外包审核管理办法

外包审核管理办法一、总则（一）目的为加强公司外包业务的审核管理，规范外包活动，确保外包业务符合公司战略目标、法律法规及行业标准要求，保障公司利益和业务的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有外包业务的审核管理，包括但不限于信息技术外包、业务流程外包、人力资源外包等各类外包项目。（三）基本原则1.合法合规原则：外包业务的开展必须严格遵守国家法律法规、行业规范及相关政策要求。2.风险可控原则：对各外包项目进行全面风险评估，采取有效措施控制风险，确保外包业务的稳定性和可靠性。3.质量保障原则：明确外包服务质量标准，加强过程监控，保障外包服务质量达到或超过预期水平。4.成本效益原则：在确保外包业务质量和风险可控的前提下，合理控制外包成本，提高资源利用效率。二、外包审核管理职责分工（一）外包管理部门1.负责制定外包业务战略规划和年度计划，明确外包业务的范围、目标和重点。2.组织开展外包供应商的筛选、评估、准入和退出管理工作。3.协调各部门与外包供应商之间的沟通与合作，监督外包项目的执行情况。4.定期对外包业务进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）审核部门1.负责制定外包审核工作流程和标准，组建审核团队。2.对外包项目的立项申请、合同草案、供应商资质等进行审核，提出审核意见。3.参与外包项目的验收工作，对验收结果进行审核确认。4.定期对审核工作进行总结和评估，不断完善审核机制和方法。（三）业务部门1.根据业务需求提出外包申请，明确外包业务的具体内容、要求和目标。2.配合外包管理部门和审核部门开展供应商筛选、评估等工作，提供相关业务信息和专业意见。3.负责与外包供应商签订业务合同，并监督合同的执行情况。4.负责对外包项目的日常管理和监督，及时反馈项目进展情况和存在的问题。（四）财务部门1.参与外包项目预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。2.负责对外包项目的费用支出进行审核和监控，确保费用支出合理合规。3.定期对外包项目的成本效益进行分析和评估，为公司决策提供财务依据。三、外包项目立项审核（一）立项申请业务部门根据业务发展需要，提出外包项目立项申请，填写《外包项目立项申请表》，详细说明外包业务的背景、目的、范围、内容、要求、预期效果、预算等信息，并附相关业务分析报告。（二）初审外包管理部门收到立项申请后，对申请内容进行初步审核，重点审查申请的必要性、合理性、可行性等。初审通过后，将申请材料提交审核部门进行正式审核。（三）审核要点1.合规性审核：审查外包项目是否符合国家法律法规、行业标准及公司内部规定要求。2.风险评估：对项目可能面临的风险进行全面评估，包括但不限于市场风险、技术风险、质量风险、安全风险等，并提出相应的风险应对措施。3.成本效益分析：评估项目的成本预算是否合理，预期效益是否显著，是否具有成本效益优势。4.供应商选择：审核申请中提出的供应商选择方式和标准是否合理，是否有利于确保项目质量和降低成本。（四）审核意见反馈审核部门在收到申请材料后的[X]个工作日内完成审核工作，并将审核意见反馈给外包管理部门。审核意见分为同意立项、不同意立项和补充完善后再审核三种情况。1.同意立项：审核部门认为申请内容符合要求，风险可控，成本效益合理，供应商选择方式可行，则同意立项，并将申请材料返回外包管理部门。2.不同意立项：审核部门发现申请内容存在重大问题，如不符合法律法规要求、风险过高、成本效益不合理等，则不同意立项，并详细说明理由。3.补充完善后再审核：审核部门认为申请内容基本可行，但存在一些需要补充完善的地方，如部分信息不完整、风险应对措施不够具体等，则要求业务部门在规定时间内补充完善相关材料后再提交审核。