安保物资管理办法

安保物资管理办法一、总则（一）目的为加强公司安保物资的管理，确保安保工作的顺利开展，保障公司人员和财产的安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有安保物资的采购、储存、发放、使用、维护、报废等全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保安保物资管理活动合法合规。2.实用性原则：根据公司安保工作实际需求，合理配置安保物资，确保其能够有效发挥作用。3.规范化原则：建立健全安保物资管理的各项规章制度和操作流程，实现管理工作的规范化、标准化。4.责任追究原则：明确各部门及人员在安保物资管理中的职责，对因管理不善导致的问题追究相应责任。二、管理职责（一）安保部门1.负责制定安保物资需求计划，提交采购申请。2.参与安保物资的采购选型、验收工作。3.负责安保物资的日常保管、发放和使用监督。4.定期对安保物资进行盘点清查，确保账物相符。5.组织实施安保物资的维护保养和报废处理。（二）采购部门1.根据安保部门提交的采购申请，按照公司采购流程进行安保物资的采购。2.负责与供应商沟通协调，确保采购物资的质量、规格、交货期等符合要求。3.参与安保物资的验收工作，协助处理采购过程中的相关问题。（三）财务部门1.负责安保物资采购资金的预算安排和审核支付。2.对安保物资的采购、使用、报废等进行财务核算和监督。（四）使用部门1.配合安保部门做好本部门安保物资的需求统计和申报工作。2.按照规定使用安保物资，妥善保管，不得擅自转借、挪用或损坏。3.及时反馈安保物资在使用过程中出现的问题。三、采购管理（一）需求计划1.安保部门应根据公司安保工作实际情况、人员变动、设施设备更新等因素，定期（每季度末）编制下一季度安保物资需求计划。需求计划应详细列出物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.对于临时性或突发性的安保物资需求，使用部门应及时向安保部门提出申请，安保部门审核后纳入需求计划。（二）采购申请1.安保部门依据需求计划，填写安保物资采购申请表，经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购申请表应注明采购物资的详细信息、采购原因、预计采购金额等。2.采购部门收到采购申请表后，对其进行初步审核，检查需求的合理性、预算的可行性等。如发现问题，及时与安保部门沟通协调，进行修改完善。（三）采购流程1.采购部门根据审核通过的采购申请表，按照公司采购制度选择合格的供应商。选择供应商时，应综合考虑其信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，至少选择三家以上供应商进行询价或招标。2.采购部门向选定的供应商发送询价单或招标邀请函，要求其在规定时间内报价或投标。收到供应商报价或投标文件后，采购部门进行整理分析，比较各供应商的报价、产品质量、交货期等条件，选择最优供应商。3.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确采购物资的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，及时将合同副本分发给安保部门、财务部门等相关部门。（四）采购验收1.安保物资到货前，采购部门应通知安保部门做好验收准备工作。2.安保部门组织相关人员（包括采购人员、使用部门代表等）按照采购合同和相关标准对到货的安保物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、技术性能等。3.对于验收合格的安保物资，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。如因供应商原因造成的损失，采购部门应按照合同约定追究其责任。四、储存管理（一）仓库设置1.公司应设立专门的安保物资仓库，仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。2.仓库应划分不同的区域，分别存放不同类型的安保物资，如防护器材区、监控设备区、消防器材区等，并设置明显的标识牌。（二）入库管理1.安保物资到货后，仓库管理人员应依据验收报告及时办理入库手续。入库时，应核对物资的名称、规格型号、数量、质量等信息与采购合同和验收报告是否一致。2.仓库管理人员按照规定的存储方式和位置将安保物资存放整齐，并填写物资入库台账，记录物资的入库日期、名称、规格型号、数量、供应商等信息。（三）库存盘点1.仓库管理人员应定期（每月末）对安保物资进行盘点清查，确保账物相符。盘点时，应逐一核对物资的实际数量与入库台账记录是否一致。2.如发现账物不符的情况，仓库管理人员应及时查明原因，并填写盘点差异报告。对于盘盈或盘亏的物资，应按照公司相关规定进行处理。属于正常损耗的，经审批后调整库存账目；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。（四）库存保管1.仓库管理人员应妥善保管安保物资，定期对物资进行检查和维护，确保物资的质量和性能良好。对于易受潮、易腐蚀、易损坏的物资，应采取相应的防护措施。2.仓库应建立严格的出入库登记制度，非仓库管理人员未经授权不得进入仓库。仓库管理人员应严格按照规定的程序办理物资的出入库手续，确保物资的收发准确无误。3.仓库应保持整洁卫生，通道畅通，严禁在仓库内堆放杂物或易燃、易爆物品。