存货单据管理办法

存货单据管理办法一、总则（一）目的为加强公司存货单据管理，规范存货业务流程，确保存货信息准确、及时、完整，保障公司资产安全，提高运营效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内涉及存货单据管理的所有部门和人员，包括采购部门、仓储部门、生产部门、销售部门等。（三）基本原则1.准确性原则：存货单据应如实反映存货的收发、存储等情况，数据准确无误。2.及时性原则：各环节应及时填制、传递存货单据，确保信息流转顺畅，不影响业务正常进行。3.完整性原则：存货单据应包含各项必要信息，不得遗漏重要内容。4.规范性原则：存货单据的格式、内容、填制方法等应符合公司规定及相关法律法规、行业标准要求。二、存货单据的种类及定义（一）采购订单采购部门向供应商发出的订购存货的书面文件，明确存货的名称、规格、数量、价格、交货日期等条款。（二）采购入库单记录存货采购入库情况的单据，包括供应商名称、存货名称、规格、数量、入库日期等信息，由仓储部门在存货验收入库后填制。（三）生产领料单生产部门为进行生产活动从仓储部门领取存货的单据，注明领料部门、生产批次、存货名称、规格、数量等内容。（四）产品入库单记录产成品入库情况的单据，由生产部门在产品生产完成并检验合格后填制，包括产品名称、规格、数量、入库日期等信息。（五）销售出库单销售部门根据销售合同或订单发货时填制的单据，反映存货销售出库的情况，包含客户名称、存货名称、规格、数量、出库日期等内容。（六）存货盘点表定期对存货进行实地盘点后编制的表格，记录存货的实际数量、账面数量、盘盈盘亏情况等，作为存货清查及账务调整的依据。三、存货单据的填制要求（一）基本信息填写1.单据上的部门、日期、编号、存货名称、规格、数量、单价、金额等信息应填写完整、清晰，不得有空缺或模糊不清的情况。2.部门名称应填写全称，日期应准确到年、月、日，编号应按照公司规定的编号规则编制，确保唯一且便于查询。（二）字迹规范填制单据应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用铅笔、圆珠笔（银行复写票据除外），字迹应工整、清晰，易于辨认。（三）数字填写要求1.数量、单价、金额等数字应填写准确，小数点后保留位数应符合公司财务核算要求。2.大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等字样，不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）填写，不得自造简化字。如果金额数字书写中使用繁体字，如贰、陆、亿、万、圆的，也应受理。（四）签字盖章要求1.单据填制完成后，相关责任人应签字确认，签字应清晰可辨，不得代签。2.涉及部门盖章的单据，应加盖部门公章或业务专用章，印章应清晰、完整，不得模糊不清或加盖无效印章。四、存货单据的流转程序（一）采购业务单据流转1.采购部门根据生产计划、销售订单或库存情况，填制采购订单，经部门负责人审核后，发送给供应商。2.供应商按照采购订单要求发货，货物到达公司后，仓储部门负责验收。验收合格后，仓储部门填制采购入库单，一式多联，分别送交采购部门、财务部门、生产部门等相关部门。3.采购部门收到采购入库单后，与采购订单进行核对，确认无误后，将采购入库单及相关发票等凭证提交给财务部门进行账务处理。（二）生产业务单据流转1.生产部门根据生产计划填制生产领料单，注明所需存货的名称、规格、数量等信息，经部门负责人审核后，到仓储部门领料。2.仓储部门根据生产领料单发放存货，并在生产领料单上签字确认，留存一联作为存货发出记录，其余联次交回生产部门。3.生产部门在产品生产完成并检验合格后，填制产品入库单，将产成品送交仓储部门。仓储部门验收后，在产品入库单上签字盖章，留存一联作为产成品入库记录，其余联次分别交生产部门、财务部门等相关部门。（三）销售业务单据流转1.销售部门根据销售合同或订单填制销售出库单，注明客户名称、存货名称、规格、数量、出库日期等信息，经部门负责人审核后，安排发货。2.仓储部门根据销售出库单发货，并在销售出库单上签字确认，留存一联作为存货发出记录，其余联次交回销售部门。3.销售部门将销售出库单及相关发票等凭证提交给财务部门进行账务处理，同时将销售出库单副本传递给客户。五、存货单据的审核（一）部门内部审核1.