大学钥匙管理办法

大学钥匙管理办法总则目的为加强大学钥匙的管理，确保校园安全，保障教学、科研、生活秩序的正常运行，特制定本办法。适用范围本办法适用于大学内所有教学场所、办公区域、学生宿舍、图书馆、实验室、体育场馆等建筑物及附属设施的钥匙管理。管理原则1.安全第一原则：确保钥匙的保管、使用安全，防止因钥匙管理不善导致的安全事故。2.规范有序原则：建立健全钥匙管理制度，规范钥匙的领取、使用、归还等流程，确保管理工作有序进行。3.责任明确原则：明确钥匙管理各环节的责任主体，做到责任到人。钥匙分类及标识钥匙分类1.房门钥匙：包括教学楼、办公楼、学生宿舍、教职工宿舍等各类房间的门锁钥匙。2.设备钥匙：如实验室仪器设备、机房服务器机柜、配电室设备等的钥匙。3.公共区域钥匙：图书馆、体育馆、食堂、会议室等公共区域的门锁钥匙。4.特殊场所钥匙：如档案室、贵重设备存放室、保密区域等的钥匙。钥匙标识1.所有钥匙应进行明确标识，标明所属建筑物名称、房间号、设备名称等信息。2.标识应采用耐久性好的材料制作，确保字迹清晰、不易磨损。3.对于相似的钥匙，应采用不同颜色或形状的标识进行区分，以便快速识别。钥匙保管保管部门及人员1.房门钥匙：学生宿舍房门钥匙由宿管部门负责保管，宿管员具体负责日常管理。教学楼、办公楼等房间钥匙由各楼宇管理部门指定专人保管。2.设备钥匙：由设备使用部门或实验室负责人指定专人保管。3.公共区域钥匙：由相应的管理部门指定专人保管，如图书馆钥匙由图书馆管理人员保管，体育馆钥匙由体育场馆管理部门保管。4.特殊场所钥匙：由专门的安全管理部门或授权人员保管，严格限制接触人员。保管要求1.钥匙保管人员应设立专门的钥匙保管箱或柜，将钥匙分类存放，确保存放有序，便于查找。2.保管箱或柜应具备一定的安全性，可采用锁具、密码锁等方式进行防护，防止钥匙丢失或被盗。3.钥匙保管人员应定期对钥匙进行检查，确保钥匙完好无损，如有损坏或丢失应及时报告并采取相应措施。4.对于长期不用的钥匙，应进行妥善封存，并记录封存时间、原因等信息。钥匙领取领取流程1.校内人员领取：因工作需要领取钥匙的校内人员，应填写《大学钥匙领取申请表》，注明领取钥匙的类型、所属房间或设备名称、领取原因、预计归还时间等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，到钥匙保管部门办理领取手续。钥匙保管人员核对申请表信息无误后，将钥匙发放给领取人，并做好发放记录，包括领取时间、领取人姓名、部门、联系方式等。2.校外人员领取：校外人员因特殊原因需要领取钥匙的，除填写《大学钥匙领取申请表》外，还需提供有效身份证件和相关证明文件。申请表经所在部门负责人和学校相关管理部门审批同意后，方可到钥匙保管部门领取钥匙。钥匙保管人员应对校外领取人进行身份核实，并告知其钥匙使用的相关规定和注意事项，发放钥匙并做好详细记录。领取限制1.严格控制钥匙的领取范围，非工作需要不得随意领取钥匙。2.对于特殊场所的钥匙，未经授权不得领取，确因工作需要领取的，应按照特殊审批流程办理。3.领取人应按照申请表注明的用途使用钥匙，不得转借他人或用于其他非规定用途。钥匙使用使用规范1.领取人应妥善保管钥匙，不得随意丢弃、损坏或转借他人。2.使用钥匙时应按照正确的操作方法开启或关闭门锁、设备等，不得暴力使用钥匙，以免造成损坏。3.对于多人共用的钥匙，使用后应及时归还保管人员，不得私自留存。4.在使用过程中如发现钥匙存在故障或无法正常使用，应及时报告钥匙保管人员进行维修或更换。临时使用1.因工作临时需要借用他人钥匙的，应事先征得钥匙保管人和钥匙所属部门负责人的同意，并填写《大学钥匙临时借用登记表》。2.临时借用钥匙应在规定时间内归还，归还时钥匙保管人员应检查钥匙是否完好无损。3.如因临时借用钥匙造成损坏或丢失，借用人员应负责赔偿。钥匙归还归还流程1.钥匙使用完毕后，领取人应及时将钥匙归还至原保管部门或保管人员处。2.