信息档案管理办法

信息档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织信息档案的规范化管理，确保信息档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，充分发挥信息档案在公司/组织各项工作中的重要作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内各部门及全体员工在信息档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：信息档案应如实反映公司/组织各项活动的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集和保存与公司/组织相关的各类信息档案，保证档案资料的齐全完整。3.准确性原则：信息档案的记录和整理应准确无误，避免出现错误或歧义。4.安全性原则：采取有效措施确保信息档案的物理安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。5.保密性原则：对于涉及公司/组织机密的信息档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。6.时效性原则：及时对信息档案进行更新和维护，确保档案信息的时效性和有效性。7.便利性原则：信息档案的管理应便于查询、利用和统计分析，提高工作效率。（四）管理职责1.综合管理部门负责制定和完善公司/组织信息档案管理办法，并组织实施和监督检查。统筹规划公司/组织信息档案管理工作，指导各部门做好信息档案的收集、整理、保管等工作。负责公司/组织重要信息档案的集中保管和利用服务，建立信息档案管理系统，实现档案信息的电子化管理。组织开展信息档案的鉴定、销毁等工作，对档案管理工作进行总结和评估。2.各部门负责本部门信息档案的形成、收集、整理、保管和初步利用工作，指定专人负责信息档案管理，并接受综合管理部门的指导和监督。按照公司/组织信息档案管理办法的要求，及时将本部门产生的信息档案移交综合管理部门归档保存。配合综合管理部门做好信息档案的鉴定、销毁等工作，提供相关资料和依据。二、信息档案的分类与编号（一）分类标准根据公司/组织的业务特点和信息档案的内容性质，将信息档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类规章制度、会议文件、工作计划与总结、行政公文、人事档案、印章管理等方面的档案。2.业务经营类：涵盖市场营销、销售合同、客户资料、项目文档、财务报表、审计报告、税务资料等与业务经营活动相关的档案。3.技术研发类：包含产品研发文档、技术方案、实验数据、专利申请文件、技术标准等技术研发过程中产生的档案。4.生产管理类：涉及生产计划、生产工艺文件、质量检验记录、设备维护档案、安全生产档案等生产管理方面的档案。5.财务管理类：包括会计凭证、账簿、财务报表、财务审计报告、资金管理档案等财务管理方面的档案。6.客户服务类：主要有客户投诉记录、服务反馈、售后服务档案等客户服务过程中产生的档案。7.其他类：上述类别未涵盖的其他信息档案，如法律事务档案、对外合作档案、荣誉证书等。（二）编号规则为便于信息档案的标识和管理，对每类信息档案进行统一编号。编号采用“分类代码+年度+顺序号”的结构，具体规则如下：1.分类代码：根据上述分类标准，为每大类信息档案设定两位数字代码，如行政管理类为“01”，业务经营类为“02”，以此类推。2.年度：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“22”代表2022年。3.顺序号：按照信息档案形成的先后顺序，为每一份档案编制四位数字顺序号，从“0001”开始依次编号。例如，一份2022年形成的行政管理类文件，其编号为“01220001”；一份2023年的业务经营类销售合同，编号为“02230002”。三、信息档案的形成与收集（一）形成要求1.公司/组织内各部门及员工在开展各项工作过程中，应按照真实、准确、完整、及时的要求，规范形成各类信息档案。2.信息档案应使用耐久性强的书写材料和记录工具，确保档案内容的长期保存。3.对于重要的信息档案，应同时形成纸质文档和电子文档，并确保两者内容一致。（二）收集范围1.各部门应收集本部门在工作中产生的各类文件、资料、记录、报表等，包括但不限于：部门内部会议记录、纪要。工作计划、总结、报告。业务合同、协议。客户资料、业务往来信函。技术文件、图纸、数据。财务凭证、报表、审计报告。人事档案、员工培训记录。行政公文、通知、通报。其他与部门工作相关的文件资料。2.涉及多个部门共同完成的项目或业务活动，由牵头部门负责组织相关部门收集和整理项目文档，并按照规定及时归档。3.公司/组织对外签订的合同、协议、合作文件等，由签订部门负责收集原件，并将复印件分送相关部门留存。（三）收集时间1.各部门应在工作完成后的[X]个工作日内，将形成的信息档案收集整理完毕，并移交综合管理部门。2.对于临时性项目或紧急任务产生的信息档案，应在项目结束或任务完成后的[X]个工作日内完成收集和移交。3.年度终了后，各部门应在次年[X]月底前，将上一年度形成的各类信息档案全面收集整理并移交综合管理部门。四、信息档案的整理与归档（一）整理要求1.综合管理部门收到各部门移交的信息档案后，应按照分类标准和编号规则进行整理。2.对纸质档案进行分类、排序、编目，去除重复、无效的文件，确保档案资料的整齐有序。3.对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并按照档案编号进行命名，确保电子档案与纸质档案一一对应。4.对于破损、褪色的纸质档案，应进行修复或复制；对于电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。