五、发放管理（一）发放原则1.安保物资的发放应遵循“按需发放、急用先供”的原则，确保安保工作的正常开展。2.对于一次性消耗的安保物资，如防护用品、弹药等，应根据实际需求发放；对于可重复使用的安保物资，如对讲机、巡逻设备等，应建立借用制度，定期收回并进行检查维护。（二）发放流程1.使用部门因工作需要领取安保物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、领用原因等信息，经部门负责人审核签字后，提交至安保部门。2.安保部门对领用申请表进行审核，核实领用物资的合理性和必要性。审核通过后，安保部门开具物资发放单，通知仓库管理人员发放物资。3.仓库管理人员根据物资发放单，按照规定的程序发放物资，并在物资发放单上签字确认。同时，仓库管理人员应在物资入库台账上记录物资的发放日期、领用部门、领用人员等信息。（三）发放记录1.安保部门应建立安保物资发放台账，详细记录物资的发放日期、领用部门、领用人员、物资名称、规格型号、数量等信息。发放台账应定期进行整理和归档，以备查阅。2.使用部门应指定专人负责本部门安保物资的管理，对领用的物资进行妥善保管和使用，并在使用过程中做好记录。如发现物资丢失、损坏等情况，应及时向安保部门报告。六、使用管理（一）使用培训1.安保部门应对新领取的安保物资的使用方法、操作规范、注意事项等进行培训，确保使用人员熟悉和掌握物资的正确使用方法。2.对于一些技术含量较高或操作复杂的安保设备，如监控系统、报警装置等，安保部门应邀请厂家技术人员或专业培训机构进行培训，使使用人员具备相应的操作技能和维护知识。（二）使用要求1.使用人员应按照规定的操作规程使用安保物资，不得擅自更改或简化操作流程。在使用过程中，如发现物资出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时报告安保部门。2.使用人员应妥善保管安保物资，不得将其转借他人或挪作他用。对于一次性使用的安保物资，使用完毕后应按照规定进行处理，不得随意丢弃。3.使用部门应定期对本部门使用的安保物资进行检查和维护，确保物资的性能良好。如发现物资存在安全隐患或损坏严重无法修复的，应及时向安保部门申请更换。（三）使用监督1.安保部门应定期对各部门安保物资的使用情况进行检查和监督，发现问题及时督促整改。检查内容包括物资的使用是否符合规定、是否妥善保管、是否存在损坏或丢失等情况。2.对于违反安保物资使用管理规定的行为，安保部门应及时制止，并按照公司相关规定进行处理。情节严重的，应追究相关人员的责任。七、维护管理（一）维护计划1.安保部门应根据安保物资的使用频率、性能特点、使用寿命等因素，制定安保物资维护保养计划。维护保养计划应明确维护保养的内容、周期、责任人等信息。2.对于一些重要的安保设备，如监控系统、报警装置、消防设备等，应制定详细的年度维护保养计划，并按照计划定期进行维护保养。（二）维护实施1.仓库管理人员和使用部门应按照维护保养计划的要求，对安保物资进行定期维护保养。维护保养工作可以由本部门人员自行完成，也可以委托专业维修机构进行。2.在维护保养过程中，应做好记录，包括维护保养的时间、内容、更换的零部件等信息。维护保养记录应妥善保存，以备查阅。（三）维护费用1.安保物资的维护保养费用应纳入公司年度预算管理。对于一些重大的维护保养项目或设备更新改造项目，应单独编制预算，并按照公司财务审批流程进行审批。2.维护保养费用的报销应严格按照公司财务制度执行，报销凭证应真实、合法、有效。八、报废管理（一）报废条件1.安保物资符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且无法正常使用或维修的；因技术进步、设备更新等原因，已被淘汰或不再适用的；因自然灾害、意外事故等原因，造成严重损坏无法修复的；其他经鉴定确实无法继续使用的。2.对于一些涉及国家机密或敏感信息的安保物资，如加密设备、涉密文件存储设备等，报废时应按照国家相关规定进行处理，确保信息安全。（二）报废申请1.使用部门或仓库管理人员发现安保物资符合报废条件时，应填写安保物资报废申请表，注明物资名称、规格型号、购置时间、报废原因等信息，经部门负责人审核签字后，提交至安保部门。2.安保部门对报废申请表进行审核，组织相关人员（包括技术人员、财务人员等）对拟报废物资进行鉴定，确认是否符合报废条件。审核通过后，将报废申请表提交至财务部门。（三）报废审批1.财务部门对报废申请表进行审核，核实物资的购置成本、已计提折旧等情况，计算报废损失。审核通过后，将报废申请表提交至公司领导审批。2.公司领导根据审批权限对报废申请进行审批。对于金额较大的报废项目，应提交公司办公会或董事会审议通过。（四）报废处理1.经审批同意报废的安保物资，由安保部门负责组织处理。处理方式可以包括报废物资的变卖、捐赠、回收等。在处理报废物资时，应按照公司相关规定进行操作，确保处理过程合法合规。2.仓库管理人员应在物资入库台账上注明物资的报废日期，并及时更新库存信息。财务部门应根据报废审批结果，对相关资产进行账务处理，核销资产账面价值。九、监督检查与考核（一）监督检查1.公司应建立安保物资管理监督检查制度，定期对安保物资的采购、储存、发放、使用、维护、报废等环节进行检查。检查内容包括管理制度的执行情况、物资的管理状况、人员的操作规范等。2.监督检查可以采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.公司应将安保