天津印章管理办法

天津印章管理办法一、总则（一）目的为加强天津地区印章管理，维护公司/组织正常运营秩序，保障公司/组织合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于天津地区内本公司/组织及其所属各部门、分支机构、子公司等所有印章的管理。（三）印章定义本办法所称印章，是指公司/组织在对内对外活动中使用的具有法律效力的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。（四）基本原则1.依法管理原则：印章管理严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保印章使用合法合规。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各级管理部门和管理人员职责，确保印章管理责任落实到人。3.安全保密原则：采取有效措施确保印章安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生，严格保密印章使用信息。二、印章的刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息，并经本部门负责人审核签字后，报公司/组织印章管理部门。2.印章管理部门收到申请后，对申请事项进行审核，审核通过后报公司/组织分管领导审批。（二）刻制审批公司/组织分管领导根据申请情况进行审批，审批通过后出具《印章刻制审批单》。（三）印章刻制1.印章管理部门根据《印章刻制审批单》，选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。2.印章刻制单位应严格按照国家法律法规及公安机关相关规定进行刻制，确保印章质量和安全性。3.印章刻制完成后，印章管理部门应及时对印章进行验收，检查印章规格、材质、图案、文字等是否符合要求，并在《印章刻制验收单》上签字确认。（四）印章备案1.印章刻制完成后，印章管理部门应按照公安机关相关规定，及时将印章信息报送公安机关备案。2.备案所需材料包括《印章刻制申请表》、《印章刻制审批单》、《印章刻制验收单》、印章样模等。三、印章的领取与发放（一）领取申请印章刻制完成并验收合格后，申请刻制印章的部门或单位应填写《印章领取申请表》，经本部门负责人签字后，报印章管理部门。（二）领取审批印章管理部门收到申请后，对申请事项进行审核，审核通过后报公司/组织分管领导审批。（三）印章发放1.公司/组织分管领导审批通过后，印章管理部门通知申请部门或单位领取印章。2.领取人应持有效身份证件到印章管理部门领取印章，并在《印章领取登记表》上签字确认。3.印章管理部门应将印章领取情况记录在案，包括领取时间、领取人、印章名称等信息。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司/组织对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。2.合同专用章：用于公司/组织对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。3.财务专用章：用于公司/组织财务结算、票据开具、资金收付等业务。4.法定代表人章：用于公司/组织法定代表人在相关文件、合同等上的签字。5.部门章：用于本部门内部的文件、通知、报表等的加盖。6.业务专用章：用于公司/组织特定业务领域的文件、凭证等的加盖，如发票专用章、报关专用章等。（二）使用流程1.用印申请：需要使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经本部门负责人审核签字后，报印章管理部门。2.用印审批：印章管理部门收到申请后，对申请事项进行审核，审核通过后报公司/组织分管领导审批。对于涉及重大事项或金额较大的用印申请，还需报公司/组织法定代表人审批。3.印章使用：经审批同意后，用印人持《印章使用申请表》到印章管理部门领取印章，并在印章管理人员的监督下进行用印。用印完成后，印章管理人员应在《印章使用登记表》上记录用印情况，包括用印时间、用印人、用印文件名称、份数等信息。4.用印登记：印章管理部门应建立印章使用登记台账，对每一次印章使用情况进行详细记录，以便查询和追溯。（三）使用要求1.严格按照审批后的用印事项和范围使用印章，不得擅自扩大用印范围或改变用印内容。2.印章使用应在公司/组织内部进行，不得携带印章外出使用。如因特殊情况需要外出用印的，应经公司/组织分管领导批准，并由印章管理人员陪同前往。3.用印文件应字迹清晰、内容完整、格式规范，不得在空白纸张、介绍信、合同等上加盖印章。4.印章使用后应及时归还印章管理部门，不得擅自留存或交他人保管。五、印章的保管（一）保管责任1.公司/组织设立专门的印章管理部门或岗位，负责印章的统一保管和使用管理。2.印章管理人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定，确保印章安全。（二）保管方式1.印章应存放在专门的保险柜或印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.保险柜或印章保管箱的钥匙应由印章管理人员专人保管，不得随意转借他人。3.印章管理人员应定期对印章进行检查和维护，确保印章完好无损。（三）保管要求1.印章管理人员不得擅自将印章交他人保管或使用，如因工作需要临时委托他人保管印章的，应经印章管理部门负责人批准，并办理相关交接手续。2.印章管理人员应严格遵守公司/组织的保密制度，不得泄露印章使用信息。3.印章管理人员离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章安全交接。六、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司/组织名称变更、机构撤销、业务调整等原因，导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失等原因，需要更换印章的。3.其他需要停用印章的情形。（二）停用申请印章使用部门或单位发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并经本部门负责人审核签字后，报印章管理部门。（三）停用审批印章管理部门收到申请后，对申请事项进行审核，审核通过后报公司/组织分管领导审批。（四）印章销毁1.经审批同意停用的印章，由印章管理部门负责组织销毁。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。4.印章销毁记录应妥善保存，以备查阅。七、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织内部审计部门或纪检监察部门负责对印章管理情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、领取、使用、保管、停用、销毁等环节。2.印章使用的合法性、合规性，是否存在擅自扩大用印范围、改变用印内容等情况。3.印章保管的安全性，是否存在印章被盗用、冒用、丢失等情况。4.印章管理人员的履职情况，是否严格遵守印章管理规定。（三）监督检查方式1.定期检查：审计部门或纪检监察部门定期对印章管理情况进行检查，检查周期一般为每年一次。2.不定期抽查：审计部门或纪检监察部门不定期对印章管理情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：针对印章管理中存在的突出问题或重大事项，审计部门或纪检监察部门开展专项检查，深入调查和分析问题原因，提出整改措施和建议。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，审计部门或纪检监察部门应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。2.相关部门或人