客户欠款管理办法

客户欠款管理办法一、总则（一）目的为加强公司客户欠款管理，规范欠款催收流程，降低坏账风险，保障公司资金安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与所有客户之间发生业务往来所产生的欠款管理。（三）基本原则1.依法合规原则：欠款管理活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.风险控制原则：以降低坏账风险为核心，通过有效的管理措施，确保公司债权的实现。3.及时清收原则：对客户欠款进行实时监控，及时采取催收措施，避免欠款逾期。4.责任明确原则：明确各部门及人员在欠款管理中的职责，确保欠款管理工作有序进行。二、欠款管理职责分工（一）销售部门1.负责客户的开发与维护，在签订销售合同前，对客户的信用状况进行调查评估，并提出信用额度建议。2.负责销售合同的签订、执行与跟踪，及时了解客户的经营状况和付款能力变化，发现潜在风险及时向相关部门反馈。3.负责客户欠款的前期催收工作，按照公司规定的催收流程，及时与客户沟通，了解欠款原因，督促客户按时还款。（二）财务部门1.负责客户欠款的账务核算与管理，定期与销售部门核对账目，确保数据准确无误。2.负责对客户的信用状况进行动态监控，根据客户的付款记录和财务状况，及时调整信用额度。3.负责制定欠款催收计划，对逾期欠款进行重点跟踪，并及时向管理层汇报催收进展情况。4.负责与法务部门协作，对欠款金额较大、催收难度较高的客户，及时采取法律手段维护公司权益。（三）法务部门1.负责为欠款管理提供法律支持，审核销售合同中的相关条款，确保合同的合法性和有效性。2.协助财务部门制定法律催收方案，对欠款客户发送催款函、律师函等法律文书，必要时代表公司提起诉讼或申请仲裁。3.跟踪法律诉讼或仲裁案件的进展情况，及时向公司汇报案件结果，并协助执行相关法律文书。（四）管理层1.负责审批客户信用额度和重大欠款催收方案，对欠款管理工作进行总体指导和监督。2.协调各部门之间的工作关系，解决欠款管理过程中出现的重大问题。三、客户信用评估与额度管理（一）信用评估1.销售部门在与新客户建立业务关系前，应收集客户的基本信息，包括营业执照、税务登记证、法定代表人身份证明、财务报表等，并填写《客户信用评估申请表》。2.财务部门根据销售部门提供的客户信息，对客户的财务状况、经营状况、信用记录等进行综合评估，必要时可委托专业信用评估机构进行评估。3.信用评估应从客户的偿债能力、盈利能力、营运能力、信用记录等方面进行分析，评估结果分为A、B、C、D四个等级，具体标准如下：A级：客户经营状况良好，财务实力雄厚，信用记录良好，偿债能力强，可给予较高信用额度。B级：客户经营状况稳定，财务状况较好，信用记录较好，有一定偿债能力，可给予适当信用额度。C级：客户经营状况一般，财务状况存在一定风险，信用记录一般，偿债能力较弱，应谨慎给予信用额度。D级：客户经营状况不佳，财务状况较差，信用记录不良，偿债能力差，原则上不予信用额度。（二）信用额度设定1.根据客户信用评估结果，销售部门提出客户信用额度建议，报管理层审批。2.管理层根据公司的经营策略、风险承受能力等因素，对销售部门提出的信用额度建议进行审批，确定最终信用额度。3.信用额度一经确定，应严格执行，销售部门不得超出信用额度向客户发货。如因特殊情况需要调整信用额度，销售部门应重新填写《客户信用评估申请表》，按照上述流程进行审批。（三）信用额度调整1.财务部门应定期对客户的信用状况进行跟踪评估，根据客户的付款记录、经营状况变化等因素，及时调整客户信用额度。2.如客户出现逾期付款、经营状况恶化、财务状况不佳等情况，财务部门应及时通知销售部门，并根据风险程度下调客户信用额度。3.销售部门在接到财务部门的信用额度调整通知后，应立即停止向客户发货，并对已发货未收款的情况进行清理，采取相应的催收措施。四、欠款催收流程（一）逾期提醒1.财务部门应在每月末对客户的欠款情况进行梳理，统计出逾期未付款的客户名单，并发送给销售部门。2.