供热合同管理办法

供热合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司供热合同管理，规范供热合同的签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，保障供热服务的正常进行，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与热用户签订的供热合同以及与供热相关的各类协议，包括但不限于居民供热合同、商业供热合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：供热合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障公司与热用户双方的合法权益。3.诚实守信原则：双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.风险防控原则：加强合同管理，有效防控合同风险，避免公司遭受损失。二、合同签订管理（一）签订流程1.业务部门负责与热用户进行沟通洽谈，了解热用户需求，拟定供热合同草案。2.合同草案提交法务部门审核，法务部门重点审查合同条款的合法性、合规性、完整性以及风险防范措施等，并提出修改意见。3.业务部门根据法务部门的意见对合同草案进行修改完善，经部门负责人审核后，提交公司分管领导审批。4.公司分管领导审批通过后，由业务部门与热用户签订正式供热合同。（二）合同主要条款1.双方基本信息：明确公司与热用户的名称、地址、联系方式等。2.供热范围：详细界定供热的具体区域、房屋或场所。3.供热期限：明确供热开始时间和结束时间。4.供热质量标准：依据国家和地方相关标准，约定供热温度、压力等质量指标。5.热费标准及结算方式：明确热费的收费标准、计费方式以及结算周期、结算方式等。6.双方权利义务：公司权利义务：包括按时供热、保障供热质量、对供热设施进行维护管理等；同时享有收取热费的权利等。热用户权利义务：包括按规定使用供热服务、按时足额缴纳热费等；同时享有监督供热质量等权利。7.违约责任：明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任。8.争议解决方式：约定双方在合同履行过程中发生争议时的解决途径，如协商、仲裁或诉讼等。（三）合同签订注意事项1.确保合同条款清晰明确，避免模糊不清或歧义性表述，防止在履行过程中产生纠纷。2.严格审查热用户的主体资格，确保其具备签订合同的合法资质和能力。3.对于特殊情况或重要条款，应在合同中明确约定，如供热设施改造、暂停供热等相关事宜。三、合同履行管理（一）供热服务提供1.按照合同约定的供热期限、供热质量标准等要求，按时、足额向热用户提供供热服务。2.加强供热设施的运行维护管理，确保供热系统正常运行，保障供热质量稳定。3.建立供热服务质量监督检查机制，定期对供热质量进行检查评估，及时发现并解决问题。（二）热费收取1.按照合同约定的热费标准和结算方式，及时、准确地向热用户收取热费。2.对欠费热用户进行跟踪管理，通过多种方式提醒其按时缴费，并按照合同约定收取滞纳金。3.对于长期欠费且经多次催缴仍不缴纳的热用户，依法采取相应措施，如暂停供热、提起诉讼等。（三）沟通协调1.建立与热用户的沟通协调机制，及时了解热用户的需求和意见，妥善处理热用户反映的问题。2.对于热用户提出的供热质量问题或其他诉求，应及时响应，安排专人进行调查处理，并将处理结果及时反馈给热用户。3.定期组织召开热用户座谈会，加强与热用户的沟通交流，增进双方的理解与信任。四、合同变更管理（一）变更情形1.因供热范围调整、供热设施改造等原因需要变更供热合同的。2.因热用户需求变化，如房屋面积增减、供热方式改变等需要变更合同的。3.其他因不可抗力或政策调整等原因需要变更合同的情形。（二）变更流程1.由业务部门提出合同变更申请，说明变更的原因、内容及对双方权利义务的影响等。2.合同变更申请提交法务部门审核，法务部门审核通过后，提交公司分管领导审批。3.公司分管领导审批通过后，业务部门与热用户就合同变更事宜进行协商，并签订书面变更协议。（三）变更注意事项1.合同变更协议应明确变更的具体内容、生效时间以及对原合同其他条款的影响等。2.确保合同变更过程符合法律法规和公司内部规定，避免因变更不当引发纠纷。五、合同终止管理（一）终止情形1.供热期限届满，合同自然终止。2.双方协商一致，提前终止合同。3.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法继续履行的，合同终止。4.热用户违反合同约定，经公司催告后仍不改正，公司有权解除合同。5.其他符合法律法规规定的合同终止情形。（二）终止流程1.合同终止前，业务部门应提前通知热用户，并与热用户就合同终止相关事宜进行协商，如热费结算、供热设施交接等。2.双方达成一致意见后，签订合同终止协议，明确合同终止的原因、时间以及双方的权利义务等。3.合同终止后，业务部门负责办理相关手续，如供热设施的拆除、交接等，并对合同履行情况进行总结评估。（三）终止后事项处理1.热费结算：按照合同约定和实际供热情况，及时与热用户进行热费结算，多退少补。2.供热设施处理：对于热用户的供热设施，按照合同约定或双方协商的方式进行处理，如拆除、保留等。3.资料归档：将合同终止相关资料进行整理归档，以备查阅。六、合同档案管理（一）档案收集1.业务部门负责在合同签订、履行、变更、终止等过程中及时收集相关资料，包括合同文本、往来函件、审批文件、结算凭证等。2.对收集到的资料进行分类整理，确保资料的完整性和准确性。（二）档案整理与归档1.按照档案管理的要求，对合同资料进行编号、装订、编目等整理工作。2.将整理好的合同档案移交公司档案管理部门进行归档保存，确保档案存放有序，便于查阅。（三）档案查阅与利用1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.涉及对外提供合同档案资料的，应按照公司相关规定办理审批手续。七、监督与考核（一）监督检查1.公司建立供热合同管理监督检查机制，定期对合同签订、履行、变更、终止等情况进行检查。2.检查内容包括合同条款的执行情况、热费收取情况、供热服务质量等。3.对检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.制定供热合同管理考核评价指标体系，对业务部门及相关人员的合