小额招标管理办法

小额招标管理办法一、总则（一）目的为规范公司/组织小额招标活动，加强对小额招标项目的管理和监督，提高资金使用效益，保证项目质量，依据相关法律法规及行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内预算金额在[具体金额上限]以下的各类货物、工程和服务采购项目的招标活动。（三）基本原则1.合法性原则：小额招标活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保招标过程合法合规。2.公平、公正、公开原则：遵循公平竞争的市场规则，保障所有潜在投标人平等参与竞争的权利，确保招标过程和结果的公正性、透明度。3.效益原则：在保证项目质量的前提下，通过合理的招标程序，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：参与小额招标活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得有欺诈、串通等违法行为。二、招标组织与职责（一）招标管理部门公司/组织设立专门的招标管理部门，负责小额招标活动的统筹协调和指导监督工作。其主要职责包括：1.制定和完善小额招标管理制度及流程。2.审核小额招标项目的招标方案，包括招标方式、文件编制、评标办法等。3.监督小额招标活动的实施过程，处理招标过程中的投诉和争议。4.建立和管理小额招标项目档案，对招标活动进行总结和评估。（二）采购需求部门采购需求部门负责提出小额招标项目的采购需求，参与招标文件的编制，协助招标管理部门组织开标、评标等活动，并负责与中标供应商签订合同及项目实施过程的跟踪管理。其主要职责包括：1.根据实际业务需要，准确、完整地提出采购项目的技术规格、数量、质量要求等需求。2.配合招标管理部门编制招标文件，提供必要的技术支持和商务条款建议。3.组织本部门人员参与开标、评标活动，对投标文件进行评审并提出意见。4.负责与中标供应商签订合同，监督合同执行情况，及时协调解决项目实施过程中出现的问题。（三）评标委员会评标委员会由公司/组织内部相关专业人员组成，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标委员会应遵循公平、公正、科学、择优的原则，独立开展评审工作。其主要职责包括：1.熟悉招标文件的各项要求和评标标准。2.对投标文件进行详细评审，审查投标文件的完整性、响应性、技术方案合理性、商务条款合规性等。3.按照评标办法进行评标打分，推荐中标候选人，并撰写评标报告。三、招标方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购项目具有广泛潜在供应商、采购金额达到一定标准且需要充分竞争的情况。2.招标程序：招标管理部门发布招标公告，公告应在公司/组织指定的网站、媒体等平台上发布，公告内容应包括招标项目名称、采购内容、技术规格、数量、预算金额、投标人资格要求、报名时间、地点、开标时间、地点等信息。潜在投标人报名并获取招标文件，招标管理部门对报名投标人进行资格审查，确定符合资格要求的投标人名单。投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。招标管理部门组织开标会议，当众开标，公布投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等信息。评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。招标管理部门公示中标候选人名单，公示期不少于[具体天数]个工作日。公示无异议后，向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占项目采购总金额的比例过大的项目。2.招标程序：招标管理部门根据项目特点和需求，确定邀请的供应商名单，并向其发出投标邀请书。邀请书应包含招标项目的基本情况、投标人资格要求、投标文件编制要求、开标时间、地点等信息。被邀请的供应商在规定时间内报名并获取招标文件，按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。招标管理部门组织开标会议，当众开标，公布投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等信息。评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。招标管理部门公示中标候选人名单，公示期不少于[具体天数]个工作日。公示无异议后，向中标人发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.招标程序：招标管理部门成立谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组负责制定谈判文件，确定谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。供应商在规定时间内提交响应文件，谈判小组与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判文件和谈判情况，对供应商的最后报价进行评审，推荐成交候选人。招标管理部门确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.招标程序：采购需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、预算金额、拟采购的供应商名称、单一来源采购的理由等情况，并提交相关证明材料。招标管理部门对采购需求部门提交的申请进行审核，必要时组织相关人员进行论证。审核通过后，报公司/组织管理层审批。经批准后，招标管理部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。四、招标文件编制（一）编制要求1.招标文件应根据招标项目的特点和需求编制，内容应完整、准确、清晰，避免出现歧义或模糊不清的条款。2.招标文件应明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、商务条款、评标标准等实质性内容，确保投标人能够清楚了解招标要求。3.招标文件应按照相关法律法规和行业标准的要求，设置合理的投标文件格式和编制要求，便于投标人编制投标文件。（二）主要内容1.投标邀请书：包括招标项目名称、采购内容、技术规格、数量、预算金额、投标人资格要求、报名时间、地点、开标时间、地点等信息。2.投标人须知：包括对投标人的资格要求、投标文件编制要求、投标报价要求、开标、评标、定标程序及方法、合同签订等事项的说明。3.技术规格：详细描述招标项目的技术要求、性能指标、验收标准等内容。4.商务条款：包括合同条款、付款方式、交货期、售后服务等内容。5.评标标准：明确评标委员会对投标文件进行评审的标准和方法，包括技术评审、商务评审、价格评审等方面的内容。6.投标文件格式：规定投标文件应包含的内容、格式要求及装订方式等。五、开标、评标与定标（一）开标1.开标应在招标文件规定的时间和地点进行，由招标管理部门主持，邀请所有投标人参加。2.开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等信息。3.开标过程应记录在案，并存档备查。（二）评标1.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，独立开展评审工作。2.评标委员会成员应认真阅读投标文件，对投标文件的完整性、响应性、技术方案合理性、商务条款合规性等进行审查，并按照评标办法进行评标打分。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。投标人的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。4.评标委员会完成评标后，应撰写评标报告，推荐中标候选人。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、符合要求的投标一览表、否决投标情况说明、评标标准、评标方法或者评标因素一览表、经评审的价格或者评分比较一览表、经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等内容。（三）定标1.招标管理部门根据评标委员会推荐的中标候选人名单，按照公司/组织的决策程序，确定中标人。2.中标人确定后，招标管理部门应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。3.中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。六、合同签订与履行（一）合同签订1.中标人应在中标通知书发出之日起[具体天数]个工作日内，按照招标文件和投标文件的约定，与招标人签订合同。2.合同应明确双方的权利和义务，包括采购内容、技术规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容与招标文件和投标文件一致。3.合同签订后，招标管理部门应将合同副本送相关部门备案。（二）合同履行1.采购需求部门负责合同的履行，按照合同约定的时间、地点、方式接收货物或服务，并组织验收。2.中标人应按照合同约定的时间、地点、方式提供货物或服务，确保货物或服务的质量符合合同要求。3.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应按照合同约定的方式解决；合同未约定的，可协商解决或通过法律途径解决。七、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门负责对小额招标活动进行审计监督，检查招标程序是否合规、招标文件是否规范、评标过程是否公正、合同签订与履行是否符合约定等。2.招标管理部门应定期对小额招标项目进行总结和评估，分析招标活动中存在的问题，提出改进措施和建议，不断完善招标管理制度和流程。（二）投诉处理1.