主机库存管理办法

主机库存管理办法一、总则（一）目的为加强公司主机库存管理，规范主机出入库流程，确保主机资产的安全与完整，提高主机使用效率，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有主机设备的库存管理，包括服务器、台式机、笔记本电脑等各类主机。（三）管理原则1.统一管理原则：主机库存管理工作由公司指定的部门统一负责，实行集中管理、统一调配。2.账实相符原则：建立准确、完整的主机库存账目，定期进行盘点，确保账实相符。3.安全保障原则：采取必要的安全措施，保护主机设备的安全，防止主机丢失、损坏或被盗。4.高效利用原则：合理安排主机资源，提高主机使用效率，避免闲置浪费。二、职责分工（一）库存管理部门1.负责制定和完善主机库存管理制度，并组织实施。2.建立主机库存台账，详细记录主机的型号、规格、数量、购入时间、使用部门、状态等信息。3.负责主机的出入库管理，办理主机的验收、入库、出库、调拨等手续。4.定期对主机库存进行盘点，编制盘点报告，及时发现和解决库存管理中存在的问题。5.负责主机设备的维护、保养和报废处理工作。（二）使用部门1.根据工作需要，向库存管理部门提出主机设备的领用申请。2.负责本部门领用主机设备的日常使用和保管，确保设备的安全与正常运行。3.配合库存管理部门做好主机设备的盘点工作。（三）财务部门1.负责审核主机设备采购、入库、出库等相关费用的报销。2.协助库存管理部门进行主机设备的价值核算和资产清查工作。（四）审计部门1.对主机库存管理情况进行定期审计和监督，检查库存管理制度的执行情况。2.对主机设备的采购、使用、报废等环节进行审计，确保公司资产的安全与有效使用。三、主机采购与入库（一）采购计划1.使用部门根据工作需要和主机设备的使用状况，提前制定主机采购计划，明确主机的型号、规格、数量、预计采购时间等信息，并提交给库存管理部门。2.库存管理部门对各使用部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合主机库存情况和公司实际需求，编制年度主机采购预算，报公司领导审批。（二）采购实施1.经公司领导审批后的主机采购预算，由采购部门按照公司采购管理制度组织实施采购。2.采购部门在采购主机设备时，应选择具有良好信誉和资质的供应商，签订采购合同，明确主机的型号、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购部门应及时跟踪主机设备的采购进度，确保主机按时、按质、按量到货。（三）验收与入库1.主机设备到货后，采购部门应及时通知库存管理部门、使用部门共同进行验收。2.验收人员按照采购合同和相关标准，对主机设备的数量、规格、型号、外观、性能等进行检查，核对主机设备的配置清单、随机附件、技术资料等是否齐全。3.对验收合格的主机设备，库存管理部门应及时办理入库手续，填写主机入库单，注明主机的型号、规格、数量、购入时间、供应商等信息，并将主机设备存放至指定的仓库或存储区域。4.对验收不合格的主机设备，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期更换或处理。如因供应商原因造成的损失，采购部门应按照采购合同的约定追究供应商的责任。四、主机领用与出库（一）领用申请1.使用部门因工作需要领用主机设备时，应填写主机领用申请表，详细注明主机的型号、规格、数量、领用原因、预计使用时间等信息，并提交给库存管理部门。2.库存管理部门对使用部门提交的领用申请表进行审核，根据主机库存情况和工作实际需求，决定是否批准领用申请。（二）出库手续1.经库存管理部门批准的主机领用申请，使用部门应安排专人到库存管理部门办理主机出库手续。2.库存管理部门根据主机领用申请表，核对主机设备的型号、规格、数量等信息无误后，办理主机出库手续，填写主机出库单，并将主机设备交付给使用部门。3.主机出库时，库存管理部门应同时更新主机库存台账，记录主机的领用时间、使用部门、领用人等信息。