原料采购管理办法

原料采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司原料采购管理，规范采购行为，确保采购工作的顺利进行，保障公司生产经营活动的正常开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有原料采购活动，包括但不限于原材料、辅助材料、包装材料等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在保证原料质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高经济效益。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的原料符合公司生产要求和质量标准。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的原则，杜绝不正当交易行为。二、采购计划管理（一）需求预测1.各生产部门应根据公司年度生产计划、销售订单及库存情况，定期对原料需求进行预测，并提交需求预测报告。2.需求预测报告应包括原料名称、规格型号、预计需求量、需求时间等详细信息。（二）采购计划制定1.采购部门根据各生产部门提交的需求预测报告，结合库存状况，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购原料的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间等内容。3.在制定采购计划时，应充分考虑市场供应情况、价格波动趋势等因素，确保采购计划的合理性和可行性。（三）采购计划审批1.采购计划初稿完成后，需提交至相关部门进行审批。审批部门包括生产部门、财务部门、质量部门等。2.生产部门负责审核采购计划是否满足生产需求；财务部门负责审核采购资金预算是否合理；质量部门负责审核采购原料的质量要求是否明确。3.各审批部门应在规定时间内完成审批，并签署审批意见。如采购计划存在问题或需要调整，应及时反馈给采购部门进行修改。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集潜在供应商的相关资料，包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。2.根据公司采购需求和供应商评估标准，对潜在供应商进行筛选和评估，确定合格供应商名单。3.对于重要原料的供应商选择，应组织相关部门进行实地考察，评估其实际生产经营状况和质量管理水平。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方法对供应商进行综合评价。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评估结果，对表现优秀的供应商给予适当的奖励和优惠政策；对表现不佳的供应商，应及时提出改进要求，如仍未改善，可考虑淘汰。（三）供应商关系管理1.采购部门应与供应商保持密切沟通，建立良好的合作关系。定期召开供应商会议，及时传达公司采购需求和质量要求，了解供应商的生产经营情况和存在的问题。2.对于供应商提出的合理建议和意见，应认真研究并给予积极回应。同时，应协助供应商解决合作过程中遇到的困难和问题，共同促进双方的发展。3.建立供应商激励机制，对在产品质量、交货期、价格等方面表现突出的供应商给予一定的物质奖励或精神奖励，激励供应商不断提高服务水平和产品质量。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据生产经营需要，如需采购原料，应填写采购申请表。采购申请表应包括原料名称、规格型号、数量、需求时间、申请理由等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，根据采购计划和审批权限进行审批。对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，需提交至公司领导审批。2.审批通过后的采购申请表作为采购订单的依据。（三）采购订单下达1.采购部门根据审批通过的采购申请表，选择合适的供应商，并下达采购订单。采购订单应明确采购原料的名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点等详细信息。2.采购订单下达后，应及时与供应商确认订单内容，确保双方对订单条款理解一致。（四）采购合同签订1.对于重要原料或金额较大的采购项目，应签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品质量、交货期、价格、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需提交至公司法律部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，由公司授权代表与供应商签订合同。（五）采购订单跟踪1.采购部门应建立采购订单跟踪机制，及时掌握采购订单的执行情况。定期与供应商沟通，了解原料生产进度、发货情况等信息。2.如发现供应商未能按时交货或产品质量存在问题，应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如催货、换货、补货等，确保公司生产经营不受影响。（六）到货验收1.原料到货前，采购部门应提前通知质量部门、仓库管理部门等相关人员做好验收准备工作。2.原料到货后，由质量部门按照相关质量标准进行检验，仓库管理部门负责核对数量和规格型号。验收合格的原料办理入库手续；验收不合格的原料，应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。（七）付款结算1.采购部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款结算手续。2.付款前，需提交相关付款申请资料，包括采购合同、发票、验收报告等，经财务部门审核无误后，按照公司财务制度进行付款。五、采购风险管理（一）市场风险1.密切关注市场动态，及时掌握原料价格波动趋势和市场供应情况。通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对公司采购成本的影响。2.建立市场风险预警机制，当市场出现重大变化时，及时调整采购策略，确保公司采购活动的正常进行。（二）质量风险1.加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的资质和产品质量。在采购合同中明确质量标准和验收条款，确保所采购的原料符合公司要求。2.增加到货检验频次和检验项目，对关键原料进行严格检验。如发现质量问题，应及时采取措施，避免不合格原料进入生产环节。（三）供应商风险1.建立供应商风险评估体系，对供应商的经营状况、财务状况、信誉等方面进行定期评估。及时发现潜在风险，并采取相应的防范措施。2.与供应商签订合同条款时，应明确违约责任和赔偿机制，以降低因供应商违约给公司带来的损失。（四）法律风险1.采购活动应严格遵守国家法律法规及相关政策，确保采购行为合法合规。加强对采购人员的法律培训，提高法律意识。2.在签订采购合同前，应提交至公司法律部门进行审核，避免合同条款存在法律漏洞和风险。六、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购绩效评估指标应包括采购成本、采购质量、交货期、供应商管理等方面。具体指标如下：采购成本降低率=（预算采购成本实际采购成本）/预算采购成本×100%采购质量合格率=合格采购原料数量/采购原料总数量×100%交货准时率=按时交货订单数量/总订单数量×100%供应商满意度=供应商对公司采购工作的满意程度得分2.根据公司实际情况，可对上述指标进行适当调整和补充，确保评估指标的科学性和合理性。（二）评估周期采购绩效评估周期一般为每季度一次，年度进行综合评估。（三）评估方法1.采用定量与定性相结合的评估方法。定量评估主要依据各项评估指标的数据进行计算和分析；定性评估主要通过问卷调查、供应商反馈、内部客户评价等方式进行。2.采购部门应定期收集和整理相关数据，进行绩效评估分析，并撰写绩效评估报告。（四）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门及采购人员进行奖惩。对于绩效优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于绩效不佳的部门和个人，应进行批评教育，并提出改进措施和要求。