归还钥匙时，钥匙保管人员应核对钥匙数量、标识等信息，确认无误后在《大学钥匙领取申请表》或《大学钥匙临时借用登记表》上注明归还时间，并签字确认。3.对于长期借用的钥匙，领取人应在借用期限届满前办理归还手续，如需继续借用，应重新办理申请手续。逾期未还处理1.如钥匙领取人未在规定时间内归还钥匙，钥匙保管人员应及时催还。2.对于逾期未还且无正当理由的，学校将视情节轻重给予相应的处理，如通报批评、限制其再次领取钥匙等。3.因逾期未还钥匙造成的损失，由领取人承担相应责任。钥匙交接交接范围1.钥匙保管人员因工作调动、离职等原因需要进行钥匙交接时，应按照本办法规定办理交接手续。2.交接范围包括所有保管的钥匙及相关的钥匙保管记录、钥匙标识等。交接流程1.钥匙保管人员在办理交接手续前，应整理好所保管的钥匙，核对钥匙数量、标识等信息，确保钥匙齐全、完好。2.填写《大学钥匙交接清单》，详细记录交接的钥匙名称、数量、所属房间或设备等信息，并由交接双方签字确认。3.交接双方应在监交人的监督下进行钥匙实物交接，监交人可由钥匙保管部门负责人或学校相关管理部门指定人员担任。4.交接完成后，交接双方及监交人应在《大学钥匙交接清单》上签字，并存档备案。钥匙维修与更换维修申请1.钥匙出现损坏或故障时，使用人员应及时向钥匙保管人员报告。2.钥匙保管人员核实情况后，填写《大学钥匙维修申请表》，注明钥匙损坏情况、维修要求等信息。3.将申请表提交至学校后勤管理部门或相关维修部门进行维修。维修处理1.后勤管理部门或相关维修部门接到维修申请后，应及时安排维修人员进行维修。2.维修人员应在规定时间内完成维修工作，并将维修后的钥匙交回钥匙保管人员进行验收。3.钥匙保管人员验收合格后，在《大学钥匙维修申请表》上签字确认，并将维修后的钥匙重新入库保管。更换流程1.对于无法维修或维修成本过高的钥匙，经钥匙保管部门负责人批准后，可进行更换。2.更换钥匙时，应按照原钥匙的标识信息制作新钥匙，并确保新钥匙与原钥匙功能一致。3.新钥匙制作完成后，应进行试用，确认无误后办理入库手续，并更新相关的钥匙管理记录。钥匙盘点与清查盘点计划1.学校应定期组织钥匙盘点工作，原则上每年至少进行一次全面盘点。2.制定详细的钥匙盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等内容。3.盘点计划应提前通知各钥匙保管部门和人员，以便做好准备工作。盘点实施1.按照盘点计划，由钥匙保管部门负责人组织本部门人员对所保管的钥匙进行逐一盘点。2.盘点过程中，应认真核对钥匙数量、标识、保管状态等信息，确保账实相符。3.对于盘点中发现的问题，如钥匙丢失、损坏、标识不清等，应及时记录并查明原因。清查报告1.盘点结束后，各钥匙保管部门应填写《大学钥匙盘点清查报告》，详细报告盘点情况、存在问题及处理建议等。2.将盘点清查报告提交至学校相关管理部门进行汇总分析。3.学校相关管理部门根据盘点清查结果，制定整改措施，督促各部门及时整改存在的问题，确保钥匙管理工作规范有序。监督与检查监督部门学校设立专门的钥匙管理监督小组，由保卫处、后勤管理部门、各楼宇管理部门等相关人员组成，负责对钥匙管理工作进行监督检查。检查内容1.钥匙管理制度的执行情况，包括钥匙的领取、使用、归还、保管等流程是否符合规定。2.钥匙保管设施的安全性，如保管箱或柜是否完好、锁具是否正常等。3.钥匙标识的完整性和准确性，是否清晰标明所属信息。4.钥匙盘点清查工作的开展情况，是否按时进行盘点、盘点结果是否真实准确等。检查方式1.定期检查：监督小组按照规定的时间间隔对钥匙管理工作进行全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分钥匙保管部门或特定区域的钥匙管理情况进行随机抽查。3.专项检查：针对钥匙管理中存在的突出问题或安全隐患，开展专项检查，及时发现和解决问题。问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求