（三）借用与归还1.因工作临时需要借用主机设备的，借用部门应填写主机借用申请表，注明借用主机的型号、规格、数量、借用原因、预计借用时间等信息，经库存管理部门批准后，办理借用手续。2.借用部门应在规定的借用时间内归还借用的主机设备，并保持主机设备的完好无损。如因借用部门原因造成主机设备损坏或丢失的，借用部门应按照公司相关规定进行赔偿。3.库存管理部门在主机设备归还时，应对主机设备进行检查验收，如发现主机设备有损坏或丢失情况，应及时与借用部门沟通协商，要求借用部门进行赔偿或处理。五、主机库存盘点（一）盘点计划1.库存管理部门应定期对主机库存进行盘点，盘点周期原则上为每季度一次，特殊情况可根据实际需要增加盘点次数。2.库存管理部门应在每次盘点前制定详细的盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员、方法等内容，并提前通知各相关部门做好准备工作。（二）盘点实施1.盘点人员按照盘点计划，对主机设备进行逐一清点，核对主机设备的型号、规格、数量、状态等信息是否与主机库存台账一致。2.在盘点过程中，如发现主机设备有账实不符的情况，盘点人员应及时查明原因，并填写主机盘点差异表，详细记录差异的主机设备型号、规格、数量、差异原因等信息。3.对盘点过程中发现的主机设备损坏、丢失等情况，盘点人员应及时报告库存管理部门，并配合相关部门进行调查处理。（三）盘点报告1.盘点结束后，库存管理部门应根据盘点结果编制主机盘点报告，报告内容包括盘点的基本情况、盘点结果、账实差异分析、处理建议等。2.主机盘点报告经库存管理部门负责人审核签字后，报公司领导审批。3.公司领导根据主机盘点报告的审批意见，组织相关部门对盘点中发现的问题进行整改，确保主机库存账实相符。六、主机库存维护与保养（一）日常维护1.使用部门负责本部门领用主机设备的日常维护工作，定期对主机设备进行清洁、检查、保养，确保主机设备的正常运行。2.使用部门应按照主机设备的使用说明书和操作规程，正确使用主机设备，避免因操作不当造成主机设备损坏。3.库存管理部门应定期对库存主机设备进行检查，确保主机设备的性能良好，存放环境符合要求。（二）定期保养1.库存管理部门应制定主机设备定期保养计划，明确保养的内容、时间、责任人等信息，并组织实施。2.主机设备的定期保养工作可委托专业的维修服务机构进行，也可由公司内部的技术人员负责。3.定期保养结束后，库存管理部门应填写主机设备保养记录，详细记录保养的内容、时间、保养人员等信息。（三）故障维修1.当主机设备出现故障时，使用部门应及时填写主机设备维修申请表，注明主机设备的型号、规格、故障现象、故障原因等信息，并提交给库存管理部门。2.库存管理部门对使用部门提交的维修申请表进行审核后，安排专业技术人员对故障主机设备进行维修。3.如主机设备故障较为复杂，库存管理部门应及时联系主机设备的供应商或专业的维修服务机构进行维修，确保主机设备尽快恢复正常运行。4.维修结束后，维修人员应填写主机设备维修记录，详细记录维修的内容、维修时间、维修费用等信息，并将维修后的主机设备交付给使用部门。七、主机库存报废处理（一）报废鉴定1.当主机设备因损坏严重、技术陈旧、使用年限过长等原因无法继续使用时，使用部门应填写主机设备报废申请表，注明主机设备的型号、规格、购置时间、报废原因等信息，并提交给库存管理部门。2.库存管理部门组织相关技术人员对申请报废的主机设备进行技术鉴定，确认主机设备是否符合报废条件。3.对符合报废条件的主机设备，库存管理部门应出具主机设备报废鉴定报告，报公司领导审批。（二）报废审批1.公司领导根据库存管理部门提交的主机设备报废鉴定报告进行审批，审批通过后，下达主机设备报废处理通知。2.库存管理部门根据公司领导的审批意见，办理主机设备报废手续，填写主机设备报废清单，注明主机设备的型号、规格、数量、报废时间等信息。（三）报废处理1.对已批准报废的主机设备，库存管理部门应按照公司相关