外委外购管理办法

外委外购管理办法一、总则（一）目的为加强公司外委外购业务的管理，规范外委外购流程，确保外委外购工作符合公司要求，保证产品质量和服务水平，控制成本，提高经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有外委外购业务，包括但不限于原材料采购、零部件加工、设备维修保养、服务外包等。（三）基本原则1.合法合规原则：外委外购活动必须遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规章制度。2.质量优先原则：选择具备良好质量保证能力的供应商，确保外委外购的产品和服务符合质量要求。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制外委外购成本，提高资金使用效率。4.公平公正原则：对外委外购业务进行公开招标、公平竞争，确保选择过程的公正性。5.风险可控原则：对外委外购过程中的风险进行识别、评估和控制，降低潜在风险对公司的影响。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定外委外购采购计划，组织采购活动，选择合格供应商。2.与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。3.负责采购成本的控制和核算，确保采购资金的合理使用。（二）需求部门1.提出外委外购需求，明确技术要求、质量标准、交货期等。2.参与供应商的选择和评估，协助采购部门签订合同。3.对采购的产品和服务进行验收，反馈质量问题并督促整改。（三）质量部门1.制定外委外购产品和服务的质量检验标准和验收流程。2.对外委外购产品和服务进行质量检验和监督，确保符合质量要求。3.参与供应商的质量评估，提出质量改进意见。（四）财务部门1.负责外委外购资金的预算安排和支付审核。2.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。3.监督采购资金的使用情况，防范财务风险。（五）法务部门1.审核外委外购合同，确保合同的合法性和有效性。2.处理外委外购过程中的法律纠纷，维护公司合法权益。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据外委外购需求，从供应商数据库中筛选潜在供应商，并进行实地考察或问卷调查。3.对潜在供应商的资质、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，确定合格供应商名单。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。2.质量部门负责对供应商提供的产品进行质量检验和抽检，及时反馈质量问题。3.需求部门根据使用情况对供应商的服务进行评价。4.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商进行淘汰。（三）供应商考核1.建立供应商考核指标体系，包括质量指标、交货期指标、价格指标、服务指标等。2.每月或每季度对供应商进行考核评分，根据考核结果调整供应商的合作等级。3.对于连续考核不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，并要求其限期整改。整改仍不合格的，终止合作关系。四、外委外购流程（一）需求提出1.需求部门根据生产经营需要，填写《外委外购需求申请表》，详细说明需求内容、技术要求、质量标准、交货期等。2.《外委外购需求申请表》经部门负责人审核后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门根据需求部门提交的《外委外购需求申请表》，结合库存情况，制定外委外购采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、预算金额等内容，并报相关领导审批。（三）供应商选择与采购1.采购部门根据采购计划，从合格供应商名单中选择供应商，并向其发送《采购询价单》。2.供应商收到《采购询价单》后，应在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择合适的供应商。3.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等。（四）合同执行与跟踪1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交货，并提供相关的质量证明文件。3.需求部门在收到货物后，应及时组织验收。如发现质量问题或数量不符，应在规定时间内通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。（五）付款管理1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。3.采购部门应及时向财务部门提供采购合同执行情况的相关资料，以便财务部门进行付款审核和核算。五、质量控制（一）质量标准制定1.质量部门根据国家法律法规、行业标准以及公司产品要求，制定外委外购产品和服务的质量标准。2.质量标准应明确产品的技术参数、性能指标、外观要求、检验方法等内容。（二）检验与验收1.质量部门按照质量标准对外委外购产品和服务进行检验和验收。2.检验方式包括首件检验、抽检、全检等。对于关键零部件和重要工序，应进行全检。3.验收合格的产品和服务，由质量部门出具《检验报告》；验收不合格的，应及时通知采购部门和供应商，要求其采取整改措施或重新提供产品。（三）不合格品处理1.对于验收不合格的外委外购产品，采购部门应及时与供应商沟通，要求其在规定时间内进行返工、换货或补货。2.供应商对不合格品的处理结果应经质量部门确认。如因不合格品给公司造成损失的，采购部门应根据合同约定向供应商索赔。3.质量部门应定期对不合格品进行统计分析，找出原因，采取措施加以改进，防止问题再次发生。六、成本控制（一）预算管理1.采购部门在制定采购计划时，应结合市场价格行情和历史采购数据，编制外委外购预算。2.预算应明确采购项目、采购数量、预算金额等内容，并报相关领导审批。3.财务部门负责对外委外购预算进行审核和监控，确保预算的合理执行。（二）价格管理1.采购部门应通过市场调研、招标、谈判等方式，获取合理的采购价格。2.与供应商签订采购合同时，应明确价格调整条款，如因市场价格波动等原因需要调整价格的，应按照合同约定执行。3.定期对采购价格进行分析和比较，评估采购成本的合理性，及时发现价格异常情况并采取措施进行调整。（三）成本核算与分析1.财务部门负责对外委外购成本进行核算，准确记录采购金额、运输费用、检验费用等各项成本支出。2.定期对外委外购成本进行分析，与预算进行对比，找出成本控制的关键点和存在的问题。3.根据成本分析结果，提出成本控制建议和措施，为公司决策提供依据。七、风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门、质量部门、财务部门等相关部门应定期对外委外购业务进行风险识别，识别内容包括供应商风险、质量风险、价格风险、交货期风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险事件，应制定专项应对方案。2.对于供应商风险，可采取增加供应商数量、加强供应商管理等措施；对于质量风险，应加强质量检验和监督；对于价格风险，可通过签订长期合同、套期保值等方式进行防范；对于交货期风险，应加强合同执行跟踪和沟通协调；对于法律风险，应加强合同审核和法务支持。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施进行处理。八、信息管理（一）建立信息系统1.公司应建立外委外购信息管理系统，实现采购计划、供应商管理、合同管理、质量检验、成本核算等业务流程的信息化管理。2.信息管理系统应具备数据录入、查询、统计、分析等功能，为公司决策提供数据支持。（二）信息共享与沟通1.采购部门、需求部门、质量部门、财务部门等相关部门应通过信息管理系统实现信息共享，及时了解外委外购业务的进展情况。2.建立定期沟通机制，各部门之间应及时交流外委外购工作中存在的问题和解决方案，确保工作的顺利进行。九、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对外委外购业务进行审计，检查采购流程的合规性、合同执行情况、质量控制、成本核算等方面的工作。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，