广西资料管理办法

广西资料管理办法一、总则（一）目的为加强广西地区各类资料的规范化管理，确保资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障公司/组织各项业务的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于广西地区公司/组织内涉及的各类业务资料、技术资料、财务资料、人事资料等所有资料的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：资料管理应严格遵守国家法律法规以及广西地区相关政策要求。2.真实性原则：确保资料内容真实可靠，如实反映业务实际情况。3.完整性原则：涵盖业务活动全过程所产生的各类资料，不得遗漏重要信息。4.准确性原则：资料记录准确无误，数据计算、文字表述等符合规范。5.安全性原则：采取有效措施保障资料的存储、传输和使用安全，防止资料泄露、损坏或丢失。6.可追溯性原则：资料应具备清晰的脉络和关联，便于查询和追溯业务历史。二、资料分类与编号（一）资料分类1.业务类资料市场调研资料：包括市场需求分析、竞争对手研究、行业动态等相关资料。销售业务资料：客户信息、销售合同、订单记录、销售报表等。采购业务资料：供应商信息、采购合同、采购订单、到货验收记录等。生产业务资料：生产计划、工艺流程文件、质量检验报告、设备运行记录等。售后服务资料：客户反馈记录、维修工单、投诉处理记录等。2.技术类资料产品研发资料：产品设计图纸、技术规格书、研发项目文档、测试报告等。技术标准资料：国家标准、行业标准、企业内部技术标准等。技术方案资料：针对具体业务问题或项目的技术解决方案文档。3.财务类资料财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等。会计凭证：记账凭证、原始凭证等。财务预算资料：年度预算、月度预算、预算执行情况分析等。税务资料：纳税申报表、税务审计报告等。4.人事类资料员工档案：个人简历、入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核记录、奖惩记录等。人事报表：人员结构报表、考勤报表、薪酬报表等。招聘与培训资料：招聘计划、招聘流程记录、培训课程安排、培训效果评估等。（二）编号规则1.资料编号采用“分类代码+年份+顺序号”的形式。2.分类代码根据上述资料分类设置，例如：业务类资料用“YW”表示，技术类资料用“JS”表示，财务类资料用“CW”表示，人事类资料用“RS”表示。3.年份采用公元纪年的后两位数字，如“23”表示2023年。4.顺序号为每类资料按时间顺序生成的流水号，从001开始。例如，一份2023年的销售合同，其编号为“YW23001”；一份2023年的产品设计图纸，编号为“JS23001”。三、资料收集与整理（一）收集职责1.各部门负责本部门业务活动中产生资料的收集工作，明确专人负责资料的日常收集、整理和保管。2.涉及跨部门业务的资料，由牵头部门负责协调相关部门共同收集，并明确各部门在资料收集中的职责和分工。（二）收集要求1.资料产生后应及时收集，确保资料的及时性和完整性。对于重要资料，应在规定时间内提交至指定的资料管理部门。2.收集的资料应真实、准确、完整，不得篡改、伪造或遗漏重要信息。3.资料应采用纸质、电子等多种形式进行收集，确保资料的可存储性和可查阅性。对于电子资料，应按照规定的格式和命名规则进行存储。（三）整理规范1.资料收集后，应按照分类和编号规则进行整理，确保资料分类清晰、编号唯一。2.对于纸质资料，应进行分类装订，并编制目录，注明资料名称、编号、日期、来源等信息，便于查阅。3.对于电子资料，应建立文件夹结构，按照资料分类进行存储，并在文件夹和文件命名中体现资料编号和名称等关键信息。同时，应定期对电子资料进行备份，防止数据丢失。四、资料存储与保管（一）存储方式1.纸质资料存储设立专门的纸质资料档案室，配备必要的档案柜、货架等存储设备，确保资料存放有序、便于查找。档案室应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等环境条件，定期对档案进行检查和维护，防止资料损坏。2.电子资料存储采用服务器存储和磁盘阵列等方式对电子资料进行集中存储，确保数据的安全性和可靠性。建立数据备份机制，定期对重要电子资料进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如磁带库、异地服务器等，以防止数据丢失。对电子资料存储系统进行权限管理，设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关资料。（二）保管期限1.业务类资料市场调研资料、销售业务资料、采购业务资料、生产业务资料、售后服务资料等一般保管期限为5年，但涉及重大业务事项或法律纠纷的资料保管期限为10年。2.技术类资料产品研发资料、技术标准资料、技术方案资料等保管期限为10年，对于具有长期参考价值或涉及核心技术的资料保管期限为永久。3.财务类资料财务报表、会计凭证等保管期限按照国家财务法规要求执行，一般为10年；财务预算资料、税务资料等保管期限为5年。