地区档案管理办法

地区档案管理办法一、总则（一）目的为了加强本地区档案管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本地区实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本地区行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本地区档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和先进的技术手段，实现档案管理的规范化、标准化。4.服务利用原则：充分发挥档案的作用，为地区经济社会发展、各项工作决策以及社会公众提供优质高效的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设置本地区设立专门的档案管理部门，负责统筹协调和指导本地区的档案管理工作。各机关、企事业单位应根据工作需要，设立相应的档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本地区档案管理工作的规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本地区各单位形成的档案资料，确保档案的完整与安全。3.对本地区档案工作进行监督检查和业务指导，组织开展档案业务培训和学术交流活动。4.负责档案信息资源的开发利用，编制档案检索工具，提供档案查阅、借阅服务，积极推进档案信息化建设。5.按照国家有关规定，定期向国家综合档案馆移交档案资料。6.法律、法规、规章规定的其他职责。（三）档案管理人员职责1.负责本单位档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全与保密。3.积极参与档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质和工作能力。4.对本单位形成的各种文件材料进行及时整理、分类，做好平时的归档工作。5.协助做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本地区各单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料，均应纳入档案收集范围。2.重点收集反映本地区政治、经济、文化、社会等方面发展历程和重大事件的档案资料。3.涉及民生领域的档案，如社会保障、医疗卫生、教育、就业等方面的文件材料，应全面收集。（二）收集要求1.各单位应建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行全过程跟踪收集，确保档案资料的齐全、准确。3.收集的档案应保持其历史原貌，不得擅自涂改、伪造、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家和行业有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，进行科学分类。一般可分为党群工作、行政管理、业务工作、人事管理、财务管理等类别。2.编号：对每一类档案编制统一的编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，便于检索和利用。4.装订：对纸质档案进行整齐装订，确保档案的牢固和美观。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和管理，能够有效保护档案。（三）档案存储1.档案应按照分类编号顺序进行存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行异地备份存储，确保档案数据的安全。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的账实相符。（四）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、档案管理人员的安全管理。2.严格执行档案查阅、借阅登记制度，确保档案的安全。3.加强对档案信息系统的安全防护，防止档案信息泄露。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关规定和本地区实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员以及档案专家组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，确定档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本地区实际情况，制定具体的档案保管期限表。3.对超过保管期限的档案进行鉴定，确定是否需要继续保存。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，报本单位领导审批。2.档案销毁清册应包括档案的编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时进行登记注销，确保档案管理系统中的数据与实际情况相符。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，保障档案利用者的合法权益。2.遵循保密原则，确保档案信息不泄露。3.积极主动提供档案利用服务，提高档案利用效率。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：因工作需要，档案利用者可办理档案借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。3.出具证明：档案管理部门可根据档案利用者的需求，出具档案证明材料。（三）利用手续1.档案利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用内容等信息。2.档案管理部门对档案利用申请进行审核，符合规定的予以办理。3.查阅档案时，档案利用者应在档案查阅登记薄上签字确认。借阅档案时，档案利用者应签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照国家有关规定进行管理，限制利用范围。2.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保护措施，限制利用方式和次数。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，提升档案服务水平。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用符合本地区实际情况的档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案信息网络平台，实现档案信息资源的共享和交换。（三）数据管理1.加强电子档案数据的安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保数据的安全可靠。2.定期对电子档案数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（四）技术保障1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，满足档案信息化建设的需要。2.加强档案信息化技术人员的培训和队伍建设，提高技术人员的业务水平和综合素质。八、监督与检查（一）监督检查主体本地区档案管理部门负责对本地区各单位的档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理规章制度的建立和执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全管理情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年组织一次对本地区各单位档案管理工作的全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分单位的档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或重要事项，开展专项检查。（四