工人档案管理办法

工人档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司工人档案管理，维护档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体工人档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司工人档案由人力资源部门集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实、准确、完整，如实反映工人的工作经历、业绩、奖惩等情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.服务性原则：档案管理工作要为公司的人力资源管理服务，为工人的职业发展提供支持。二、档案内容（一）履历材料1.工人入职登记表，包括个人基本信息、教育背景、工作经历等。2.工作简历，详细记录工人在不同单位的工作时间、岗位、职责等。（二）自传材料工人撰写的自传，反映个人成长经历、思想变化等。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核表，记录工人年度工作表现、考核结果等。2.晋升、调职等考核材料，包括考核评价、审批意见等。3.培训结业鉴定材料，反映工人参加培训的学习情况和考核结果。（四）学历学位、职业资格、专业技术职务（职称）材料1.学历证书、学位证书复印件。2.职业资格证书复印件，如电工证、焊工证等。3.专业技术职务（职称）证书复印件及评审材料。（五）政审材料1.政治历史情况审查表。2.入党、入团志愿书及相关审批材料。（六）党团材料1.党员、团员登记表。2.党团组织关系介绍信及转移记录。（七）奖励材料1.各级政府、部门及公司颁发的奖励证书、表彰决定等。2.奖励事迹材料。（八）处分材料1.违纪违规处分决定、通报批评等。2.处分解除证明材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资条等。2.任免文件、职务变动通知等。3.出国（境）审批表、护照签证等相关材料。（十）其他可供组织参考的材料1.体检报告。2.荣誉证书、获奖作品等复印件。3.其他反映工人个人情况的重要材料。三、档案收集与整理（一）收集1.人力资源部门负责定期收集工人档案材料，各部门应积极配合，及时将涉及本部门工人的相关材料移交人力资源部门。2.工人个人应主动向人力资源部门提交与自身档案相关的材料，如学历提升证明、获奖证书等。3.对于新入职工人，人力资源部门应在入职时及时收集其完整的档案材料。（二）整理1.人力资源部门档案管理人员按照档案内容分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案材料应进行编号，并在右上角加盖档案专用章。3.整理后的档案材料应按照顺序依次排列，装入档案袋或档案盒，并在封面和脊背上注明工人姓名、档案编号、入职时间等信息。四、档案保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存放。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房清洁卫生。4.非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅档案应在规定的借阅期限内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得转借他人。4.借阅结束后，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确认无误后，办理归还手续。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批后，在档案管理人员的陪同下查阅。2.查阅档案应在指定的查阅地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅档案时，应爱护档案材料，不得在档案上圈划、涂改、污损。（五）档案转出1.工人离职或调动时，人力资源部门应及时办理档案转出手续。2.档案转出前，档案管理人员应对档案进行认真核对，确保档案内容完整、准确。3.档案转出时，应按照接收单位的要求，将档案材料密封，并在封口处加盖档案专用章，通过机要交通或专人送达接收单位。（六）档案销毁1.对于已失去保存价值的档案材料，由档案管理人员提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，经人力资源部门负责人审核，公司主管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在监销人的监督下进行，确保档案销毁彻底。3.档案销毁后，监销人应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。五、档案信息化管理（一）建立档案信息系统公司应建立工人档案信息管理系统，将档案内容进行电子化存储，实现档案信息的快速查询、统计分析等功能。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案内容分类标准，将纸质档案材料准确录入档案信息系统。2.定期对档案信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）信息安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.定期对档案信息系统进行备份，确保数据安全。六、监督与检查（一）监督机制公司建立档案管理监督机制，人力资源部门定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案材料的收集、整理、保管、借阅、查阅等环节的工作质量。3.档案信息系统的运行情况。（三）责任追究对于违反