（二）归档流程1.整理后的信息档案，由综合管理部门档案管理人员进行核对和检查，确保档案的完整性和准确性。2.核对无误后，档案管理人员按照编号顺序将档案装入档案盒或文件夹，并在档案盒或文件夹上标注档案类别、年度、起止编号等信息。3.将整理好的档案移交至档案库房进行存放，并在档案管理系统中录入档案的基本信息，建立档案目录。4.定期对归档的信息档案进行清查和盘点，确保档案存放位置准确，数量相符。五、信息档案的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放各类信息档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备和档案装具，如档案架、档案柜、防虫药品、温湿度计等，便于档案的整理、存放和查阅。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、年度、编号顺序排列存放，便于查找和利用。对于重要的纸质档案，应采取专柜存放、专人保管等措施，加强安全防范。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.对于磁性介质存储的档案，应定期进行检查和复制，防止数据因介质损坏而丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保管期限1.根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织的实际情况，确定各类信息档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：主要包括公司章程、股东名册、营业执照、税务登记证、重要的合同协议、财务审计报告、人事档案等具有重要历史价值和法律意义的档案。长期保管的档案：一般保管期限为[X]年，主要包括公司/组织的年度工作计划与总结、业务报表、技术研发文档、生产管理记录等对公司/组织经营管理有一定参考价值的档案。短期保管的档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性的行政文件、临时性的业务资料、客户服务记录等保存期限较短的档案。2.档案保管期限届满后，由综合管理部门组织相关部门和人员进行鉴定，根据鉴定结果确定档案的存毁。六、信息档案的利用（一）利用原则1.信息档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的利用符合公司/组织的利益和相关法律法规的要求。2.严格遵守档案保密制度，对于涉及公司/组织机密的信息档案，未经批准不得擅自查阅、复制和传播。3.在保证档案安全和保密的前提下，充分发挥信息档案的作用，为公司/组织的各项工作提供支持和服务。（二）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及相关部门的信息档案。查阅、借阅档案应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到综合管理部门办理查阅或借阅手续。2.外部单位因工作需要查阅公司/组织信息档案的，应提前向公司/组织提出书面申请，并经公司/组织主管领导批准。查阅档案时，应在综合管理部门指定的地点进行，并由档案管理人员现场监督。3.涉及法律纠纷、审计、税务检查等特殊情况需要查阅档案的，按照相关法律法规和公司/组织的规定办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅：档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案资料供查阅人员在档案库房或指定地点进行查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案资料。2.借阅：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案资料的完整性和准确性。3.复制：因工作需要确需复制档案资料的，应填写《档案复制申请表》，经部门负责人和综合管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定的方式进行复制。复制的档案资料应加盖“复制件”印章，并注明复制日期和出处。七、信息档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立信息档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门负责人、档案管理人员及相关专业人员。2.鉴定工作小组负责制定信息档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。2.对于保管期限届满且已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核同意后，可以予以销毁。3.对于仍具有一定保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限或进行缩微、数字化等处理后继续保存。4.对于涉及公司/组织机密或重要业务的档案，即使保管期限届满，也应按照保密规定进行妥善保管，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案管理人员根据鉴定工作小组的鉴定结果，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的类别、年度、编号、名称、数量等信息。2.《档案销毁清单》经鉴定工作小组组长审核、公司/组织主管领导批准后，由档案管理人员组织实施销毁。3.档案销毁应采用安全可靠