4.人事类资料员工档案保管期限为员工离职后5年；人事报表、招聘与培训资料等保管期限为3年。（三）保管责任1.资料管理部门负责资料的日常保管工作，制定资料保管制度，明确保管人员的职责和工作流程。2.保管人员应定期对资料进行盘点和清查，确保资料的数量和质量与记录一致。如发现资料丢失、损坏或其他异常情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。3.对于超过保管期限的资料，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保资料处理过程的合规性和可追溯性。五、资料查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅资料的，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到资料管理部门查阅。2.涉及重要机密资料的查阅，需经公司/组织高层领导审批同意后方可查阅。3.外部单位或个人因工作需要查阅资料的，应提交正式的查阅申请函，注明查阅目的、查阅范围等信息，并经公司/组织相关部门负责人审核，报公司/组织高层领导批准后，由资料管理部门安排专人陪同查阅。（二）借阅流程1.公司/组织内部人员因工作需要借阅资料的，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到资料管理部门办理借阅手续。2.资料管理部门应对借阅申请进行审核，对于符合借阅条件的，应登记借阅信息，并向借阅人发放借阅资料。借阅期限一般不得超过15天，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得擅自复印、摘抄、修改或损坏资料。如因工作需要对资料进行复印或摘抄的，应经资料管理部门同意，并按照规定进行登记。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还资料，资料管理部门应对归还的资料进行检查，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。六、资料保密与安全（一）保密措施1.对于涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务秘密、人事秘密等重要信息的资料，应严格按照公司/组织的保密制度进行管理。2.资料管理部门应与接触重要资料的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在资料存储、传输和使用过程中，应采取加密、访问控制、防火墙等技术手段，防止资料泄露。4.对重要资料的查阅和借阅应进行严格的审批和登记，确保只有授权人员能够接触到相关资料。（二）安全管理1.建立资料安全管理制度，加强对资料存储场所、存储设备、传输网络等的安全管理。2.定期对资料存储系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。3.制定资料备份与恢复计划，确保在发生自然灾害、系统故障等意外情况时，能够及时恢复资料，保障业务的连续性。4.加强对资料管理人员的安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。七、资料销毁（一）销毁条件1.资料保管期限届满，且经鉴定确认无保存价值的。2.因业务调整、机构撤销等原因，不再需要保存的资料。3.资料存在严重质量问题或已被新的资料替代，原资料已无使用价值的。（二）销毁程序1.资料管理部门应定期对超过保管期限的资料进行清理和鉴定，编制《资料销毁清单》，注明资料名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《资料销毁清单》经资料管理部门负责人审核后，报公司/组织高层领导审批。3.审批通过后，由资料管理部门组织专人对资料进行销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧等物理方式，确保资料无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息，并由参与销毁的人员签字确认。5.销毁后的《资料销毁清单》应作为档案保存，保存期限为3年。八、监督与检查（一）监督职责1.公司/组织内部设立资料管理监督小组，负责对资料管理工作进行定期监督检查。2.监督小组由公司/组织内部审计、法务、行政等部门人员组成，负责对资料管理的各个环节进行监督，确保资料管理工作符合本办法及相关法律法规的要求。（二）检查内容1.资料的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、保密、销毁等环节的工作是否规范。2.资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性是否得到保障。3.资料管理部门的人员职责履行情况和工作流程执行情况。（三）问题处理1.监督检查过程中发现的问题，监督小组应及时向资料管理部门反馈，并提出整改意见。2.资料管理