外购服务管理办法

外购服务管理办法一、总则（一）目的为规范公司外购服务行为，加强对外购服务的管理，确保外购服务质量，提高公司运营效率，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有外购服务的采购、使用、监督及评估等活动。外购服务包括但不限于信息技术服务、专业技术服务、业务流程外包服务、后勤保障服务等。（三）基本原则1.合法合规原则：外购服务活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择能够提供高质量服务的供应商，以满足公司业务需求，保障服务效果。3.成本效益原则：在保证服务质量的前提下，合理控制外购服务成本，提高公司资源利用效率。4.公平公正原则：对外购服务的采购、供应商选择等环节，应遵循公平公正原则，确保竞争环境公平透明。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定外购服务采购计划，明确采购需求和预算。2.组织实施外购服务的采购活动，包括供应商筛选、招标、谈判、合同签订等。3.建立和维护供应商信息库，定期评估供应商绩效。（二）需求部门1.根据公司业务需求，提出外购服务的具体要求和规格。2.参与外购服务供应商的选择和评估工作，提供专业意见。3.负责外购服务的使用和日常管理，及时反馈服务质量问题。（三）财务部门1.审核外购服务采购预算，确保资金合理安排。2.负责对外购服务费用的核算、支付和监督，确保费用支出合规。3.参与外购服务合同的审核，关注合同中的费用条款和结算方式。（四）质量监督部门1.制定外购服务质量监督计划和标准，定期对外购服务进行质量检查和评估。2.受理公司内部对服务质量问题的投诉和举报，及时进行调查处理。3.根据质量监督结果，提出改进建议和措施，督促相关部门落实。三、采购管理（一）采购计划1.需求部门应根据公司业务发展规划和实际需求，提前制定外购服务需求计划，并提交给采购部门。2.采购部门结合公司预算安排和资源状况，对需求计划进行审核和汇总，编制年度、季度和月度采购计划。3.采购计划应明确服务名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等内容，并经相关领导审批后实施。（二）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。信息来源包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、客户反馈等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面的审核。3.根据采购需求和供应商资格审查结果，筛选出若干符合要求的供应商进入采购程序。对于重要的外购服务项目，应采用招标、邀请招标、竞争性谈判等方式进行采购；对于一般性服务项目，可采用询价、单一来源采购等方式。4.在采购过程中，应要求供应商提供详细的服务方案、报价清单、服务承诺等资料，并组织相关部门和人员进行评审。评审内容包括服务质量、价格、技术能力、售后服务等方面。5.根据评审结果，选择最优供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确服务内容、服务期限、服务标准、价格、付款方式、违约责任等条款，确保双方权益得到保障。（三）合同管理1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、质量监督部门等相关部门，确保各部门了解合同内容和要求。2.需求部门应按照合同约定，及时与供应商沟通协调，确保服务按时、按质、按量提供。3.财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，及时办理款项支付手续。在付款前，应对合同执行情况进行审核，确保服务质量符合要求，费用支出合规。4.质量监督部门应定期检查合同执行情况，监督供应商履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时通知采购部门，并按照合同约定追究其违约责任。5.采购部门应建立合同台账，对合同的签订、执行、变更、终止等情况进行详细记录，便于跟踪和管理。四、服务使用与监督（一）服务交接1.采购合同签订后，采购部门应组织需求部门与供应商进行服务交接。交接内容包括服务资料、设备设施、人员等方面的移交，并办理相关手续。2.需求部门应指定专人负责与供应商的沟通协调，确保服务交接顺利进行。在交接过程中，应明确双方的责任和义务，避免出现服务空白或衔接不畅的情况。（二）服务使用1.需求部门应按照合同约定和公司业务需求，合理使用外购服务。在使用过程中，如发现服务质量问题或与合同约定不符的情况，应及时与供应商沟通解决。2.需求部门应建立服务使用记录，详细记录服务的使用时间、内容、效果等情况，为服务评估提供依据。（三）服务监督1.