存量发票管理办法

存量发票管理办法一、总则（一）目的为加强公司存量发票的管理，规范发票的领购、开具、保管、使用及核销等行为，确保公司财务活动的合法性、规范性和准确性，依据国家税收法律法规及相关财务制度，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在生产经营活动中涉及的存量发票管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规及财务制度，确保发票管理活动合法合规。2.准确及时原则保证发票信息的准确无误，及时处理发票相关业务，避免因发票问题给公司带来税务风险和经济损失。3.安全保密原则加强发票的安全保管，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生，同时对发票信息严格保密，不得泄露。二、发票的分类与定义（一）增值税专用发票增值税专用发票是由国家税务总局监制设计印制的，只限于增值税一般纳税人领购使用的，既作为纳税人反映经济活动中的重要会计凭证又是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明；是增值税计算和管理中重要的决定性的合法的专用发票。（二）增值税普通发票增值税普通发票是将除商业零售以外的增值税一般纳税人纳入增值税防伪税控系统开具和管理，也就是说一般纳税人可以使用同一套增值税防伪税控系统开具增值税专用发票、增值税普通发票等，俗称“一机多票”。（三）其他发票包括但不限于通用机打发票、定额发票等，根据不同业务场景和税务要求使用。三、发票的领购管理（一）领购资格1.公司必须依法进行税务登记，取得合法的纳税资格，方可领购发票。2.根据公司的经营业务范围和实际需要，向主管税务机关申请领购相应种类和数量的发票。（二）领购流程1.由公司财务部门指定专人负责发票领购工作。2.领购人员持税务登记证副本、经办人身份证明、发票领购簿等相关资料，到主管税务机关办税服务厅办理发票领购手续。3.税务机关根据公司的发票使用情况和纳税信用等级，核定本次可领购发票的种类、数量，并在发票领购簿上予以登记。4.领购人员按照核定的内容，领取发票，并与税务机关工作人员当场核对发票的种类、数量、号码等信息，确保无误。（三）领购记录1.建立发票领购台账，详细记录每次领购发票的日期、种类、数量、号码、领购人等信息。2.发票领购台账应妥善保存，以备税务机关检查和公司内部审计。四、发票的开具管理（一）开具范围1.公司在销售商品、提供劳务及从事其他经营活动对外收取款项时，应向付款方开具发票。2.特殊情况下，由付款方向收款方开具发票，如收购单位和扣缴义务人支付个人款项时。（二）开具要求1.必须按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。2.填写发票时，项目齐全，内容真实，字迹清楚，不得压线、错格；发票金额、税额计算准确，大小写金额一致。3.开具发票应当使用中文。民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字。外商投资企业和外国企业可以同时使用一种外国文字。（三）开具流程1.业务部门在发生经营业务确认营业收入时，应及时通知财务部门开具发票。2.财务部门开票人员根据业务部门提供的开票信息，按照发票开具要求，在防伪税控系统或其他开票软件中开具发票。3.开具发票后，应将发票联交给付款方，记账联作为记账凭证附件，存根联按照规定保存。（四）作废与红冲1.当月开具的发票发现有误的，可即时作废。作废发票应在防伪税控系统或其他开票软件中进行操作，并在纸质发票各联次上注明“作废”字样，全联次留存。2.跨月的发票或不符合作废条件的发票需要开具红字发票的，应按照税务机关的规定，由购买方或销售方填开《开具红字增值税专用发票信息表》等相关表格，经税务机关审核通过后，销售方方可开具红字发票。红字发票应与《开具红字增值税专用发票信息表》一一对应。五、发票的保管管理（一）保管责任1.公司财务部门负责发票的保管工作，应指定专人负责，并明确其职责。2.发票保管人员应确保发票的安全、完整，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。（二）保管场所1.设立专门的发票保管仓库或保险柜，用于存放发票。2.发票保管仓库应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，确保发票存放环境安全。（三）保管期限1.已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。2.其他发票的保管期限按照国家有关规定执行。（四）日常保管1.发票应按照种类、号码顺序存放，便于查找和核对。2.定期对发票进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并报告财务负责人和税务机关。3.发票保管人员不得擅自销毁发票，如需销毁，应按照税务机关的规定办理相关手续。六、发票的使用管理（一）使用范围1.公司开具的发票仅限在本公司经营业务范围内使用，不得转借、转让、代开发票。2.不得自行扩大专用发票使用范围，不得开具与实际经营业务情况不符的发票。（二）使用监督1.财务部门应定期对发票的使用情况进行检查，确保发票使用符合规定。2.业务部门在使用发票过程中，如发现问题应及时向财务部门反馈，财务部门应及时进行处理。（三）违规处理1.对于违反发票使用规定的行为，公司将按照国家税收法律法规及公司内部规定进行严肃处理。2.因违规使用发票给公司造成税务风险或经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。七、发票的核销管理（一）核销条件1.已开具的发票存根联达到规定的保管期限，且税务机关查验通过后，方可进行核销。2.发票在保管过程中发生丢失、被盗、损毁等情况，经税务机关批准后，可进行核销。（二）核销流程1.发票保管人员整理需核销的发票存根联，填写发票核销申请表，注明发票种类、号码、开具日期、金额等信息，并提交财务负责人审核。2.财务负责人审核通过后，将发票核销申请表及相关资料报送主管税务机关。3.税务机关对公司报送的发票核销申请进行审核，审核通过后，予以办理发票核销手续。4.公司根据税务机关的核销结果，对已核销的发票进行相应的账务处理，并在发票领购台账中进行记录。（三）核销记录1.建立发票核销台账，详细记录每次发票核销的日期、种类、号码、原因、税务机关审核结果等信息。2.发票核销台账应妥善保存，以备税务机关检查和公司内部审计。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对发票管理情况进行审计监督，检查发票管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门应加强对发票管理工作的日常监督，确保发票管理工作规范有序。（二）外部检查