工厂合同管理办法

工厂合同管理办法一、总则（一）目的为加强工厂合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护工厂合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于工厂与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、加工承揽合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.合同管理部门：负责合同的统一归口管理，制定和完善合同管理制度，审核合同文本，监督合同履行情况，处理合同纠纷等。2.业务部门：负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，配合合同管理部门做好合同管理相关工作。3.法务部门：负责对合同的合法性进行审查，提供法律咨询和建议，参与合同纠纷的处理等。4.财务部门：负责审核合同的财务条款，监督合同款项的收付情况，提供财务相关的支持和服务。二、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。（二）合同审核1.业务部门起草的合同文本应提交合同管理部门进行审核。2.合同管理部门审核合同文本的合法性、合规性、完整性、准确性等，提出审核意见。3.涉及重大合同或法律风险较高的合同，合同管理部门应组织法务部门、财务部门等相关部门进行会审，并根据会审意见对合同文本进行修改完善。（三）合同审批1.合同经审核通过后，业务部门应按照工厂的审批流程提交审批。2.审批部门应根据合同的性质、金额、风险程度等因素进行审批，签署审批意见。3.未经审批或审批未通过的合同，不得签订。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。2.签订合同应使用工厂统一印制的合同文本，合同文本应加盖工厂公章或合同专用章。3.签订合同的双方当事人应在合同上签字或盖章，并注明签字日期。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，明确合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求等。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。（二）履行跟踪1.业务部门负责合同的履行跟踪，及时掌握合同履行情况，发现问题及时处理。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时督促业务部门整改。3.涉及重大合同或履行过程中出现重大问题的，合同管理部门应及时向工厂领导汇报。（三）款项收付1.财务部门负责合同款项的收付管理，按照合同约定及时办理款项收付手续。2.业务部门应及时向财务部门提供合同履行情况的相关资料，协助财务部门做好款项收付工作。3.财务部门应定期核对合同款项的收付情况，确保款项收付准确无误。（四）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更或解除合同，业务部门应及时与合同对方当事人协商，并签订书面协议。2.变更或解除合同的协议应按照合同签订的审批流程进行审批。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门，并办理合同变更或解除的备案手续。四、合同风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期组织业务部门、法务部门等相关部门对合同风险进行识别和评估。2.风险识别应包括合同签订、履行、变更、解除等各个环节，重点关注合同的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对合同风险进行评估，确定风险等级。2.风险评估应综合考虑合同的性质、金额、风险程度等因素，采用定性与定量相结合的方法进行评估。（三）风险应对1.根据风险评估的结果，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等方式，具体措施应根据风险等级和实际情况确定。3.对于重大合同风险，应制定专项风险应对方案，并报工厂领导批准后实施。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，规范合同签订、履行等行为，预防合同纠纷的发生。2.建立健全合同纠纷预警机制，及时发现和处理合同履行过程中出现的问题，避免纠纷升级。（二）纠纷处理1.合同发生纠纷时，业务部门应及时与合同对方当事人协商解决。2.协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼。3.在合同纠纷处理过程中，业务部门应及时向合同管理部门、法务部门等相关部门汇报情况，提供相关资料，配合做好纠纷处理工作。4.合同纠纷处理结束后，业务部门应及时将处理结果向合同管理部门、法务部门等相关部门反馈，并做好相关资料的归档工作。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本及相关资料提交合同管理部门归档。2.合同履行过程中产生的补充协议、变更协议、往来函件、会议纪要等相关资料也应及时提交合同管理部门归档。（二）档案整理1.合同管理部门负责对合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、编号等进行分类归档。2.合同档案应包括合同文本、审批文件、履行记录、纠纷处理资料等相关资料，确保档案资料完整、准确。（三）档案保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管，确保档案安全。2.合同档案应存放在专门的档案柜中，按照档案管理的要求进行保管，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经批准后到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案应在合同管理部门指定的地点进行，查