合同违约管理办法

合同违约管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同违约行为的认定与处理，维护公司合法权益，保障公司经营活动的顺利进行，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法依规原则：合同违约行为的认定与处理应严格遵守国家法律法规及行业标准，确保公司行为合法合规。2.公平公正原则：在处理合同违约问题时，应秉持公平公正的态度，客观认定违约事实，合理确定违约责任。3.预防为主原则：加强合同签订、履行过程中的管理与监督，提前预防违约行为的发生，降低违约风险。4.及时处理原则：对发现的合同违约行为应及时进行调查处理，避免损失扩大，维护公司利益。二、合同违约的认定（一）违约行为的定义合同当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担违约责任。违约行为包括但不限于以下情形：1.拒绝履行：合同一方明确表示或以自己的行为表明不履行合同义务。2.迟延履行：合同一方未按照合同约定的时间履行义务，包括迟延交货、迟延付款等。3.不适当履行：合同一方履行义务不符合合同约定的质量、数量、规格等要求。4.部分履行：合同一方只履行了合同约定的部分义务，而未履行其余部分。5.其他违反合同约定的行为：如违反保密义务、协助义务等。（二）违约证据的收集与认定1.合同文本：包括合同原件、补充协议、变更协议等，作为确定双方权利义务的基础依据。2.往来函件：双方在合同履行过程中发送的信函、传真、电子邮件等，用于证明双方的沟通情况及对合同履行的态度。3.履行记录：如送货单、验收单、付款凭证、发票等，反映合同实际履行情况。4.证人证言：与合同履行相关的证人所提供的证言，但证人应当能够客观真实地证明案件事实。5.视听资料：如录音、录像等，能够直观反映合同履行过程中违约行为发生的情况，但视听资料应当来源合法、内容真实。在认定违约证据时，应遵循真实性、关联性、合法性的原则。证据应当能够清晰地证明违约行为的存在及违约方的责任。三、合同违约的处理流程（一）违约通知1.当发现合同对方存在违约行为时，业务部门应及时收集相关证据，并填写《合同违约通知函》，详细说明违约事实、违约依据及要求对方承担的违约责任。2.《合同违约通知函》经部门负责人审核后，加盖公司公章，以书面形式送达违约方。送达方式可采用直接送达、邮寄送达、留置送达等合法有效的方式，并保留送达凭证。（二）违约方答辩1.违约方应在收到《合同违约通知函》后的[X]个工作日内，向公司提交书面答辩意见，说明其对违约行为的看法及理由。2.业务部门负责接收违约方的答辩意见，并及时将其转交给相关部门进行分析研究。（三）调查核实1.根据违约方的答辩意见及实际情况，公司可组织相关部门对违约事实进行调查核实。调查人员应客观公正地收集证据，听取各方意见，形成调查结论。2.调查过程中，可要求违约方提供相关证据材料，配合调查工作。如违约方拒绝提供或提供虚假证据，应承担相应的不利后果。（四）协商解决1.在调查核实后，如违约事实清楚，公司可与违约方进行协商，寻求解决方案。协商过程中，应明确提出公司的要求和底线，争取达成双方都能接受的解决方案。2.协商解决合同违约问题应遵循平等、自愿、公平的原则，注重维护公司的合法权益，同时也要考虑到与对方的合作关系，尽量寻求双赢的结果。（五）违约处理决定1.如协商不成，公司应根据调查结果及相关法律法规，作出违约处理决定。违约处理决定应明确违约方的违约责任，包括继续履行合同、采取补救措施、赔偿损失、支付违约金等。2.违约处理决定应以书面形式作出，经公司法定代表人或其授权代表签字后，加盖公司公章，送达违约方。（六）执行与监督1.违约方应按照违约处理决定履行义务。业务部门负责跟踪违约方的履行情况，确保违约处理决定得到有效执行。2.如违约方未按照违约处理决定履行义务，公司可通过法律途径维护自身权益，如申请仲裁、提起诉讼等。在采取法律措施过程中，相关部门应积极配合，提供必要的支持和协助。四、违约责任的承担方式（一）继续履行1.对于能够继续履行的合同，违约方应当按照合同约定继续履行义务。如买卖合同中，卖方未按时交货，买方有权要求卖方继续履行交货义务。2.在要求违约方继续履行合同时，应当合理确定继续履行的期限和方式，并给予违约方必要的准备时间。（二）采取补救措施1.违约方履行合同义务不符合约定的，应当采取补救措施，以达到合同约定的要求。如产品质量不符合约定，卖方应负责修理、更换、重作等。2.采取补救措施的费用由违约方承担，如因采取补救措施给对方造成其他损失的，违约方还应承担赔偿责任。（三）赔偿损失1.违约方因违约行为给对方造成损失的，应当承担赔偿责任。损失赔偿额应当相当于因违约所造成的损失，包括合同履行后可以获得的利益，但不得超过违约方订立合同时预见到或者应当预见到的因违约可能造成的损失。2.在计算损失赔偿额时，应包括直接损失和间接损失。直接损失如为履行合同而支出的费用、因违约导致的财产损失等；间接损失如因违约导致的利润损失、市场机会损失等。（四）支付违约金1.合同双方可以在合同中约定违约金条款。违约方应当按照合同约定向对方支付违约金。违约金的数额应当合理，过高或过低的，当事人可以请求人民法院或仲裁机构予以适当调整。2.违约金与赔偿损失可以同时适用，但违约金过分高于造成的损失的，人民法院或仲裁机构可以根据当事人的请求予以适当减少；违约金低于造成的损失的，人民法院或仲裁机构可以根据当事人的请求予以增加。五、合同违约处理的相关责任（一）业务部门责任1.负责合同签订前的尽职调查，确保合同对方具备履行合同的能力和信誉。2.在合同履行过程中，及时发现违约行为，并按照本办法的规定进行报告和处理。3.配合公司其他部门进行违约调查核实工作，提供相关证据材料和信息。4.跟踪违约处理决定的执行情况，及时向公司汇报进展情况。（二）法务部门责任1.参与合同的起草、审核工作，从法律角度对合同条款进行把关，防范法律风险。2.对合同违约行为进行法律分析，提供法律意见和建议，协助公司制定违约处理方案。3.代表公司参与仲裁、诉讼等法律程序，维护公司合法权益。4.定期对公司合同违约情况进行统计分析，总结经验教训，提出改进措施和建议。（三）财务部门责任1.负责核算因合同违约产生的损失和费用，包括赔偿款、违约金、诉讼费等。2.协助业务部门和法务部门进行财务分析，提供相关财务数据支持。3.监督违约处理决定中涉及财务事项的执行情况，确保款项的及时收回和支付。（四）其他部门责任公司其他部门应根据各自职责，配合业务部门、法务部门和财务部门做好合同违约处理工作。如行政部门负责提供必要的办公支持和