处室用印管理办法

处室用印管理办法一、总则（一）目的为加强公司处室用印管理，规范用印行为，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各处室在对内、对外公务活动中使用公司各类印章的管理。（三）基本原则1.严格审批原则：用印必须经过严格的审批流程，未经批准不得用印。2.规范使用原则：印章使用应符合法律法规、行业标准及公司相关规定，确保用印内容真实、准确、合法。3.安全保密原则：加强印章保管，防止印章被盗用、滥用或遗失，确保印章使用过程中的信息安全。二、印章种类及适用范围（一）公司公章1.适用范围：用于公司对外的重要文件、合同、协议、信函、报表等正式公文的签署；代表公司参与重大活动、会议等场合的签字；以及其他需要以公司名义对外行使权力和承担责任的事项。2.保管部门：公司办公室（二）公司合同专用章1.适用范围：专门用于公司各类经济合同、业务协议的签订。2.保管部门：公司法务部门（三）公司财务专用章1.适用范围：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等与财务相关的业务活动。2.保管部门：公司财务部（四）公司法定代表人章1.适用范围：配合公司法定代表人在相关文件、合同等上签字，或用于办理特定的财务、法律事务。2.保管部门：根据法定代表人授权，由专人保管，一般与公司公章或财务专用章分开存放，以确保安全。（五）处室部门章1.适用范围：用于各处室内部的文件流转、通知发布、工作联系等一般性事务，但不得对外签署具有法律效力的文件。2.保管部门：各处室指定专人负责保管三、印章的刻制、启用与废止（一）印章刻制1.因工作需要刻制公司印章的，由相关处室提出申请，经公司办公室审核，报公司领导批准后，统一由指定的具有资质的印章制作单位刻制。2.刻制印章时，应严格按照国家有关规定和公司要求确定印章的规格、样式、材质等，并预留印模备案。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，由公司办公室负责在公司内部发布启用通知，明确印章的名称、适用范围、启用日期等信息。2.印章启用时，应在印模登记簿上详细登记印章的启用时间、启用范围、保管人等信息，并由相关人员签字确认。（三）印章废止1.因机构调整、业务变更、印章损坏等原因需要废止印章的，由相关处室提出申请，经公司办公室审核，报公司领导批准后，予以废止。2.废止的印章应及时交回公司办公室，由办公室统一封存或销毁，并在印章管理台账中注明废止日期、原因等信息。四、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由公司指定的专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.处室部门章由各处室指定专人负责保管，保管人员应严格遵守本办法规定，确保印章安全使用。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员不得擅自将印章交与他人代管，确因工作需要临时交接的，应办理交接手续，并在交接记录上签字确认。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司办公室，并采取相应的措施。五、用印审批流程（一）用印申请1.各处室需要用印时，应填写《用印申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经处室负责人签字确认。2.涉及公司重要事项、重大决策、经济合同等用印的，还需经相关业务部门负责人、分管领导审核签字。（二）审批权限1.一般性文件、通知等用印，由处室负责人审批。2.涉及公司重要事项、重大决策、经济合同等用印，需经处室负责人、相关业务部门负责人、分管领导、总经理审批。（三）用印审核1.公司办公室负责对用印申请进行形式审核，主要审核用印申请表填写是否完整、审批手续是否齐全等。2.对于涉及法律、财务等专业性较强的用印事项，公司办公室应会同法务部门、财务部门等相关部门进行审核，确保用印内容合法合规。（四）用印登记1.经审核批准的用印申请，由印章保管人员在用印登记簿上进行详细登记，记录用印日期、用印文件名称、份数、用印申请人、审批人等信息。2.用印登记应做到及时、准确、完整，以备查询和追溯。六、用印操作规范（一）用印场所1.原则上应在公司办公室内进行用印操作，如因特殊情况需要在其他场所用印的，应经公司办公室批准，并采取相应的安全措施。2.用印时，应确保用印场所安全、安静，无关人员不得在场。（二）用印方式1.印章应使用红色印油，确保印迹清晰、完整。2.用印时，应将印章端正、平稳地盖在文件规定的位置上，不得歪盖、斜盖或重盖。3.对于多页文件需要加盖骑缝章的，应将印章均匀地骑盖在文件的接缝处，确保每页都能清晰显示印章痕迹。（三）用印份数控制1.用印份数应严格按照用印申请表上注明的份数执行，不得擅自增减。2.如需增加用印份数，应重新填写用印申请表，并按照审批流程进行审批。（四）用印后文件处理1.用印后的文件应及时整理、归档，确保文件的完整性和可追溯性。2.对于涉及重要事项的用印文件，应按照公司档案管理规定进行妥善保管，以备查阅。七、印章使用监督与检查（一）监督职责1.公司办公室负责对各处室印章使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合本办法规定。2.公司审计部门有权对公司印章使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.印章保管情况，包括印章存放是否安全、保管人员是否符合要求等。2.用印审批流程执行情况，包括用印申请是否规范、审批手续是否齐全等。3.用印操作规范执行情况，包括用印场所、用印方式、用印份数控制等是否符合要求。4.用印登记情况，包括用印登记簿填写是否完整、准确等。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，公司办公室应及时下达整改通知书，要求相关处室限期整改。2.对于违反本办法规定，造成公司损失或不良影响的，公司将视情节轻重，对相关责