应收款账管理办法

应收款账管理办法一、总则（一）目的为加强公司应收款账的管理，规范应收款账的核算和催收工作，确保公司资金的正常周转，减少坏账损失，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有销售业务产生的应收款账的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：应收款账的管理必须符合国家相关法律法规和行业标准。2.风险控制原则：加强对应收款账的风险评估和控制，降低坏账风险。3.责任明确原则：明确各部门和人员在应收款账管理中的职责，确保工作落实到位。4.及时清收原则：积极采取有效措施，及时催收应收款账，提高资金回笼率。二、管理职责（一）销售部门1.负责客户信用调查和评估，建立客户信用档案。2.签订销售合同，明确付款方式、付款期限等条款。3.负责应收款账的催收工作，及时与客户沟通，了解款项回收情况。4.对逾期未付款的客户，分析原因，制定催收方案，并及时向财务部门反馈。（二）财务部门1.负责应收款账的核算和账务处理，定期编制应收款账报表。2.协助销售部门进行客户信用评估，提供财务数据支持。3.对应收款账进行监控和分析，及时发现潜在风险，并向管理层报告。4.负责与客户进行对账工作，确保双方账目一致。（三）法务部门1.审核销售合同，确保合同条款合法合规，避免潜在的法律风险。2.协助处理应收款账的法律纠纷，提供法律支持和建议。（四）管理层1.负责应收款账管理政策的制定和决策。2.监督各部门应收款账管理工作的执行情况，协调解决重大问题。三、客户信用管理（一）信用调查1.销售部门在与新客户建立业务关系前，应进行全面的信用调查。调查内容包括客户的基本信息、经营状况、财务状况、信用记录等。2.可以通过以下方式获取客户信用信息：查阅客户的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件。向银行、工商行政管理部门、税务部门等机构咨询客户的信用状况。参考第三方信用评级机构的评估报告。与客户的供应商、合作伙伴等进行沟通，了解客户的商业信誉。（二）信用评估1.销售部门根据收集到的客户信用信息，对客户进行信用评估。评估指标包括客户的偿债能力、盈利能力、经营稳定性等。2.可以采用定性和定量相结合的方法进行信用评估，如设定信用评分标准，对客户的各项指标进行打分，根据总分确定客户的信用等级。信用等级一般分为A、B、C、D四级，其中A级为信用状况良好，B级为信用状况较好，C级为信用状况一般，D级为信用状况较差。3.销售部门应定期对客户的信用状况进行重新评估，根据客户的经营变化和信用表现，调整客户的信用等级。（三）信用档案建立1.销售部门应建立客户信用档案，记录客户的信用调查情况、信用评估结果、信用等级变化等信息。2.信用档案应包括以下内容：客户基本信息，如名称、地址、联系人、联系方式等。信用调查资料，如营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书等。财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。信用评估报告，包括信用评分、信用等级、评估意见等。交易记录，如销售合同、发票、发货单、收款记录等。信用等级调整记录，包括调整原因、调整时间、调整后的信用等级等。3.信用档案应妥善保管，确保信息的完整性和准确性。销售部门应指定专人负责信用档案的管理，定期对档案进行更新和维护。（四）信用额度设定1.根据客户的信用等级，销售部门为客户设定相应的信用额度。信用额度是指公司在一定时期内允许客户赊购的最高金额。2.信用额度的设定应综合考虑客户的信用状况、经营规模、市场需求等因素。对于信用等级较高的客户，可以适当提高信用额度；对于信用等级较低的客户，应严格控制信用额度。3.销售部门应定期对客户的信用额度进行审查和调整，根据客户的经营变化和信用表现，及时调整信用额度。如客户的经营状况恶化、信用记录不良等情况，应降低其信用额度；如客户的经营状况良好、信用记录良好等情况，可以适当提高其信用额度。四、销售合同管理（一）合同签订1.销售部门在签订销售合同前，应确保合同条款符合公司的利益和相关法律法规的要求。合同条款应明确双方的权利和义务，特别是付款方式、付款期限、违约责任等条款。2.销售合同应采用书面形式，由双方签字（盖章）确认。合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门和法务部门备案。3.对于金额较大、风险较高的销售合同，销售部门应组织相关部门进行评审，评审内容包括合同条款的合法性、合理性、可行性等。评审通过后，方可签订合同。（二）合同执行1.销售部门应按照销售合同的约定，及时组织发货，并将发货信息通知财务部门。财务部门根据发货信息确认销售收入，并进行相应的账务处理。2.销售部门应跟踪销售合同的执行情况，及时与客户沟通，了解客户的付款计划和付款进度。