工会发票管理办法

工会发票管理办法一、总则（一）目的为加强本公司工会财务管理，规范发票管理行为，保障工会经济活动合法合规，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国发票管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司工会实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司工会在开展各项经济活动过程中涉及的发票管理。（三）基本原则1.合法性原则：工会发票管理应严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保发票的取得、使用和保管合法合规。2.真实性原则：发票内容必须真实反映经济业务实际发生情况，不得虚开发票。3.完整性原则：发票的各项要素应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等。4.及时性原则：应及时取得发票，并在规定时间内进行报销和入账处理。二、发票的取得（一）一般要求1.工会开展经济活动时，应向销售方索取合法有效的发票。发票应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整。2.取得的发票应符合国家税务总局规定的样式和格式，发票上的各项信息应与实际交易内容一致。（二）特殊情况处理1.对于确实无法取得发票的小额支出（如在农贸市场购买的零星物品等），应取得对方开具的收款收据，并注明购买物品名称、数量、金额、日期等信息，同时由经办人和证明人签字确认。2.从境外取得的发票，应提供境外单位或者个人的签收单据，税务机关对签收单据有疑义的，可以要求其提供境外公证机构的确认证明。（三）发票审核1.经办人员取得发票后，应及时提交给财务人员进行审核。财务人员应重点审核发票的真实性、合法性、完整性和有效性。2.审核内容包括发票的开具日期是否在规定期限内、发票内容是否与经济业务相符、发票金额是否正确、发票印章是否合规等。3.对于不符合要求的发票，财务人员应及时通知经办人员退回销售方重新开具或补充相关证明材料。三、发票的开具（一）开具要求1.工会因工作需要对外开具发票时，应按照国家税务总局规定的发票开具要求进行操作。2.发票应如实填写购买方信息、服务内容、金额、税率、税额等内容，确保发票内容真实、准确、完整。3.开具发票时应加盖工会发票专用章，印章应清晰、完整。（二）开具流程1.经办人员根据经济业务实际情况填写发票开具申请单，注明购买方信息、服务内容、金额等内容，并提交给财务负责人审核。2.财务负责人审核通过后，安排专人负责开具发票。开具发票人员应按照发票开具要求进行操作，并在发票开具完成后及时将发票交给经办人员。3.经办人员应及时将发票送达购买方，并要求购买方在发票签收单上签字确认。（三）发票作废与红冲1.已开具的发票如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应按照国家税务总局规定的红字发票开具流程进行操作。2.开具红字发票时，应在发票联和抵扣联加盖“作废”戳记，并留存相关证明材料，如购货方的拒收证明、销货方的退款证明等。四、发票的保管（一）保管要求1.工会应指定专人负责发票的保管工作，确保发票的安全存放。2.发票应存放在干燥、通风、安全的地方，防止发票受潮、霉变、丢失等情况发生。3.对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照规定的期限进行保管，保管期限一般为五年。（二）保管期限1.已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。2.在保管期限内，不得擅自销毁发票存根联和发票登记簿。（三）查阅与调阅1.因工作需要查阅或调阅发票存根联和发票登记簿的，应经工会财务负责人批准，并办理相关查阅或调阅手续。2.查阅或调阅人员不得擅自复印、摘抄发票存根联和发票登记簿的内容。查阅或调阅完毕后，应及时归还发票存根联和发票登记簿，并由保管人员进行核对。五、发票的使用（一）使用范围1.工会发票仅限于工会开展各项经济活动时使用，不得用于与工会经济活动无关的其他用途。2.工会应按照发票开具内容如实入账，不得虚列支出、套取现金等。（二）报销规定1.经办人员应在取得发票后及时办理报销手续，报销时应填写报销单，并附上发票及相关证明材料。2.报销单应填写完整，包括报销日期、报销人姓名、报销事由、金额等内容，并由经办人和证明人签字确认。3.财务人员应按照本办法及公司财务制度的规定对报销单据进行审核，审核通过后予以报销。（三）违规处理1.对于违反本办法规定使用发票的行为，工会将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、责令改正、追回违规资金等。2.对于违反国家法律法规及相关财务制度规定使用发票的行为，将依法追究相关人员的法律责任。六、监督与检查（一）内部监督1.工会应建立健全内部监督机制，定期对发票管理情况进行检查和审计。2.财务部门应加强对发票取得、开具、保管、使用等环节的日常监督，确保发票管理工作规范有序。（二）外部检查1.接受税务机关等相关部门的监督检查，如实提供发票管理情况及相关资料。2.对于税务