大学物资管理办法

大学物资管理办法一、总则（一）目的为加强大学物资管理，规范物资采购、使用、存储等行为，提高物资使用效益，保障学校教学、科研和行政管理工作的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各学院、部门、直属单位等在教学、科研、行政办公等活动中涉及的各类物资管理，包括但不限于教学设备、实验器材、办公用品、图书资料、后勤物资等。（三）基本原则1.统一管理原则：学校设立专门的物资管理部门，对全校物资实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算，确保物资管理的规范化和科学化。2.合理配置原则：根据学校教学、科研和行政管理的实际需求，合理配置物资资源，避免重复购置和浪费，提高物资使用效益。3.节约高效原则：树立节约意识，优化物资采购、使用和管理流程，降低物资采购成本和使用成本，提高工作效率。4.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和学校相关规章制度，规范物资管理行为，确保物资管理工作合法合规。二、管理机构与职责（一）物资管理部门学校设立物资管理部门，作为全校物资管理的职能部门，负责贯彻执行国家有关物资管理的法律法规和学校的相关规定，制定和完善学校物资管理制度，组织实施物资采购、验收、存储、发放、调配、报废等管理工作，指导和监督各部门的物资管理工作。（二）使用部门各学院、部门、直属单位等作为物资的使用部门，负责根据本部门的教学、科研和行政管理工作需要，提出物资需求计划，配合物资管理部门做好物资采购、验收、使用、保管等工作，定期对本部门的物资使用情况进行清查盘点，确保物资的安全完整和合理使用。（三）采购部门学校设立采购部门，负责按照学校物资采购管理规定，组织实施物资采购工作，包括编制采购预算、制定采购计划、发布采购公告、组织评标谈判、签订采购合同等，确保采购过程的公开、公平、公正，采购物资的质量和供应及时性。（四）财务部门财务部门负责按照国家财务制度和学校财务管理规定，对物资采购、存储、使用等过程中的经费进行核算和监督，确保经费使用的合规性和效益性，配合物资管理部门做好物资采购的资金支付和账务处理工作。（五）审计部门审计部门负责对学校物资管理工作进行审计监督，检查物资管理制度的执行情况，审查物资采购、验收、存储、发放、调配、报废等环节的合规性和效益性，对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。三、物资采购管理（一）采购计划1.需求申报：各使用部门应根据本部门的教学、科研和行政管理工作需要，提前编制物资需求计划，详细列出所需物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交给物资管理部门。2.计划审核：物资管理部门对各使用部门提交的物资需求计划进行审核，结合学校物资库存情况、经费预算等因素，对需求计划的合理性和必要性进行评估，提出审核意见。对于不符合要求的需求计划，物资管理部门应及时与使用部门沟通，说明原因并要求其进行调整。3.计划汇总：物资管理部门将审核通过的物资需求计划进行汇总，结合学校物资采购预算和库存情况，编制年度物资采购计划。年度物资采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报学校主管领导审批。（二）采购方式1.公开招标：对于达到学校规定的公开招标限额标准的物资采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照国家有关法律法规和学校采购管理规定，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，选择符合要求的供应商和采购物资。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的物资采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购。邀请招标应按照国家有关法律法规和学校采购管理规定，通过邀请特定的供应商参与投标，选择符合要求的供应商和采购物资。3.竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的物资采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资采购项目，或者不能事先计算出价格总额的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购。竞争性谈判应按照国家有关法律法规和学校采购管理规定，通过成立谈判小组、制定谈判文件、邀请供应商谈判、确定成交供应商等程序，选择符合要求的供应商和采购物资。