学科秘书管理办法

学科秘书管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织学科建设与管理，规范学科秘书工作行为，提高学科管理效率和服务质量，保障学科各项工作的顺利开展，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内各学科设置的学科秘书岗位。（三）基本原则1.职责明确原则：明确学科秘书的工作职责和权限，确保各项工作有章可循、责任到人。2.服务至上原则：以服务学科发展、服务教师教学科研为宗旨，树立良好的服务意识，提高服务水平。3.规范管理原则：遵循相关法律法规和行业标准，规范学科秘书的工作流程和管理行为，实现科学化、规范化管理。4.协同合作原则：加强学科秘书与学科负责人、教师、其他职能部门之间的沟通协作，形成工作合力，共同推进学科建设。二、岗位职责（一）学科建设协助1.协助学科负责人制定学科建设规划、年度工作计划，并负责组织实施和跟踪落实。2.收集、整理学科建设相关信息，包括学科前沿动态、政策法规、同类学科建设经验等，为学科建设决策提供参考依据。3.参与学科评估、申报等工作，负责准备相关材料，协助完成评估、申报流程。（二）教学管理1.协助安排学科内教师的教学任务，包括课程编排、教室调配等，确保教学秩序正常。2.负责学生选课的组织与协调工作，解答学生选课过程中的疑问，处理选课相关问题。3.协助组织学科内的教学活动，如教学研讨会、观摩课等，做好活动的通知、记录和总结工作。4.收集、整理教师教学资料，如教学大纲、教案、课件等，建立教学档案，促进教学资源的积累与共享。（三）科研管理1.协助学科负责人做好科研项目的申报、立项、中期检查、结题验收等工作，负责相关材料的审核、整理和报送。2.管理学科科研经费，协助制定经费预算，监督经费使用情况，确保经费使用合规、合理。3.组织科研成果的登记、统计和报奖工作，协助教师整理科研成果材料，提高学科科研成果的产出和影响力。4.协助组织学术交流活动，如学术讲座、学术会议等，负责活动的筹备、组织和接待工作。（四）师资队伍建设1.协助学科负责人做好师资队伍建设规划，制定人才引进、培养和考核计划。2.负责教师人才引进工作的具体实施，包括发布招聘信息、筛选简历、组织面试等，协助办理新教师入职手续。3.组织教师参加各类培训、进修和学术交流活动，做好相关信息的传达和报名工作。4.协助建立教师业务档案，记录教师的教学、科研、培训等情况，为教师考核评价提供依据。（五）日常事务管理1.负责学科办公室的日常管理工作，包括办公用品的采购、设备维护、环境卫生等，营造良好的办公环境。2.接听和转接学科办公室电话，接待来访人员，做好记录和传达工作，及时处理各类事务。3.负责学科文件、资料的收发、登记、归档和保管工作，确保文件资料的安全和完整。4.协助组织学科会议，做好会议通知、场地安排、会议记录等工作，跟踪会议决议的执行情况。三、任职条件（一）基本素质1.具有良好的思想政治素质，拥护党的路线、方针、政策，遵纪守法，品行端正。2.热爱教育事业，具有较强的责任心和敬业精神，服务意识强，工作认真负责。3.具备良好的团队协作精神和沟通协调能力，能够与不同部门和人员有效合作。（二）专业知识与技能1.具有本科及以上学历，相关学科专业背景优先。2.熟悉教育教学规律和学科建设流程，掌握一定的管理知识和技能。3.具备较强的文字处理能力，能够熟练使用办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等。4.具备一定的数据分析能力，能够对学科相关数据进行统计、分析和报告。（三）工作经验具有[X]年以上相关工作经验，熟悉学科秘书工作内容和流程者优先。四、工作流程（一）学科建设规划制定流程1.学科负责人根据学校/公司发展战略和学科发展现状，提出学科建设规划初步设想。2.学科秘书收集相关信息，协助学科负责人进行调研分析，形成规划初稿。3.组织学科内部讨论，广泛征求教师意见，对规划初稿进行修改完善。4.将修改后的规划提交学科建设领导小组审议，根据审议意见进一步修订。