采购订单填制完成后，采购部门负责人应审核订单内容是否符合公司采购政策、生产计划或销售订单要求，价格是否合理，交货日期是否满足业务需求等。2.生产领料单填制完成后，生产部门负责人应审核领料数量是否与生产计划相符，用途是否合理等。3.产品入库单填制完成后，生产部门负责人应审核产品质量是否合格，数量是否准确等。4.销售出库单填制完成后，销售部门负责人应审核客户信息是否准确，发货数量是否与销售合同或订单一致等。（二）跨部门审核1.采购入库单传递至财务部门后，财务人员应审核采购入库单与采购订单、发票等凭证的一致性，包括存货名称、规格、数量、价格、金额等是否相符，审核无误后进行账务处理。2.财务部门在审核生产领料单时，应关注领料成本是否符合成本核算要求，是否存在异常领料情况等。3.财务部门审核产品入库单时，应确认产品入库成本的准确性，与生产成本核算数据进行核对。4.财务部门审核销售出库单时，应检查销售价格是否符合公司定价政策，销售收入确认是否准确等。六、存货单据的保管（一）保管责任1.各部门应指定专人负责本部门存货单据的保管工作，确保单据的安全、完整。2.仓储部门应负责采购入库单、产品入库单、销售出库单等与存货实物收发相关单据的保管，按照类别、时间顺序进行整理归档。（二）保管期限1.一般情况下，存货单据的保管期限为[X]年，自业务发生年度的次年1月1日起计算。2.涉及税务、审计等重要事项的存货单据，应按照国家相关法律法规规定的保管期限进行保管，不得擅自销毁。（三）保管方式1.存货单据应分类存放，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质单据应存放在专用的档案柜中，按照顺序编号排列，便于查找。2.电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并做好标识和分类管理。同时，应建立电子档案索引目录，方便快速查询。（四）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅存货单据时，应填写《存货单据查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅存货单据时，应持有单位介绍信，并填写《存货单据查阅申请表》，经公司分管领导批准后，由档案保管部门安排专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自复印、拍照或带走单据原件。3.因工作需要借阅存货单据时，借阅人应填写《存货单据借阅申请表》，经所在部门负责人和档案保管部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应在规定期限内归还单据，如因特殊原因需要延长借阅期限，应重新办理审批手续。七、存货单据的销毁（一）销毁条件1.存货单据保管期限届满，且该业务已不再涉及重要事项，经公司档案管理部门审核，报公司分管领导批准后，可以进行销毁。2.因公司改制、重组、撤销等原因，需要销毁不再使用的存货单据，应按照公司相关规定进行审批和处理。（二）销毁程序1.档案保管部门负责编制《存货单据销毁清单》，详细记录拟销毁单据的名称、编号、所属年度、数量等信息。2.《存货单据销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.批准后的《存货单据销毁清单》交档案保管部门组织实施销毁工作。销毁工作应指定专人负责，采用粉碎、焚烧等方式进行，确保单据信息无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《存货单据销毁清单》上签字确认。销毁工作完成后，《存货单据销毁清单》应作为档案资料保存[X]年。八、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对存货单据管理情况进行审计检查，重点检查单据的填制、审核、流转、保管等环节是否符合本办法规定，是否存在违规操作或内部控制漏洞等问题。（二）定期检查1.各部门应定期对本部门存货单据管理情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况书面报告公司管理层。2.公司财务部门应定期与仓储部门核对存货账目，确保账实相符，并对存货单据的财务处理情况进行检查，保证财务数据的准确性。（三）违规处理1.对于违反本办法规定填制、审核、流转、保