媒体联系管理办法

媒体联系管理办法一、总则（一）目的为了加强公司与媒体的有效沟通与合作，规范媒体联系工作流程，提高公司在媒体传播中的形象和影响力，保障公司信息准确、及时、有效地传达给目标受众，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门与各类媒体（包括但不限于报纸、杂志、电视台、广播电台、网站、社交媒体等）的联系与合作事宜。（三）基本原则1.合法性原则：所有媒体联系活动必须遵守国家法律法规，确保信息真实、合法、合规，不得发布违法违规、虚假误导或侵犯他人权益的内容。2.准确性原则：向媒体提供的信息应准确无误，数据详实可靠，避免因信息错误导致不良影响。3.及时性原则：对于媒体的询问和需求，应及时响应，确保信息传递的时效性，不贻误重要传播时机。4.适度性原则：根据公司业务需求和传播目标，合理把握与媒体联系的频率和方式，避免过度或不当联系给媒体造成困扰。5.保密性原则：涉及公司商业机密、敏感信息等，在与媒体沟通时要严格保密，防止信息泄露。二、媒体分类与管理（一）媒体分类1.传统媒体：包括全国性报纸、地方性报纸、行业性报纸、综合性杂志、专业性杂志、电视台、广播电台等。2.网络媒体：涵盖新闻资讯网站、行业网站、社交媒体平台、视频网站等。3.新兴媒体：如自媒体、直播平台、短视频平台等。（二）媒体信息收集与整理1.建立媒体信息数据库，收集各类媒体的基本信息，包括名称、地址、联系方式、受众群体、传播领域、影响力排名等。2.定期更新媒体信息数据库，跟踪媒体发展动态，如机构变动、业务调整、人员更替等，确保信息的准确性和时效性。3.对媒体进行分类标注，根据其影响力、受众覆盖面、传播效果等维度进行评级，分为A、B、C等不同等级，以便有针对性地开展联系与合作。（三）媒体关系维护1.安排专人负责媒体关系维护工作，定期与重点媒体进行沟通交流，了解其需求和关注点，建立良好的合作关系。2.定期举办媒体见面会、座谈会、联谊会等活动，加强与媒体的互动与合作，增进彼此了解和信任。3.对于媒体提出的合理需求和建议，应积极响应并妥善处理，不断优化合作模式，提高媒体满意度。4.关注媒体对公司的报道和评价，及时收集反馈信息，对于正面报道给予适当感谢和回应，对于负面报道要冷静分析原因，采取有效措施进行应对和处理。三、媒体联系流程（一）媒体联系申请1.公司内部各部门因工作需要与媒体进行联系时，应填写《媒体联系申请表》，详细说明联系媒体的原因、目的、内容、时间要求等。2.《媒体联系申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至公司公关部门。3.公关部门对申请内容进行初步审核，判断是否符合公司整体传播策略和媒体联系管理办法要求，对于不符合要求的申请予以退回，并说明理由。（二）媒体联系安排1.公关部门根据审核通过的《媒体联系申请表》，确定具体的媒体联系人员和联系方式，并安排联系事宜。2.联系人员应提前与媒体进行沟通，预约合适的采访时间、采访形式（如电话采访、现场采访、邮件采访等），并向媒体提供详细的采访提纲或资料清单。3.在与媒体沟通时，要明确告知媒体公司的立场和要求，确保媒体准确理解公司意图，避免出现误解或偏差。（三）信息准备与审核1.相关部门按照采访提纲或资料清单要求，准备好准确、详实的信息资料，并提交至公关部门进行审核。2.公关部门对信息资料进行严格审核，重点检查信息的真实性、准确性、完整性、合法性以及是否符合公司传播策略和形象定位。3.对于审核通过的信息资料，公关部门应及时反馈给联系人员；对于存在问题的信息资料，要返回相关部门进行修改完善，直至审核通过。（四）媒体沟通与采访1.联系人员按照预约时间与媒体进行沟通与采访，在采访过程中要保持礼貌、专业，清晰准确地回答媒体提问，避免模棱两可或误导性言论。2.如遇敏感问题或无法当场回答的问题，联系人员应及时向公司内部相关领导或部门请示，经批准后再给予答复，确保信息口径一致。3.采访结束后，联系人员要及时整理采访记录，核对采访内容，并将采访记录提交至公关部门存档。（五）媒体报道跟踪与反馈1.公关部门负责跟踪媒体对公司的报道情况，及时收集报道链接、报道内容摘要等信息。