会议资料管理办法

会议资料管理办法一、总则（一）目的为了加强公司会议资料的规范化管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各类会议所涉及的资料管理，包括但不限于会议通知、议程、报告、决议、纪要等。（三）基本原则1.准确性原则：会议资料应准确反映会议内容和决策，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：资料应涵盖会议的各个环节和要素，保证资料的完整性。3.及时性原则：资料的准备、分发、归档等环节应及时进行，以满足会议的需要。4.保密性原则：对于涉及公司机密的会议资料，应严格按照公司保密制度进行管理。二、会议资料的分类与编号（一）分类1.会议通知类：包括会议召开的时间、地点、参会人员、会议主题等信息的通知文件。2.议程类：明确会议各项议题的先后顺序和时间安排的文档。3.报告类：参会人员提交的与会议主题相关的工作汇报、分析报告等。4.决议类：会议形成的决策、决定等文件。5.纪要类：对会议主要内容、讨论结果、决议事项等进行记录的文档。（二）编号为便于管理和查询，对会议资料进行统一编号。编号规则如下：[公司简称首字母缩写][年份][会议类型代码][顺序号]例如：[GS][2023][HZ][001]，其中“GS”为公司简称首字母缩写，“2023”为年份，“HZ”为会议类型代码（如“HZ”代表股东大会，可根据实际情况设定其他代码），“001”为顺序号。三、会议资料的准备（一）发起部门职责1.确定会议主题和议程，根据会议需求准备相关报告、文件等资料。2.在会议召开前[X]个工作日将会议通知、议程等资料发送给参会人员，并确保资料的准确性和完整性。3.负责收集参会人员提交的报告、意见等资料，并进行初步整理。（二）参会人员职责1.按照会议通知要求，按时参加会议，并提前准备好与会议主题相关的资料。2.在会议上积极发言，提供准确、有价值的信息和建议。3.会后及时将会议要求的反馈资料提交给发起部门。（三）资料审核1.发起部门负责人对准备的会议资料进行审核，确保资料符合会议主题和要求。2.对于重要会议的资料，可提交分管领导进行审核，审核通过后方可进入会议流程。四、会议资料的分发（一）纸质资料分发1.根据参会人员名单，在会议召开前[X]个小时将纸质会议资料分发至参会人员座位。2.对于因特殊原因未能现场领取资料的参会人员，应安排专人在会后及时送达。（二）电子资料分发1.通过公司内部邮件系统、即时通讯工具等将电子会议资料发送给参会人员。2.在邮件主题或即时通讯工具消息中注明资料的名称、编号和版本号，确保参会人员能够准确接收。（三）资料签收1.参会人员收到会议资料后，应在资料签收表上签字确认。2.资料签收表应包括资料名称、编号、版本号、签收时间、签收人等信息。五、会议资料的使用与保管（一）使用要求1.参会人员应妥善保管会议资料，不得擅自转借、复印、传播给无关人员。2.在会议期间，按照会议要求使用资料，不得随意涂改、损坏资料。3.如需引用会议资料中的内容，应注明出处。（二）保管责任1.会议结束后，参会人员应将会议资料交回发起部门或指定的资料保管人员。2.发起部门负责将会议资料整理归档，按照档案管理规定进行保管。3.对于重要会议的资料，应进行备份保存，以防丢失或损坏。（三）保管期限1.一般性会议资料的保管期限为[X]年。2.涉及公司重大决策、重要项目等关键信息的会议资料，保管期限为[X]年或根据相关法律法规要求确定。六、会议资料的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅会议资料的，应填写《会议资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅原因等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至资料保管部门。3.资料保管部门根据申请表提供相应的会议资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅资料名称等信息。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅会议资料的，应填写《会议资料借阅申请表》，详细说明借阅资料的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。2.申请表经所在部门负责人和分管领导签字同意后，提交至资料保管部门。3.资料保管部门对借阅申请进行审核，审核通过后办理借阅手续，并将资料交付借阅人。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还资料，如需延期，应提前办理续借手续。5.资料保管部门应对归还的资料进行检查，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。七、会议资料的保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等敏感内容的会议资料。2.未经公司批准，不得对外公开的会议决策、内部讨论情况等资料。（二）保密措施1.对涉及保密的会议资料，应在资料上加盖“保密”标识。2.资料保管人员应严格遵守公司保密制度，妥善保管保密资料，防止泄露。3.在会议资料的分发、使用、保管、查阅、借阅等环节，应采取相应的保密措施，确保资料的安全。4.对于因工作需要接触保密资料的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。八、会议资料的销毁（一）销毁条件1.会议资料保管期限已满，且不再具有保存价值的。2.因公司业务调整、文件修订等原因，原会议资料已失效或不再适用的。3.经公司领导批准同意销毁的其他会议资料。（二）销毁程序1.资料保管部门提出会议资料销毁申请，填写《会议资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经所在部门负责人和分管领导签字同意后，提交至公司办公室。3.公司办公室组织相关人员对拟销毁的会议资料进行审核，审核通过后安排专人进行销毁。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息。5.销毁记录应保存[X]年，以备查阅。九、监督与考核（一）监督检查1.公司办公室定期对会议资料的管理情况进行监督检查，检查内容包括资料的准备、分发、保管、查阅、借阅、销毁等环节。2.对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核机制1.将会议资料管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对在会议资料管理工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于违反本管理办法的部门和个人，视情节轻重给予