太原档案管理办法

太原档案管理办法一、总则（一）目的为了加强太原地区档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理水平，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于太原市行政区域内的机关、团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称“单位”）的档案管理活动。（三）基本原则档案管理应遵循统一领导、分级管理，维护档案的真实性、完整性、系统性和安全性，便于社会各方面有效利用的原则。（四）管理职责1.太原市档案行政管理部门负责本行政区域内档案管理工作的统筹规划、组织协调、监督指导。2.各单位应明确档案管理机构或指定专人负责本单位的档案管理工作，建立健全档案管理制度，保障档案管理工作所需的经费、设备和场地。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.单位应建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，确保文件材料的齐全、完整、准确。2.各部门应指定专人负责文件材料的形成和积累工作，按照文件材料的形成规律和特点，及时整理、分类，定期向档案管理机构或档案工作人员移交。（二）档案的收集范围1.反映单位职能活动和历史发展的各种载体的文件材料，包括但不限于：上级机关文件、法规、规章、指示、批复等；本单位形成的各类文件、报告、请示、会议记录、纪要、合同、协议、统计报表等；下级机关报送的重要文件、报告、统计报表等；与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等；本单位的工作计划、总结、大事记、荣誉证书、照片、录音、录像等。2.对具有保存价值的业务数据、电子文件等应进行归档管理。（三）收集要求1.档案管理机构或档案工作人员应定期对各部门的文件材料收集情况进行检查和指导，确保应归档的文件材料及时收集齐全。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行跟踪收集，确保档案的完整。3.接收档案时，应认真核对档案的数量、质量，办理交接手续，填写交接清单。三、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.文书档案应按照年度机构（问题）保管期限分类。2.科技档案应按照项目专业阶段分类。3.会计档案应按照会计年度类别分类。4.电子档案应按照全宗年度类别分类。（三）整理方法1.文书档案整理：对收集到的文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作。按照分类标准，将文件材料归入相应的类别和保管期限。编制档号，档号应包括全宗号、年度、机构（问题）代码、保管期限代码、件号等。填写卷内文件目录、备考表等。2.科技档案整理：对项目文件材料进行分类、编号、编目等工作。建立项目档案卷，将项目文件材料按照专业和阶段进行整理。编制项目档案目录，包括项目名称、项目编号、档案卷号、文件题名、日期、保管期限等。3.会计档案整理：对会计凭证、账簿、报表等进行分类、编号、装订等工作。按照会计年度和类别，将会计档案装入档案盒，并填写档案盒封面、脊背等信息。编制会计档案目录，包括会计年度、档案类别、档案名称、保管期限等。4.电子档案整理：对电子文件进行分类、编号、存储等工作。建立电子档案数据库，对电子文件进行元数据著录，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。按照全宗、年度、类别对电子档案进行分类存储，并建立相应的索引。四、档案的保管（一）保管场所1.单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。（三）档案存储1.按照档案的分类和保管期限，将档案有序存放，便于查找和利用。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的质量。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和更新。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、人员等的安全管理。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案的安全。五、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，在确保档案安全的前提下，为社会各方面提供优质高效的服务。（二）利用范围1.单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政执法机关因办案需要查阅、借阅档案，应按照法律法规的规定办理相关手续。（三）利用手续1.单位内部人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应提前向档案管理机构提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围、期限等，经档案管理机构负责人批准后，办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政执法机关查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，经档案管理机构负责人批准后，办理查阅、借阅手续。（四）利用方式1.查阅档案应在档案管理机构指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案管理机构。2.借阅档案应按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。3.对重要档案的利用，应实行审批制度，确保档案的安全。（五）利用登记档案管理机构应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅时间、查阅、借阅人姓名、单位、查阅、借阅内容、审批人等，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。（三）鉴定内容1.对档案的保存价值进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对超过保管期限的档案进行鉴定，确定是否可以销毁。（四）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、历史价值、现实作用等。2.征求相关业务部门的意见，了解档案在业务工作中的利用情况。3.参考国家有关档案保管期限的规定和标准。（五）销毁程序1.对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，包括档案名称、档号、数量、保管期限等。2.销毁清册应经档案鉴定小组审核，单位负责人批准。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和水平，为单位的各项工作提供更加便捷的档案服务。（二）建设内容1.档案数字化加工：对纸质档案、照片、录音、录像等进行数字化扫描、录入、图像处理等工作。2.档案信息化管理系统建设：建立档案管理数据库，开发档案管理软件，实现档案的分类、编目、存储、检索、借阅、统计等功能。3.档案信息安全保障体系建设：建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，确保档案信息的安全。（三）建设要求1.档案信息化建设应符合国家有关标准和规范，确保档案信息的质量和安全。2.加强对档案管理人员的信息化培训，提高档案管理人员的信息化操作技能和水平。3.建立档案信息化建设项目管理制度，加强对项目的规划、设计、实施、验收等环节的管理。八、监督检查与奖惩（一）监督检查1.太原市档案行政管理部门定期对各单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度建设、档案收集整理、档案保管利用、档案信息化建设等方面。2.各单位应定期对本单位的档案管理工作进行自查自纠，及