2.对媒体报道进行分析评估，判断报道效果是否达到预期目标，如发现问题及时与媒体沟通协调，采取补救措施。3.将媒体报道情况及时反馈给相关部门和领导，为公司决策提供参考依据。同时，对于正面报道要进行适当宣传推广，扩大公司影响力。四、信息发布管理（一）信息发布原则1.公司对外发布的信息必须经过严格审核，确保内容真实、准确、完整、合法，符合公司整体利益和形象。2.信息发布应遵循及时性、准确性、一致性原则，避免出现信息滞后、错误或口径不一的情况。3.对于涉及公司重大决策、重要事件、敏感信息等，应按照公司规定的信息发布流程和审批权限进行发布。（二）信息发布渠道选择1.根据信息内容和目标受众特点，选择合适的媒体渠道进行信息发布。优先选择与公司业务相关、影响力较大、受众覆盖面广的媒体。2.在选择信息发布渠道时，要综合考虑媒体的传播效果、成本效益、合作关系等因素，确保信息能够有效传达给目标受众。3.对于重要信息，可采取多种媒体渠道同时发布的方式，扩大信息传播范围和影响力。（三）信息发布审核流程1.公司内部各部门拟发布的信息，应填写《信息发布申请表》，详细说明信息内容、发布渠道、发布时间等，并提交至部门负责人审核。2.部门负责人对信息内容进行审核，重点检查信息的准确性、合法性、合规性以及是否符合公司传播策略和形象定位，审核通过后签字确认。3.《信息发布申请表》提交至公关部门，公关部门对信息进行再次审核，并根据信息重要程度确定是否需要提交公司高层领导审批。4.经公司高层领导审批通过的信息，方可按照预定渠道和时间进行发布。（四）信息发布后的监测与评估1.信息发布后，公关部门要密切关注媒体报道和受众反馈情况，及时收集相关信息进行分析评估。2.通过监测信息的传播范围、传播速度、受众关注度、互动情况等指标，评估信息发布效果，总结经验教训，为今后的信息发布工作提供参考。3.根据信息发布效果评估结果，及时调整信息发布策略和方式，优化信息内容和发布渠道，提高信息传播效果和影响力。五、危机公关管理（一）危机预警与监测1.建立危机预警机制，指定专人负责收集、分析与公司相关的各类信息，包括媒体报道、行业动态、社会舆情等，及时发现潜在的危机隐患。2.关注媒体对公司的负面报道和舆论热点，一旦发现可能引发危机的信息，要迅速进行评估和预警，及时向公司高层领导汇报。3.定期对公司内部各部门进行危机意识培训，提高员工对危机事件的敏感度和应对能力。（二）危机应对措施1.当危机事件发生时，公司应立即启动危机公关应急预案，成立危机公关处理小组，明确小组成员职责和分工。2.危机公关处理小组要迅速收集事件相关信息，全面了解事件真相和发展态势，制定应对策略和措施。3.及时与媒体进行沟通，发布准确、客观的信息，回应媒体和公众关切，避免谣言传播和不实信息扩散。在沟通时要保持诚恳、负责的态度，争取媒体和公众的理解与支持。4.根据危机事件的性质和影响程度，采取相应的补救措施和整改方案，积极解决问题，降低危机事件对公司造成的损失和负面影响。（三）危机公关后的总结与改进1.危机事件处理结束后，危机公关处理小组要及时对事件进行总结分析，评估危机应对措施的效果和存在的问题。2.针对危机事件暴露的问题，制定切实可行的改进措施，完善公司内部管理制度和流程，加强风险防控，防止类似危机事件再次发生。3.将危机公关事件的总结报告提交至公司高层领导，并在公司内部进行通报，以提高全体员工的危机意识和应对能力。六、保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业机密的信息，如产品研发资料、市场策略、客户信息、财务数据等。2.公司尚未公开的重大决策、重要事件、业务计划等内部信息。3.公司与媒体沟通交流过程中涉及的不宜公开的信息，如合作细节、未发布的新闻稿件等。（二）保密措施1.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，签订保密协议，明确员工在媒体联系工作中的保密责任和义务。2.在与媒体沟通时，严格控制信息传播范围，对于涉及保密信息的内容要进行加密处理或采取其他保密措施，防止信息泄露。