外出采购管理办法

外出采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司外出采购行为，加强采购过程管理，确保采购工作高效、有序进行，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量，降低采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及外出采购活动的部门和人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购活动合法合规。2.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本、运输成本等因素，追求经济效益最大化。3.透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。4.职责明确原则：明确各部门及人员在采购过程中的职责，确保分工清晰、协作顺畅。二、采购计划与审批（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，提前制定物资需求计划，详细注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间等信息。2.对于临时性或紧急采购需求，由需求部门填写《紧急采购申请表》，说明需求原因、预计到货时间等，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。（二）采购计划审核1.采购部门收到各部门的采购需求计划后，进行汇总整理，并结合库存情况进行初步审核。2.对于超出库存合理储备量的采购需求，采购部门应与需求部门沟通，核实需求的必要性。如确需采购，采购部门编制《采购计划审批表》，明确采购项目、预算金额、采购时间等内容，提交相关领导审批。（三）采购计划审批流程1.预算金额在[X]元以下的采购计划：由采购部门负责人审批后实施采购。2.预算金额在[X]元至[X]元之间的采购计划：经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。3.预算金额在[X]元以上的采购计划：需经采购部门负责人、分管领导审核后，提交总经理审批。（四）采购计划调整采购计划一经批准，原则上不得随意变更。如因特殊原因需要调整采购计划，需求部门应填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容等，按照原审批流程进行审批。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本资料、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等信息。2.根据采购需求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并对其进行实地考察或资质审核。考察内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、信誉等方面。3.对于新开发的供应商，采购部门应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、生产许可证等相关资质证明文件，并进行审核。4.通过考察和审核的供应商，经采购部门负责人批准后，纳入公司供应商信息库，并建立供应商档案。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估与考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.每季度末，采购部门根据供应商的表现，填写《供应商评估考核表》，对供应商进行综合评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评估结果为优秀的供应商，在同等条件下优先考虑合作；对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应暂停与其合作，并从供应商信息库中删除。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对于长期合作、产品质量优良、交货及时、价格合理、售后服务好的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先支付货款、提供培训机会等。2.同时，公司建立供应商约束机制，对于违反合同约定、产品质量不合格、交货期延误等行为的供应商，按照合同约定进行处罚，如扣除货款、取消合作资格等。四、采购实施（一）采购方式选择1.根据采购物资的特点、采购金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的项目。采购部门应按照国家有关法律法规和公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。3.询价采购：适用于采购金额较小、规格型号单一、市场供应充足的物资。采购部门向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价成交。4.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。采购部门与不少于三家供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应按照公司相关规定，填写《单一来源采购申请表》，说明采购理由、采购内容、供应商名称等，经相关领导审批后实施采购。（二）采购合同签订1.采购部门根据采购方式确定成交供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交法务部门进行审核，确保合同内容合法合规。法务部门审核通过后，采购部门方可与供应商签订合同。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（三）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确订单编号、物资名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等信息。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（四）采购验收1.物资到货前，采购部门应通知需求部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。2.物资到货后，质量检验部门按照合同约定的质量标准对物资进行检验。检验合格的物资，由需求部门办理入库手续；检验不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，要求其更换或退货。3.对于重要物资或金额较大的采购项目，采购部门应组织相关人员进行现场验收，确保物资符合要求。五、采购付款（一）付款申请1.物资验收合格并办理入库手续后，采购部门应根据采购合同约定，填写《付款申请表》，注明供应商名称、采购合同编号、物资名称、规格型号、数量、金额、付款方式、付款期限等信息，并附上采购合同、发票、验收报告等相关证明文件。2.《付款申请表》经采购部门负责人审核后，提交财务部门。（二）付款审批1.财务部门收到采购部门提交的《付款申请表》后，对相关证明文件进行审核，核实采购业务的真实性、合法性、准确性。2.根据公司财务管理制度和资金状况，按照以下审批流程进行付款审批：付款金额在[X]元以下的：由财务部门负责人审批。付款金额在[X]元至[X]元之间的：经财务部门负责人审核后，报分管财务领导审批。付款金额在[X]元以上的：需经财务部门负责人、分管财务领导审核后，提交总经理审批。（三）付款执行1.付款审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和付款期限，及时办理付款手续。2.对于采用银行转账方式付款的，财务部门应确保付款信息准确无误，避免出现付款错误。3.对于采用支票付款的，财务部门应严格按照支票管理规定，填写支票内容，确保支票安全。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购计划的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应建立采购审计档案，记录审计过程和结果，对发现的问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.公司应积极接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合做好相关工作。2.对于外部监督检查中发现的问题，公司应认真整改，并及时将整改情况报告相关部门。七、责任追究（一）违规行为界定1.在采购过程中，存在以下行为之一的，属于违规行为：未按照规定的采购流程进行操作的；与供应商串通，损害公司利益的；收受供应商贿赂或其他不正当利益的；擅自变更采购计划或采购合同的；采购物资质量不符合要求，给公司造成损失的；其他违反本办法或相关法律法规的行为。（二）责任追究方式1.对于违规