四、外包供应商审核（一）供应商筛选1.建立供应商库：外包管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库，并定期对供应商库进行更新和维护。2.筛选标准制定：根据外包业务的特点和要求，制定供应商筛选标准，包括但不限于企业资质、业绩经验、技术能力、服务质量、信誉口碑、价格水平等方面。3.供应商筛选：业务部门根据项目需求，从供应商库中选择若干潜在供应商，并填写《外包供应商推荐表》。外包管理部门对推荐的供应商进行初步筛选，确定入围供应商名单。（二）供应商评估1.评估内容：对外包供应商的综合实力进行全面评估，包括但不限于企业基本情况、组织架构、人员配备、技术研发能力、质量管理体系、安全保障措施、财务状况等方面。2.评估方式：采用文件审查、实地考察、问卷调查、客户评价、行业口碑等多种方式相结合的方法，对供应商进行评估。3.评估报告：外包管理部门组织相关人员对供应商进行评估后，撰写《外包供应商评估报告》，详细说明评估过程、评估结果及存在的问题，并提出是否推荐该供应商参与项目的意见。（三）供应商准入1.准入决策：根据供应商评估报告，外包管理部门会同审核部门、业务部门等相关人员召开供应商准入评审会议，对供应商是否准入进行决策。2.准入审批：经评审会议同意准入的供应商，由外包管理部门填写《外包供应商准入审批表》，按照公司审批流程报相关领导审批。3.准入通知：供应商经审批通过后，外包管理部门向其发出《外包供应商准入通知书》，正式通知其成为公司外包业务供应商。（四）供应商定期复审1.复审周期：外包管理部门定期对已准入的供应商进行复审，复审周期一般为每年一次。2.复审内容：复审内容与供应商评估内容基本一致，重点审查供应商在合作期间的表现，包括服务质量、项目进度、成本控制、合规情况等方面。3.复审结果处理：根据复审结果，对外包供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予适当奖励或延长合作期限；对于表现不佳的供应商，可要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其供应商资格。五、外包合同审核（一）合同起草业务部门根据项目需求和与供应商协商的结果，起草外包业务合同草案。合同草案应明确双方的权利和义务、服务内容和标准、项目进度和验收要求、费用支付方式、保密条款、违约责任等重要条款。（二）合同初审外包管理部门收到合同草案后，对合同内容进行初步审核，重点审查合同条款是否完整、准确、清晰，是否符合公司利益和法律法规要求，是否与立项申请和供应商准入条件一致等。初审通过后，将合同草案提交审核部门进行正式审核。（三）审核要点1.条款完整性审核：审查合同是否涵盖了外包业务的各个方面，包括服务内容、质量标准、项目进度、验收方式、费用支付、保密条款、违约责任等，确保合同条款完整无遗漏。2.权利义务对等性审核：审核合同双方的权利和义务是否对等，是否存在明显有利于一方而不利于另一方的条款，保障双方的合法权益。3.法律合规性审核：审查合同是否符合国家法律法规、行业标准及公司内部规定要求，避免出现违法违规或无效条款。4.风险防范条款审核：关注合同中关于风险防范的条款，如不可抗力条款、违约责任条款、争议解决条款等，确保在出现风险时能够有效维护公司利益。（四）审核意见反馈审核部门在收到合同草案后的[X]个工作日内完成审核工作，并将审核意见反馈给外包管理部门。审核意见分为同意签订、不同意签订和修改后再审核三种情况。1.同意签订：审核部门认为合同条款符合要求，风险可控，双方权利义务对等，则同意签订合同，并将审核意见返回外包管理部门。2.不同意签订：审核部门发现合同条款存在重大问题，如条款不完整、权利义务不对等、违反法律法规等，则不同意签订合同，并详细说明理由。3.