与反馈1.使用部门应做好礼品使用记录，包括礼品发放对象、发放时间、礼品名称、规格、数量等信息，并及时反馈礼品使用效果和客户反馈信息。2.礼品使用后，使用部门应收集客户对礼品的评价和意见，如客户满意度调查、反馈函等，并将相关信息整理后提交给采购部门和公司领导，以便于对礼品采购和管理工作进行改进。六、礼品报废与处置管理（一）报废条件1.礼品因质量问题、损坏、过期等原因无法正常使用的，可申请报废。2.礼品因业务调整、政策变化等原因不再需要的，可申请报废。（二）报废申请与审批1.仓储部门发现库存礼品存在报废情况时，应填写《礼品报废申请表》，详细说明报废礼品的名称、规格、数量、报废原因等信息，并提交采购部门审核。2.采购部门对报废申请进行审核，核实报废原因和情况是否属实。如审核通过，采购部门将申请表提交财务部门进行财务核销审批。3.财务部门根据公司财务制度对报废申请进行审批，审批通过后，仓储部门方可对报废礼品进行处置。（三）处置方式1.对于可回收利用的报废礼品，仓储部门应联系专业回收公司进行回收处理，并做好回收记录。回收款项应及时上缴公司财务。2.对于不可回收利用的报废礼品，仓储部门应按照环保要求进行妥善处理，如报废销毁等，并做好处理记录。处理记录应包括处理时间、处理方式、处理人员等信息。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对礼品管理情况进行审计，检查采购计划执行情况、供应商管理、库存管理、使用管理、报废处置等环节是否符合规定和流程。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。相关部门应按照审计意见及时进行整改，确保礼品管理工作规范有序。（二）日常检查1.采购部门、仓储部门、使用部门等应定期对本部门负责的礼品管理工作进行自查，及时发现和解决存在的问题。2.公司领导和相关管理部门可不定期对礼品管理情况进行抽查，检查各部门礼品管理