库外物资管理办法

库外物资管理办法一、总则（一）目的为加强公司库外物资管理，确保物资安全、完整，提高物资使用效率，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有库外物资的管理，包括但不限于原材料、半成品、成品、工具、设备备件等。（三）管理原则1.安全第一原则：确保库外物资的存储、使用安全，防止发生安全事故。2.分类管理原则：根据物资的性质、用途、价值等因素进行分类管理，提高管理效率。3.账实相符原则：建立健全物资台账，定期进行盘点，确保账实相符。4.节约高效原则：合理控制物资库存，减少浪费，提高物资使用效率。二、职责分工（一）物资管理部门1.负责制定和完善库外物资管理制度，并组织实施。2.负责库外物资的采购、验收、存储、发放、盘点等日常管理工作。3.定期对库外物资进行清查盘点，及时发现和处理物资管理中存在的问题。4.协调各部门之间的物资需求和使用，确保物资供应的及时性和合理性。（二）使用部门1.根据生产经营需要，提出物资需求计划，并确保需求计划的准确性和合理性。2.负责本部门库外物资的领用、使用和保管，做好物资的日常维护和保养工作。3.配合物资管理部门进行物资盘点工作，及时反馈物资使用过程中存在的问题。（三）财务部门1.负责审核物资采购计划和费用报销，确保物资采购和使用符合公司财务制度。2.定期对库外物资进行财务核算，监督物资管理部门的工作，确保账实相符。3.参与物资盘点工作，对物资盘盈、盘亏情况进行财务处理。（四）审计部门1.负责对库外物资管理情况进行审计监督，检查物资管理制度的执行情况。2.对物资采购、存储、发放等环节进行审计，发现问题及时提出整改意见。3.参与物资盘点工作，对盘点结果进行审计核实。三、物资采购管理（一）采购计划1.使用部门应根据生产经营需要，提前制定物资需求计划，并提交给物资管理部门。2.物资管理部门对各部门提交的需求计划进行汇总、审核，结合库存情况，编制物资采购计划。3.采购计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并经相关部门负责人审批后实施。（二）供应商选择1.物资管理部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和审核。2.采购物资时，应优先选择合格供应商名录中的供应商，并与其签订采购合同。3.对于新的供应商，物资管理部门应进行实地考察，确保其具备供应能力和质量保证能力。（三）采购实施1.物资管理部门根据采购计划，向供应商发送采购订单，并跟踪采购进度。2.供应商应按照采购订单的要求，按时、按质、按量供应物资。物资到货后，物资管理部门应及时组织验收。（四）验收管理1.物资到货后，物资管理部门应会同使用部门等相关人员，按照采购合同和相关标准进行验收。2.验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等。对于重要物资，应进行抽样检验或全检。3.验收合格的物资，应办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退货或换货手续。四、物资存储管理（一）存储场所1.应根据物资的性质、特点，选择合适的存储场所，确保物资存储安全。2.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，并配备必要的消防器材和安全设施。（二）存储方式1.物资应按照分类、分区的原则进行存储，不同种类、不同规格、不同批次的物资应分开存放。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的存储区域，并按照相关规定进行管理。3.物资存储应遵循先进先出的原则，确保物资的质量不受影响。（三）库存管理1.物资管理部门应建立物资台账，详细记录物资的入库、出库、库存数量等信息。2.定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。3.对于盘盈、盘亏的物资，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。五、物资发放管理（一）发放原则1.物资发放应遵循按需发放、先进先出的原则，确保物资的合理使用。2.严格按照审批流程进行物资发放，未经批准不得擅自发放物资。（二）发放流程1.使用部门根据生产经营需要，填写物资领用申请表，并提交给物资管理部门。2.物资管理部门对领用申请表进行审核，审核通过后办理物资发放手续。3.物资发放时，应按照规定的数量、规格、型号发放物资，并做好发放记录。（三）发放记录物资管理部门应建立物资发放记录台账，详细记录物资的领用日期、领用部门、领用人员、物资名称、规格、型号、数量等信息。发放记录应妥善保存，以备查阅。六、物资盘点管理（一）盘点计划1.物资管理部门应制定年度盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等。2.盘点计划应提前通知各相关部门，以便做好准备工作。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划，对库外物资进行逐一清点，并记录实际数量。2.盘点过程中，应注意物资的质量状况，发现问题及时记录并报告。3.对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并填写盘点差异表。（三）盘点报告1.盘点结束后，物资管理部门应编制盘点报告，详细说明盘点情况、盘盈盘亏原因及处理建议。2.盘点报告经相关部门负责人审核后，提交给公司管理层审批。3.根据公司管理层的审批意见，对盘盈、盘亏的物资进行相应的处理。七、物资报废管理（一）报废条件1.物资已超过使用期限，且无法继续使用的。2.物资因损坏、变质等原因，已无法修复或修复成本过高的。3.因技术进步、工艺改进等原因，原物资已不再适用的。（二）报废申请使用部门发现物资符合报废条件时，应填写物资报废申请表，并提交给物资管理部门。申请表应详细说明物资的名称、规格、型号、数量、报废原因等信息。（三）报废鉴定物资管理部门收到报废申请表后，应组织相关人员对物资进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于价值较高的物资，可邀请专业机构进行鉴定。（四）报废审批经鉴定符合报废条件的物资，物资管理部门应填写物资报废审批表，并提交给公司管理层审批。审批通过后，方可进行报废处理。（五）报废处理1.物资报废处理应按照环保、安全等相关规定进行，确保不对环境造成污染。2.对于有回收价值的报废物资，应进行回收处理；对于无回收价值的报废物资，可进行销毁处理。3.物资报废处理过程中，应做好记录，包括报废物资的名称、规格、型号、数量、报废原因、处理方式等信息。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对库外物资管理情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.物资管理部门应加强对库外物资管理工作的日常监督检查，确保各项管理制度的有效执行。（二）考核评价1.建立库外物资管理考核评价机制，对各部门的物资管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括物资采购成本控制、库存周转率、物资损耗