质量监督部门应制定服务监督计划，定期对外购服务进行质量检查和评估。检查内容包括服务标准执行情况、服务效果、客户满意度等方面。2.质量监督部门可采用现场检查、抽样检测、数据分析、客户反馈等方式进行服务监督。如发现服务质量问题，应及时下达整改通知书，要求供应商限期整改。3.需求部门应配合质量监督部门的工作，及时提供服务使用过程中的相关信息和资料。对于质量监督部门提出的整改要求，应督促供应商认真落实，并跟踪整改情况。五、服务评估与改进（一）服务评估1.采购部门应定期组织相关部门和人员对供应商的服务质量进行评估。评估周期可根据服务项目的特点和重要程度确定，一般为每季度或每半年进行一次。2.服务评估内容包括服务质量、价格、交货期、售后服务、合同履行情况等方面。评估方式可采用问卷调查、现场评估、数据分析、客户反馈等多种形式。3.根据服务评估结果，对供应商进行分类分级管理。对于服务质量优秀、合作良好的供应商，可给予优先合作机会和奖励；对于服务质量不达标、存在违约行为的供应商，应采取警告、暂停合作、终止合同等措施，并将其列入黑名单，禁止其再次参与公司外购服务采购活动。（二）改进措施1.针对服务评估中发现的问题，采购部门应组织相关部门和供应商进行分析讨论，找出问题产生的原因，并制定相应的改进措施。2.改进措施应明确责任部门、责任人、整改期限和预期效果等内容，并形成书面报告。相关部门和供应商应按照改进措施报告认真组织实施，确保问题得到有效解决。3.质量监督部门应跟踪改进措施的落实情况，对整改效果进行验证。如整改效果不理想，应要求相关部门和供应商重新制定改进措施，并继续跟踪督促，直至问题彻底解决。六、风险管理（一）风险识别1.采购部门应会同相关部门对公司外购服务过程中可能存在的风险进行识别。风险识别应涵盖采购环节、服务使用环节、供应商管理环节等各个方面，包括但不限于质量风险、价格风险、交货期风险、法律风险、信息安全风险等。2.在风险识别过程中，应充分收集相关信息，结合公司实际情况和行业特点，采用头脑风暴、德尔菲法、风险矩阵等方法，对可能存在的风险进行全面、深入的分析。（二）风险评估1.根据风险识别结果，对识别出的风险进行评估。风险评估应从风险发生的可能性和影响程度两个维度进行分析，确定风险等级。2.风险发生的可能性可分为高、中、低三个等级；风险影响程度可分为严重、较大、一般、较小四个等级。通过对风险发生可能性和影响程度的综合评估，确定风险等级为高、较高、中、较低、低五个等级。3.对于风险等级较高的风险，应制定专项应对措施，重点关注和监控；对于风险等级较低的风险，可采取一般的风险控制措施进行管理。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对策略。风险应对策略包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于质量风险、交货期风险等，可通过加强供应商管理、签订详细的合同条款、建立质量监督和进度跟踪机制等措施进行风险降低；对于价格风险，可通过市场调研、谈判协商、签订价格调整条款等方式进行应对；对于法律风险，可加强合同审核、法律咨询、合规培训等工作进行防范；对于信息安全风险，应建立信息安全管理制度、加强数据保护、进行安全审计等措施进行管理。3.在风险应对过程中，应明确责任部门和责任人，确保风险应对措施得到有效落实。同时，应定期对风险应对效果进行评估和总结，及时调整风险应对策略，确保风险管理工作的有效性。七、信息管理（一）供应商信息管理1.采购部门应建立完善的供应商信息库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信誉状况、服务报价等资料进行详细记录和管理。2.定期更新供应商信息库，确保信息的准确性和及时性。对于不再符合要求的供应商，应及时从信息库中删除；对于新发现的合格供应商，应及时纳入信息库进行管理。3.供应商信息库应实现共享，采购部门、需求部门、财务部门、质量监督部门等相关部门可根据工作需要查询和使用供应商信息。（二）合同信息管理1.采购部门应建立合同台账，对公司所有外购服务合同的签订、执行、变更、终止等情况进行详细记录。合同台账应包括合同编号、合同名称、供应商名称、合同金额、服务内容、服务期限、付款方式、执行情况等信息。2.定期对合同台账进行核对和清理，确保合同信息的准确性和完整性。对于已执行完毕的合同，应及时进行归档保存；对于合同变更或终止的情况，应在合同台账中进行相应记录，并注明变更或终止的原因和时间。3.合同信息应实现共享，相关部门可根据工作需要查询和使用合同信息，以便及时了解合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）服务信息管理1.需求部门应建立服务使用记录，详细记录外购服务的使用时间、内容、效果、质量问题及处理情况等信息。服务使用记录应作为服务评估和改进的重要依据。2.质量监督部门应建立服务质量监督档案，对每次服务质量检查和评估的结果进行记录，包括