5.经学校/公司批准后，正式发布实施，并负责跟踪规划执行情况。（二）教学任务安排流程1.每学期末，学科秘书根据下学期教学计划和教师任课情况，制定教学任务安排草案。2.将草案提交学科负责人审核，根据审核意见进行调整。3.发布教学任务安排通知，组织教师进行网上选课操作培训。4.教师完成选课确认后，对选课数据进行整理和统计，处理选课过程中的问题。5.开学前，协助做好教室调配、教材发放等教学准备工作。（三）科研项目申报流程1.及时关注各级各类科研项目申报通知，转发给学科教师，并做好申报指导工作。2.教师根据申报要求准备项目申报材料，提交学科秘书初审。3.学科秘书对申报材料的完整性、规范性进行审核，提出修改意见，协助教师完善申报材料。4.将审核通过的申报材料提交学科负责人审核签字后，报送相关部门。5.跟踪项目申报进展情况，及时反馈申报结果。（四）科研经费管理流程1.协助学科负责人根据科研项目预算编制要求，指导教师编制科研经费预算。2.科研项目立项后，负责办理经费入账手续，建立科研经费管理台账。3.审核科研经费报销凭证，确保报销手续齐全、合规，按照财务制度进行报销。4.定期对科研经费使用情况进行统计分析，向学科负责人汇报经费使用情况。5.协助做好科研经费结题审计工作，配合财务部门完成经费决算。（五）学术交流活动组织流程1.根据学科发展需要和教师需求，制定学术交流活动计划。2.确定活动主题、时间、地点、参会人员等，发布活动通知。3.负责活动的筹备工作，包括邀请专家、安排场地、准备会议资料等。4.组织活动实施，做好会议签到、记录、摄影等工作。5.活动结束后，及时整理活动资料，进行总结反馈，为后续学术交流活动提供经验参考。五、考核与奖惩（一）考核原则1.坚持客观公正、民主公开、注重实绩的原则。2.实行定量考核与定性考核相结合，以定量考核为主。（二）考核内容1.工作业绩：包括学科建设、教学管理、科研管理、师资队伍建设等方面的工作完成情况和取得的成效。2.工作态度：主要考核工作责任心、敬业精神、服务意识等方面的表现。3.工作能力：考核业务知识、工作技能、沟通协调能力、文字处理能力等方面的水平。（三）考核方式1.年度考核：每年年底进行一次年度考核，学科秘书填写年度考核表，进行个人总结述职。2.民主测评：组织学科内教师对学科秘书进行民主测评，测评结果作为考核的重要依据。3.领导评价：学科负责人根据学科秘书的日常工作表现，对其进行评价打分。4.综合评定：考核小组根据年度考核、民主测评和领导评价结果，对学科秘书进行综合评定，确定考核等次。（四）考核等次考核等次分为优秀、合格、不合格三个等次。考核得分在[X]分及以上为优秀，[X]分至[X]分为合格，[X]分以下为不合格。（五）奖惩措施1.奖励：对考核结果为优秀的学科秘书，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予一定的物质奖励等，并在职务晋升、职称评定、培训进修等方面予以优先考虑。2.惩罚：对考核结果为不合格的学科秘书，进行诫勉谈话，责令其限期整改。连续两年考核不合格的，予以辞退。六、培训与发展（一）培训目标通过培训，提高学科秘书的思想政治素质、业务能力和综合素质，使其更好地适应学科发展和管理工作的需要。（二）培训内容1.思想政治教育：加强党的路线、方针、政策学习，提高思想政治觉悟。2.业务知识培训：包括学科建设、教学管理、科研管理、师资队伍建设等方面的专业知识培训。3.技能培训：如办公软件操作、信息管理、数据分析等技能培训。4.沟通协调能力培训：提高与不同部门和人员沟通协调的能力。（三）培训方式1.内部培训：定期组织学科秘书参加内部培训课程，邀请专家学者或经验丰富的管理人员进行授课。2.外部培训：根据工作需要，选派学科秘书参加外部举办的相关培训、研讨会等。3.在线学习：利用网络平台，提供在线学习资源，供学科秘书自主学习。4.实践锻炼：安排学科秘书到其他先进学科或部门进行实践锻炼，学习借鉴先进经验和管理模式。（四）职业发展规划1.为学科秘书制定职业发展规划，明确其职业发展方向和晋升渠道。2.鼓励学科秘书