4.单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购的物资采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购。单一来源采购应按照国家有关法律法规和学校采购管理规定，通过与供应商进行协商，确定成交供应商和采购物资。5.询价采购：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目，可以采用询价采购方式进行采购。询价采购应按照国家有关法律法规和学校采购管理规定，通过向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，选择符合要求的供应商和采购物资。（三）采购实施1.采购委托：物资管理部门根据学校物资采购计划和采购方式，委托采购部门组织实施物资采购工作。采购部门应按照学校采购管理规定，与供应商签订采购合同，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款，确保采购合同的合法性和有效性。2.采购监督：物资管理部门、财务部门、审计部门等应按照各自职责，对物资采购过程进行监督，确保采购过程的公开、公平、公正，采购物资的质量和供应及时性。对于发现的问题，应及时要求采购部门进行整改，情节严重的应追究相关人员的责任。3.采购验收：物资到货后，采购部门应及时通知物资管理部门、使用部门等进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等进行检查，填写验收报告。对于验收合格的物资，应办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或退货，并做好记录。四、物资存储管理（一）仓库建设与布局1.仓库规划：学校应根据物资存储的特点和需求，合理规划仓库建设，包括仓库的选址、面积、结构、功能等。仓库应具备防火、防潮、防虫、防盗、通风、照明等条件，确保物资存储的安全和质量。2.仓库布局：仓库内应根据物资的类别、性质、用途等进行分区分类存放，设置明显的标识牌，便于物资的查找和管理。同时，应合理安排通道、货架、货位等设施，提高仓库空间利用率和物资出入库效率。（二）物资入库1.入库准备：物资管理部门在物资到货前，应做好入库准备工作，包括安排仓库货位、准备验收工具、通知验收人员等。2.入库验收：物资到货后，验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等进行检查，填写验收报告。对于验收合格的物资，应办理入库手续，填写入库单，注明物资的名称、规格、型号、数量、入库时间、存放位置等信息，并将入库单交物资管理部门和财务部门进行账务处理。对于验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或退货，并做好记录。3.入库登记：物资管理部门应建立物资入库台账，对入库物资的名称、规格、型号、数量、入库时间、存放位置、供应商等信息进行详细登记，确保物资入库信息的准确和完整。（三）物资存储1.存储保管：物资管理部门应按照物资的类别、性质、用途等，对入库物资进行分类存放，并采取相应的存储保管措施，确保物资的安全和质量。对于易受潮、易变质、易损坏的物资，应采取防潮、防虫、防腐、防震等措施进行存储保管；对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照国家有关法律法规和学校相关规定，进行专门存储保管，并设置明显的警示标识。2.库存盘点：物资管理部门应定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点工作应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点方法、盘点时间、盘点人员等，确保盘点工作的顺利进行。盘点结束后，应编制盘点报告，对盘点结果进行分析和总结，对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，及时进行处理。3.库存预警：物资管理部门应建立库存预警机制，根据物资的采购周期、使用情况、库存数量等因素，设定库存预警指标。当库存物资数量低于预警指标时，应及时发出预警信息，提醒相关部门及时采购物资，确保物资供应的连续性。（四）物资出库1.出库申请：各使用部门因教学、科研和行政管理工作需要领用物资时，应填写物资出库申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交给物资管理部门。2.出库审批：物资管理部门对各使用部门提交的物资出库申请表进行审核，根据库存情况和物资使用计划，对出库申请的合理性和必要性进行评估，提出审核意见。