如发现客户有逾期付款的迹象，应及时采取措施进行催收。3.在销售合同执行过程中，如因客户原因需要变更合同条款，销售部门应及时与客户协商，并签订补充协议。补充协议应报财务部门和法务部门备案。（三）合同结算1.销售合同的结算方式应根据客户的信用状况和公司的资金管理要求确定。一般情况下，应优先选择现款现货的结算方式；对于信用状况良好的客户，可以适当给予一定的信用期限，但最长不得超过[X]天。2.销售部门应在合同约定的付款期限到期前，及时向客户发送催款通知，提醒客户按时付款。催款通知应明确付款金额、付款期限、逾期后果等内容。3.财务部门应定期对应收款账进行核对，确保账目清晰。如发现账目不符，应及时与销售部门和客户沟通，查明原因并进行调整。五、应收款账核算与监控（一）核算1.财务部门应按照国家财务会计准则和公司的财务制度，对应收款账进行准确的核算。应收款账应按照客户名称进行明细核算，记录每笔销售业务的发生时间、金额、收款情况等信息。2.财务部门应定期编制应收款账报表，反映公司应收款账的余额、账龄结构、客户分布等情况。应收款账报表应至少每月编制一次，并提交给管理层和相关部门。3.财务部门应对应收款账的坏账准备进行计提，按照谨慎性原则，根据应收款账的账龄和客户信用状况等因素，合理估计坏账损失，并计提相应的坏账准备。坏账准备的计提方法和比例应符合国家相关法律法规和公司的财务制度规定。（二）监控1.财务部门应建立应收款账监控机制，定期对应收款账的余额、账龄结构、客户分布等情况进行分析和监控。如发现异常情况，应及时向管理层报告，并采取相应的措施进行处理。2.可以通过以下指标对应收款账进行监控：应收款账周转率：反映公司应收款账的周转速度，计算公式为：应收款账周转率=销售收入/平均应收款账余额。应收款账周转率越高，说明公司应收款账的周转速度越快，资金回笼率越高。平均账龄：反映公司应收款账的平均逾期时间，计算公式为：平均账龄=∑（账龄×该账龄段的应收款账余额）/应收款账余额。平均账龄越长，说明公司应收款账的逾期情况越严重，坏账风险越高。逾期应收款账比例：反映公司逾期未收回的应收款账占应收款账总额的比例，计算公式为：逾期应收款账比例=逾期应收款账余额/应收款账余额。逾期应收款账比例越高，说明公司应收款账的回收难度越大，坏账风险越高。3.销售部门应定期与财务部门核对客户的应收款账余额，确保双方账目一致。如发现账目不符，应及时查明原因并进行调整。六、应收款账催收（一）催收流程1.当应收款账逾期时，销售部门应及时启动催收程序。首先，由销售人员与客户进行沟通，了解客户逾期付款的原因，并协商解决方案。2.如与客户沟通无果，销售部门应制定催收方案，明确催收措施和责任人。催收措施可以包括电话催收、上门催收、发函催收、法律诉讼等。3.对于逾期时间较短的客户，可以先采取电话催收或发函催收的方式；对于逾期时间较长、金额较大的客户，应及时采取上门催收或法律诉讼等方式，以确保应收款账的回收。4.在催收过程中，销售部门应及时向财务部门反馈催收情况，财务部门应对应收款账的催收情况进行跟踪和监控。（二）催收措施1.电话催收：销售人员应定期与客户进行电话沟通，了解客户的付款计划和付款进度，提醒客户按时付款。电话催收应注意语言文明、态度诚恳，避免与客户发生冲突。2.上门催收：对于逾期时间较长、金额较大的客户，销售部门可以安排专人上门催收。上门催收时，应注意携带相关资料，如销售合同、发票、催款通知等，向客户说明逾期付款的后果，并要求客户尽快付款。3.发函催收：销售部门可以通过邮政特快专递等方式向客户发送催款函，明确付款金额、付款期限、逾期后果等内容，要求客户在规定的时间内付款。发函催收应注意保留相关凭证，以备后续查询。4.法律诉讼：对于逾期时间较长、金额较大、经多次催收仍未收回的应收款账，公司可以考虑通过法律诉讼的方式追讨欠款。法律诉讼应委托专业的律师事务所进行，确保诉讼程序合法合规。（三）催收记录1.销售部门应建立应收款账催收记录，记录每次催收的时间、方式、对象、内容、结果等信息。催收记录应妥善保管，以备后续查询和审计。2.对于通过法律诉讼等方式追讨欠款的，销售部门应及时向财务部门和管理层报告诉讼进展情况，包括立案情况、开庭时间、判决结果等。七、坏账管理（一）坏账确认1.财务部门应定期对应收款账进行清理，对于符合以下条件之一的应收款账，确认为坏账：债务人依法宣告破产、关闭、解散、被撤销，或者被依法注销、吊销营业执照，其清算财产不足清偿的。债务人死亡，或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿的。债务人逾期[X]年以上未清偿，且有确凿证据证明已无力清偿债务的。与债务人达成债务重组协议或法院批准破产重整计划后，无法追偿的。因自然灾害、战争等不可抗力导致无法收回的。国务院财政、税务主管部门规定的其他条件。2.坏账的确认应经公司管理层审批。财务部门应在坏账确认后，及时进行账务处理，冲减相应的应收款账余额，并计提的坏账