修改后再审核：审核部门认为合同条款基本可行，但存在一些需要修改的地方，如部分条款表述不准确、风险防范措施不够完善等，则要求业务部门根据审核意见对合同草案进行修改后再提交审核。（五）合同签订业务部门根据审核意见对合同草案进行修改完善后，报公司法定代表人或其授权代表签字盖章，并与供应商签订正式合同。合同签订后，由外包管理部门负责将合同副本分发给相关部门存档。六、外包项目执行审核（一）项目启动审核外包项目正式启动前，业务部门应向审核部门提交《外包项目启动审核申请表》，详细说明项目启动的准备情况，包括项目团队组建、项目计划制定、供应商人员到位情况、项目资源配置等。审核部门对项目启动申请进行审核，重点审查项目启动条件是否具备，是否存在影响项目顺利开展的风险因素等。审核通过后，项目方可正式启动。（二）项目进度审核1.定期汇报制度：业务部门应建立外包项目进度定期汇报制度，每周或每月向外包管理部门提交项目进度报告，详细说明项目进展情况、存在的问题及解决方案、下一步工作计划等。2.进度跟踪与监控：外包管理部门负责对项目进度进行跟踪与监控，及时掌握项目进展动态。对于项目进度滞后的情况，应及时与业务部门和供应商沟通协调，分析原因，采取有效措施督促项目按时推进。3.进度审核：审核部门定期对外包项目进度进行审核，重点审查项目实际进度是否符合项目计划要求，是否存在因进度问题影响项目质量和交付时间的风险等。对于发现的问题，及时提出整改意见和建议。（三）项目质量审核1.质量标准制定：业务部门应根据外包项目的特点和要求，制定明确的质量标准和验收规范，并在合同中予以明确约定。2.质量监控与检验：业务部门和外包管理部门应加强对项目质量的监控与检验，定期对外包服务成果进行检查和测试，确保服务质量符合质量标准和验收规范要求。3.质量审核：审核部门定期对外包项目质量进行审核，重点审查项目质量是否达到质量标准和验收规范要求，是否存在质量问题影响项目交付和使用效果等。对于发现的质量问题，及时要求业务部门和供应商进行整改，整改合格后方可通过验收。（四）项目成本审核1.成本预算控制：财务部门应参与外包项目成本预算的编制和审核，确保成本预算合理准确。业务部门和外包管理部门应严格按照成本预算控制项目费用支出，不得擅自超预算开支。2.成本核算与分析：财务部门定期对外包项目成本进行核算和分析，及时掌握项目成本动态。对于成本超支的项目，应分析原因，采取有效措施进行控制和调整。3.成本审核：审核部门定期对外包项目成本进行审核，重点审查项目成本支出是否合理合规，是否存在成本浪费或不合理支出等情况。对于发现的问题，及时提出整改意见和建议。七、外包项目验收审核（一）验收申请外包项目完成后，业务部门应及时组织相关人员对项目进行初步验收。初步验收合格后，业务部门向审核部门提交《外包项目验收申请报告》，详细说明项目完成情况、验收依据、验收标准、验收程序、验收结果等信息，并附相关验收文档和资料。（二）验收审核1.审核内容：审核部门收到验收申请报告后，对验收申请内容进行全面审核，重点审查验收依据是否充分、验收标准是否明确、验收程序是否合规、验收结果是否真实可靠等。2.实地查验：审核部门根据需要，可组织相关人员对项目进行实地查验，核实项目完成情况和服务质量。3.审核意见反馈：审核部门在收到验收申请报告后的[X]个工作日内完成审核工作，并将审核意见反馈给业务部门。审核意见分为同意验收、不同意验收和补充完善后再验收三种情况。1.同意验收：审核部门认为验收申请内容符合要求，验收程序合规，验收结果真实可靠，则同意验收，并出具《外包项目验收审核意见书》。2.不同意验收：审核部门发现验收申请存在重大问题，如验收依据不充分、验收标准不明确、验收程序不合规、验收结果不真实等，则不同意验收，并详细说明理由。3.补充完善后再验收：审核部门认为验收申请基本可行，但存在一些需要补充完善的地方，如部分验收文档不完整、实地查验发现问题需要进一步核实等，则要求业务部门在规定时间内补充完善相关材料后再提