会计档案管理办法

会计档案管理办法一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，统一会计档案管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防会计档案毁损、散失和泄密，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义本办法所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.公司财务部门负责会计档案的整理、立卷、归档、保管和销毁等工作，并对会计档案的真实性、完整性、准确性负责。2.公司档案管理部门负责对会计档案进行统一保管，并提供查阅、借阅等服务。档案管理部门应指定专人负责会计档案管理工作，确保会计档案的安全和完整。3.各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案的管理工作，及时将本部门形成的会计资料移交财务部门进行整理归档。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账、存货明细账等。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账等。4.固定资产卡片，记录固定资产的详细信息，包括名称、型号、规格、购置日期、原值、折旧等。5.辅助账簿，为补充总账和明细账所提供的核算资料而设置的账簿，如备查账簿等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。3.半年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对企业银行存款日记账与银行对账单之间的差异。2.银行对账单，企业与银行之间进行资金往来的记录。3.纳税申报表，企业向税务机关申报纳税情况的表格。4.会计档案移交清册，记录会计档案移交情况的清单。5.会计档案保管清册，记录会计档案保管情况的清单。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁情况的清单。7.其他具有保存价值的会计资料，如财务分析报告、审计报告、税务审计报告等。三、会计档案的整理（一）整理原则会计档案应按照分类标准进行整理，确保档案的系统性和完整性。整理过程中应遵循真实性、准确性、完整性和规范性的原则。（二）整理方法1.会计凭证的整理分类：按照收款凭证、付款凭证、转账凭证的顺序进行分类。编号：对每一类凭证进行编号，编号应连续、唯一。装订：将凭证按编号顺序排列，加上封面和封底，装订成册。封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等信息。签章：在装订处加盖装订人员印章。2.会计账簿的整理分类：按照总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿的顺序进行分类。编号：对每一类账簿进行编号，编号应连续、唯一。整理：去除账簿中的空白页、残页等，对破损的页面进行修补或更换。装订：将账簿按编号顺序排列，加上封面和封底，装订成册。封面应注明单位名称、年度、账簿名称等信息。签章：在装订处加盖装订人员印章。3.财务会计报告的整理分类：按照月度、季度、半年度、年度财务会计报告的顺序进行分类。编号：对每一类报告进行编号，编号应连续、唯一。整理：将报告中的各项报表、附注等资料进行整理，确保资料的完整性。装订：将报告按编号顺序排列，加上封面和封底，装订成册。封面应注明单位名称、年度、报告名称等信息。签章：在装订处加盖装订人员印章。4.其他会计资料的整理分类：按照银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等顺序进行分类。编号：对每一类资料进行编号，编号应连续、唯一。整理：将资料按编号顺序排列，去除无关的纸张和附件，确保资料的整洁和规范。装订：将资料按编号顺序排列，加上封面和封底，装订成册。封面应注明单位名称、年度、资料名称等信息。签章：在装订处加盖装订人员印章。四、会计档案的归档（一）归档时间会计档案应在会计年度终了后，由财务部门整理立卷，编制会计档案保管清册，在次年6月底前移交公司档案管理部门归档。（二）归档要求1.归档的会计档案应齐全完整，整理规范，编号连续，签章齐全。2.归档的会计档案应按照分类标准进行分类存放，便于查阅和管理。3.归档的会计档案应编制会计档案移交清册，详细记录档案的名称、数量、起止日期、保管期限等信息。移交清册一式两份，交接双方各执一份。五、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。1.永久保管的会计档案包括：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。2.保管期限为30年的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册。3.保管期限为10年的会计档案包括：月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保会计档案的安全。2.会计档案应分类存放，排列有序，便于查阅。同时，应建立会计档案索引，注明档案的存放位置，提高查阅效率。3.档案管理部门应定期对会计档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、变质的会计档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.会计档案管理人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自出借、销毁会计档案。如需查阅、借阅会计档案，应按照规定办理相关手续。六、会计档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人审批通过后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，不得擅自复制、借出会计档案。3.查阅完毕后，查阅人员应将查阅的会计档案归还档案管理部门，并在《会计档案查阅申请表》上签字确认。（二）借阅1.公司外部单位或个人因工作需要查阅或借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人名称、地址、联系方式、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经公司分管领导签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人审批通过后，由档案管理部门安排专人陪同借阅，并在借阅现场进行监督。借阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，不得擅自复制、借出会计档案。如需复制会计档案，应经财务部门负责人同意，并在档案管理部门的监督下进行。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经财务部门负责人批准后方可延长。4.借阅人员归还会计档案时，应认真核对档案的数量和完整性，如有短缺或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。借阅人员应在《会计档案借阅申请表》上签字确认。七、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）销毁程序1.公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。2.销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。3.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。（三）不得销毁的会计档案1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。2.单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。八、会计档案的信息化管理（一）电子会计档案的形成1.公司应积极推进会计档案信息化建设，采用电子会计凭证报销入账归档。电子会计凭证的来源、格式、内容、签名等应符合《中华人民共和国电子签名法》等法律法规的规定。2.公司应使用符合国家统一标准的会计核算软件进行会计核算，并按照国家有关规定和本办法的要求，及时将电子会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料进行电子归档。（二）电子会计档案的保管1.公司应建立电子会计档案管理制度，对电子会计档案的存储、备份、检索、利用等进行规范管理。2.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等载体上，并定期进行备份。备份应异地存放，确保数据的安全性和完整性。3.公司应使用专门的电子会计档案管理软件，对电子会计档案进行分类、编号、存储和检索，提高电子会计档案的管理效率。4.电子会计档案的保管期限应与纸质会计档案一致，保管期满后，应按照本办法的规定进行销毁。（三）电子会计档案的查阅与借阅1.公司内部人员查阅或借阅电子会计档案，应通过电子会计档案管理软件进行申请和审批，并按照规定的权限进行查阅和借阅。查阅或借阅人员不得擅自复制、修改、删除电子会计档案。2.公司外部单位或个人因工作需要查阅或借阅电子会计档案，应按照本办法的规定办理相关手续，并通过电子会计档案管理软件进行查阅和借阅。如需复制电子会计档案，应经财务部门负责人同意，并在档案管理部门的监督下进行。九、监督与检查（一）监督检查部门公司财务部门和档案管理部门应定期对会计档案管理工作进行监督检查，确保会计档案管理工作符合本办法的规定。同时，公司审计部门应定期对会计档案管理工作进行审计，发现问题及时提出整改意见。（二）监督检查内容1.会计档案的整理、立卷、归档、保管、销毁等工作是否符合本办法的规定。2.会计档案的查阅、借阅等手续是否齐全，是否符合规定的权限和程序。3.电子会计档案的形成