对于不符合要求的出库申请，物资管理部门应及时与使用部门沟通，说明原因并要求其进行调整。经审核通过的出库申请，应报学校主管领导审批。3.物资发放：物资管理部门根据学校主管领导的审批意见，安排仓库管理人员进行物资发放。仓库管理人员应按照物资出库申请表，核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保发放物资的准确性。发放物资时，应填写出库单，注明物资的名称、规格、型号、数量、出库时间、领取部门等信息，并将出库单交物资管理部门和财务部门进行账务处理。4.出库登记：物资管理部门应建立物资出库台账，对出库物资的名称、规格、型号、数量、出库时间、领取部门、用途等信息进行详细登记，确保物资出库信息的准确和完整。五、物资使用管理（一）使用部门职责1.合理使用：各使用部门应按照学校物资管理规定，合理使用物资，确保物资的安全完整和合理使用。对于领用的物资，应指定专人负责管理，建立物资使用台账，详细记录物资的使用情况。2.定期清查：各使用部门应定期对本部门的物资进行清查盘点，确保账实相符。清查盘点工作应制定详细的清查计划，明确清查范围、清查方法、清查时间、清查人员等，确保清查工作的顺利进行。清查结束后，应编制清查报告，对清查结果进行分析和总结，对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，及时进行处理。3.维修保养：各使用部门应按照物资的使用说明书和操作规程，对领用的物资进行正确使用和维护保养，确保物资的正常运行和使用寿命。对于出现故障或损坏的物资，应及时通知物资管理部门进行维修或报废处理。（二）物资借用与归还1.借用申请：因教学、科研和行政管理工作需要，各部门之间需要借用物资时，应填写物资借用申请表，注明借用物资的名称、规格、型号、数量、借用时间、借用用途等信息，并提交给物资管理部门。2.借用审批：物资管理部门对各部门提交的物资借用申请表进行审核，根据库存情况和物资使用计划，对借用申请的合理性和必要性进行评估，提出审核意见。对于不符合要求的借用申请，物资管理部门应及时与借用部门沟通，说明原因并要求其进行调整。经审核通过的借用申请，应报学校主管领导审批。3.物资借用：物资管理部门根据学校主管领导的审批意见，安排仓库管理人员进行物资借用。仓库管理人员应按照物资借用申请表，核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保借用物资的准确性。借用物资时，应填写借用单，注明物资的名称、规格、型号、数量、借用时间、借用部门、借用用途等信息，并将借用单交物资管理部门和财务部门进行账务处理。4.物资归还：借用物资到期后，借用部门应及时将借用物资归还物资管理部门。仓库管理人员应按照借用单，核对归还物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保归还物资的准确性。归还物资时，应填写归还单，注明物资的名称、规格、型号、数量、归还时间、归还部门等信息，并将归还单交物资管理部门和财务部门进行账务处理。对于借用期间发生损坏或丢失的物资，借用部门应按照学校相关规定进行赔偿。（三）物资报废与处置1.报废申请：对于已损坏、已淘汰、已过期等无法继续使用的物资，各使用部门应填写物资报废申请表，注明报废物资的名称、规格、型号、数量、购置时间、报废原因等信息，并提交给物资管理部门。2.报废鉴定：物资管理部门收到各使用部门提交的物资报废申请表后，应组织相关人员对报废物资进行鉴定，确认报废物资是否符合报废条件。对于符合报废条件的物资，应填写报废鉴定报告，注明报废物资的名称、规格、型号、数量、购置时间、报废原因、鉴定意见等信息。3.报废审批：物资管理部门将报废鉴定报告报学校主管领导审批。经学校主管领导审批同意的报废物资，应按照学校相关规定进行处置。4.报废处置：学校对报废物资的处置方式包括出售、捐赠、报废销毁等。对于可以出售的报废物资，应按照国家有关法律法规和学校相关规定，通过公开拍卖、招标等方式进行处置，处置收入应上缴学校财务部门；对于可以捐赠的报废物资，应按照学校相关规定，办理捐赠手续；对于无法出售或捐赠的报废物资，应按照环保要求进行报废销毁处理。六、监督与检查（一）内部监督1.物资管理部门监督：物资管理部门应定期对各使用部门的物资管理情况进行检查，包括物资采购、存储、使用、报废等环节，确保物资管理工作的规范和有序进行。对于发现的问题，应及时要求相关部门进行整改，并跟踪整改情况。2.财务部门监督：财务部门应定期对物资采购、存储、使用等过程中的经费使用情况进行检查，确保经费使用的合规性和效益性。对于发现的问题，应及时要求相关部门进行整改，并跟踪整改情况。3.审计部门监督：审计部门应定期对学校物资管理工作