平潭采购管理办法

平潭采购管理办法一、总则（一）目的为加强平潭公司采购管理工作，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于平潭公司及所属各部门、各子公司的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和方式进行。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有供应商享有平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立公司采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算等。3.监督采购活动的执行情况。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门的职责如下：1.制定采购计划和采购预算。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购物资和服务的验收工作。4.建立供应商档案，管理供应商关系。5.收集、整理采购信息，分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量等要求，并参与采购过程中的技术评审等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核等工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性等。三、采购计划与预算（一）采购计划1.需求部门应根据公司业务发展需要、生产经营计划等，提前制定采购需求计划，并提交给采购部门。2.采购部门应结合需求部门的采购需求计划、库存情况等，综合考虑市场供应情况、采购周期等因素，制定年度、季度和月度采购计划。3.采购计划应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。（二）采购预算1.采购部门应根据采购计划，编制采购预算，并提交给财务部门审核。2.财务部门应结合公司财务状况、资金安排等，对采购预算进行审核，并报公司采购决策委员会审批。3.采购预算一经批准，应严格执行。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、准入条件等。2.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索等，并对供应商进行初步筛选。3.对于初步筛选合格的供应商，采购部门应组织相关部门进行实地考察，评估供应商的生产能力、质量控制能力、售后服务能力等。4.根据实地考察结果，采购部门应组织相关部门对供应商进行综合评审，确定合格供应商名单，并报公司采购决策委员会批准。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等。2.采购部门应建立供应商评估与考核指标体系，明确各项指标的权重和评分标准。3.根据评估与考核结果，采购部门应对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商关系管理1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量情况等。2.采购部门应定期组织供应商座谈会，加强与供应商的合作与交流，共同解决合作过程中出现的问题。3.采购部门应建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，维护供应商的合法权益。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购部门通过公开媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的程序和标准进行评标，确定中标供应商的采购方式。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。3.采购部门应按照国家有关法律法规和公司规定，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。4.采购部门应组织开标、评标、定标等工作，确保招标过程的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购部门向预先选择的若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标，按照规定的程序和标准进行评标，确定中标供应商的采购方式。2.邀请招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商数量有限的采购项目。3.采购部门应根据采购项目的特点和需求，选择合适的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。4.采购部门应组织开标、评标、定标等工作，确保招标过程的公平、公正、公开。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购部门与不少于三家供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商的采购方式。2.竞争性谈判适用于采购时间紧迫、采购需求规格难以明确、市场竞争不充分等采购项目。3.采购部门应编制谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。4.采购部门应组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判内容和结果。5.根据谈判结果，采购部门应确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购部门向唯一的供应商进行采购的采购方式。2.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等采购项目。3.采购部门应填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、单一来源采购理由等，并报公司采购决策委员会审批。4.经批准后，采购部门应与唯一供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求其报价，根据报价结果确定成交供应商的采购方式。2.询价适用于采购金额较小、采购需求规格明确、市场竞争充分等采购项目。3.采购部门应编制询价通知书，明确询价项目的技术规格、商务条款、报价要求等内容。4.采购部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，并要求其在规定的时间内报价。5.根据报价结果，采购部门应确定成交供应商，并签订采购合同。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门应根据采购需求计划，填写采购申请表，明确采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容，并提交给采购部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后生效。（二）采购审批1.采购部门应根据采购申请表，对采购项目进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的适用性等。2.对于金额较小的采购项目，采购部门负责人可直接审批；对于金额较大的采购项目，采购部门应提交公司采购决策委员会审批。（三）采购实施1.采购部门应根据批准的采购申请表，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购部门应组织谈判小组与供应商进行谈判，或向供应商发出询价通知书，要求其报价，并根据谈判结果或报价结果确定成交供应商。4.采购部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）采购验收1.采购物资和服务到货后，采购部门应及时通知需求部门、质量检验部门等相关部门进行验收。2.验收部门应按照采购合同和相关标准，对采购物资和服务的数量、质量、规格等进行验收，并填写验收报告。3.对于验收合格的采购物资和服务，验收部门应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的采购物资和服务，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。（五）采购付款1.采购部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，并提交给财务部门审核。2.财务部门应审核付款申请单的真实性、合法性、完整性等，并按照公司财务制度和资金安排进行付款。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应经采购部门负责人审核签字后生效，并报公司法律部门备案。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。2.采购部门应及时跟踪采购合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照采购合同的约定按时、按质、按量交付采购物资和服务，并提供相应的发票等凭证。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整等原因需要变更或解除合同的，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面协议。2.采购合同的变更或解除应报公司采购决策委员会审批，并按照规定的程序进行备案。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门和供应商应首先协商解决。2.如协商不成，采购部门应及时收集相关证据，按照合同约定或相关法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等方式解决合同纠纷。八、采购监督与审计（一）采购监督1.公司审计部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的合规性、采购行为的合法性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应定期向公司审计部门报送采购情况报告，包括采购计划执行情况、采购合同签订情况、采购资金支付情况等。3.公司审计部门应根据监督检查结果，及时发现和纠正采购活动中存在的问题，并提出改进建议。（二）采购审计1.公司审计部门应定期对采购项目进行审计，审计内