销售部门在收到逾期客户名单后，应在[X]个工作日内与客户取得联系，了解逾期原因，并向客户发送《逾期付款提醒函》，提醒客户按时还款。3.《逾期付款提醒函》应明确客户的欠款金额、逾期天数、逾期利息等信息，并告知客户如逾期未还款将采取进一步的催收措施。（二）常规催收1.如客户在收到《逾期付款提醒函》后仍未按时还款，销售部门应在[X]个工作日内再次与客户沟通，了解客户的还款计划，并根据客户的实际情况制定个性化的催收方案。2.催收方案可包括与客户协商延长付款期限、分期还款、提供担保等方式，以促使客户尽快还款。3.在催收过程中，销售部门应保持与客户的密切沟通，及时向财务部门反馈催收进展情况。财务部门应根据销售部门提供的信息，对客户的欠款情况进行跟踪记录。（三）重点催收1.对于逾期时间较长、欠款金额较大的客户，销售部门应将其列为重点催收对象，制定专项催收方案，并成立由销售部门、财务部门、法务部门等相关人员组成的催收小组，共同开展催收工作。2.催收小组应定期召开会议，分析客户的还款能力和还款意愿，研究制定有效的催收措施。如通过电话催收、上门催收、发送律师函等方式，加大催收力度。3.在重点催收过程中，如发现客户存在恶意拖欠、逃废债务等行为，应及时启动法律程序，通过诉讼或仲裁等方式维护公司权益。（四）法律催收1.当欠款催收进入法律程序后，法务部门应及时收集相关证据，起草法律文书，代表公司向法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。2.在诉讼或仲裁过程中，法务部门应密切关注案件进展情况，及时与法院、仲裁机构沟通协调，确保案件顺利进行。3.如胜诉，法务部门应及时申请强制执行，通过查封、扣押、冻结客户财产等方式，实现公司债权。如败诉，应分析原因，总结经验教训，为今后的欠款管理工作提供参考。五、欠款监控与报告（一）欠款监控1.财务部门应建立客户欠款台账，对客户的欠款金额、逾期天数、还款情况等进行实时监控，及时发现潜在风险。2.定期对客户欠款情况进行分析，绘制欠款账龄分析表，直观反映客户欠款的时间分布情况，以便采取针对性的催收措施。3.关注客户的经营状况和财务状况变化，如发现客户出现重大经营决策失误、财务危机、涉诉案件等情况，应及时评估对公司欠款回收的影响，并采取相应的防范措施。（二）报告制度1.销售部门应定期向管理层汇报客户欠款催收进展情况，每月提交《客户欠款催收情况报告》，详细说明逾期客户的数量、欠款金额、逾期天数、催收措施及效果等。2.财务部门应定期对客户欠款情况进行分析总结，每季度提交《客户欠款分析报告》，分析客户欠款的原因、趋势及对公司财务状况的影响，并提出相应的建议和措施。3.对于重大欠款客户或催收难度较大的案件，相关部门应及时向管理层汇报，必要时召开专题会议进行研究讨论，制定解决方案。六、坏账处理（一）坏账认定1.符合下列条件之一的客户欠款，可认定为坏账：债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后，仍无法收回的欠款。债务人逾期未履行偿债义务超过[X]年，且有确凿证据表明无法收回的欠款。因自然灾害、战争等不可抗力因素导致债务人无法偿还的欠款。其他经公司管理层认定为坏账的情况。2.坏账认定应由财务部门提出申请，填写《坏账认定申请表》，详细说明欠款客户的基本情况、欠款金额、形成原因、催收过程及认定依据等，并附相关证明材料。3.《坏账认定申请表》经财务部门负责人审核后，报管理层审批。管理层应组织销售部门、法务部门等相关人员进行会审，根据实际情况做出坏账认定决定。（二）坏账核销1.经管理层批准核销的坏账，财务部门应及时进行账务处理，冲减应收账款账面价值，并在备查簿中登记。2.已核销的坏账仍需进行跟踪管理，如发现债务人有偿还能力或有新的还款迹象，应及时恢复应收账款，并继续进行催收。3.坏账核销后，相关部门应将核销情况向公司内部审计部门报备，接受审计监督。七、奖惩措施（一）奖励1.对在客户欠款管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。具