小型印章管理办法

小型印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司小型印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及下属分支机构使用的各类小型印章，包括但不限于部门章、业务专用章、合同专用章等。（三）基本原则1.依法依规原则：印章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各层级对印章管理的职责。3.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.审批规范原则：印章使用必须经过严格的审批流程，确保用印事项合法合规。二、印章的刻制（一）刻制申请1.各部门因工作需要刻制小型印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表应提交至公司行政管理部门，行政管理部门对申请事项进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。（二）刻制流程1.经公司分管领导审批同意后，行政管理部门负责统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.刻制单位应按照国家规定的印章规格、样式和材质进行刻制，并在印章刻制完成后将印章及印模交付公司行政管理部门。（三）印章备案1.行政管理部门在收到印章后，应及时将印章的名称、样式、规格、启用时间等信息进行登记备案，并建立印章管理台账。2.同时，行政管理部门应将印章印模报公安机关备案，确保印章的合法性和唯一性。三、印章的使用（一）使用范围1.小型印章的使用应严格限定在公司内部规定的业务范围内，不得超出范围使用。2.具体使用范围由各部门根据工作实际情况确定，并报公司行政管理部门备案。（二）使用审批1.印章使用前，使用人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于涉及重要事项、金额较大或具有法律风险的用印申请，还需经公司相关业务部门审核及公司分管领导审批。3.审批通过后，使用人方可到印章保管人处办理用印手续。（三）用印要求1.印章保管人应认真核对用印申请表上的审批签字是否齐全，申请事项是否符合规定，在用印文件上加盖印章时应确保印章清晰、端正，位置准确。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要确需在空白文件上加盖印章的，必须在空白处注明用途，并严格控制份数。3.用印完毕后，印章保管人应及时将用印申请表、用印文件等资料进行归档保存，以备查阅。四、印章的保管（一）保管人员1.公司指定专人负责小型印章的保管，保管人员应具备责任心强、工作认真负责等条件。2.保管人员应与印章使用人分离，不得由印章使用人自行保管印章。（二）保管地点1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.严禁将印章带出公司办公区域使用，如因特殊情况确需带出的，必须经公司分管领导批准，并采取相应的安全措施。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章转借他人使用或允许他人在未经授权的情况下使用印章。2.保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司行政管理部门，并采取相应的措施进行处理。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，导致印章不再使用的，应及时办理停用手续。2.印章保管人员发现印章存在损坏、遗失等情况，无法正常使用的，应及时报告公司行政管理部门，经批准后办理停用手续。（二）停用手续1.印章保管人员填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至公司行政管理部门，行政管理部门对申请事项进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.经公司分管领导审批同意后，行政管理部门负责收回停用的印章，并在印章管理台账上注明停用日期。（三）销毁流程1.对于停用的印章，由公司行政管理部门统一组织销毁。2.销毁前，行政管理部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、销毁原因等信息，并经公司分管领导审批。3.审批通过后，行政管理部门应选择在公司内部相关人员的监督下进行销毁，确保印章彻底销毁，防止印章流失。4.销毁完成后，行政管理部门应将印章销毁情况记录在案，并在印章管理台账上注明销毁日期。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对小型印章的管理和使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章的刻制、使用、保管等环节是否符合本办法的规定。2.印章使用审批流程是否规范，审批签字是否齐全。3.印章保管人员是否严格遵守印章保管制度，印章保管是否安全可靠。4.印章使用记录是否完整、准确，是否及时归档保存。（三）检查方式1.定期检查：公司行政管理部门定期对各部门的印章管理情况进行检查，检查周期为每季度一次。2.不定期抽查：公司行政管理部门不定期对各部门的印章使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（四）违规处理1.对于违反本办法规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款等。2.对于因印章管理不善导致公司遭受经济损失或法律风险的，公司将依法追究相关责任人的责任。七、附则（一）解