印章管理办法豆丁

印章管理办法豆丁一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门、分支机构及子公司印章的管理与使用。（三）印章种类及定义1.公章：公司对外行使权力、承担责任的正式印章，具有最高法律效力。2.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确公司与外部单位的权利义务关系。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务活动。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使特定职权的印章。5.部门章：各部门为履行自身职责而使用的印章，仅在部门业务范围内有效。6.分支机构章：公司分支机构用于开展当地业务的印章。7.子公司章：公司所属子公司独立使用的印章，代表子公司行使相应职权。（四）印章管理原则1.严格审批原则：印章使用必须经过严格的审批流程，确保使用的必要性和合规性。2.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，明确保管人员的职责和权限。3.安全保密原则：采取有效措施确保印章的安全存放，防止印章被盗用、冒用或遗失，对印章使用信息严格保密。4.规范使用原则：印章使用应遵循相关法律法规和公司规定，确保印章使用的规范性和准确性。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制申请1.各部门因工作需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表需提交至公司综合管理部门，由综合管理部门审核申请的必要性和合规性后，报公司领导审批。（二）印章刻制1.经公司领导审批同意后，综合管理部门统一安排印章刻制工作。选择具有合法资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制。2.印章刻制完成后，制作单位应提供印章印模，并在印模上注明印章名称、规格、材质、制作日期等信息。（三）印章启用1.综合管理部门收到印章及印模后，应组织相关部门对印章进行验收。验收内容包括印章的外观、尺寸、材质、文字等是否符合要求。2.验收合格后，填写《印章启用申请表》，详细记录印章启用日期、启用范围、保管人等信息，并经公司领导签字批准。3.印章启用前，应在公司内部进行公告，明确印章的使用范围和管理要求。同时，将印章启用信息告知相关业务往来单位。三、印章的保管（一）保管人员职责1.公司指定专人负责印章的保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用或遗失。3.严格按照印章使用审批流程进行用印操作，对每一次用印情况进行详细登记，包括用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称、份数等信息。4.定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。5.保管人员因工作调动、离职等原因不再负责印章保管时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。（二）保管方式1.公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章应实行专人专柜保管，存放于公司保险柜或专门的印章保管室。2.部门章、分支机构章、子公司章等可根据实际情况，由部门或分支机构指定专人保管，但应确保保管安全。3.印章保管场所应安装必要的安全防范设施，如监控设备、报警装置等，确保印章存放环境安全。（三）印章存放要求1.印章应存放在干燥、通风、防潮的地方，避免印章受潮、生锈或损坏。2.不同种类的印章应分开存放，避免相互混淆或碰撞。3.印章存放处应张贴明显的标识，注明印章名称、保管人等信息，便于识别和管理。四、印章的使用（一）使用流程1.申请：用印部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：申请表提交至公司综合管理部门，由综合管理部门根据用印事项的性质和审批权限进行审核。审核通过后，报公司领导审批。3.用印：经公司领导审批同意后，保管人员凭审批后的申请表进行用印操作。用印时，应确保用印文件内容与申请表填写的信息一致，用印位置准确无误。4.登记：用印完成后，保管人员应在《印章使用登记簿》上详细记录用印情况，包括用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称、份数、批准人等信息。（二）审批权限1.公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章的使用，须经公司总经理审批。2.部门章、分支机构章、子公司章等的使用，由各部门负责人或分支机构、子公司负责人审批。3.涉及重大事项、金额较大的经济合同等用印，除按上述审批权限外，还需经公司董事会或相关决策机构审批。（三）使用范围1.公章：用于公司对外正式文件、信函、合同、协议、授权委托书、资质证书、营业执照副本等的加盖。2.合同专用章：仅用于签订各类经济合同。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、银行账户业务等财务活动。4.法定代表人章：用于特定的法定代表人授权事项或财务支付等业务。5.部门章：在部门业务范围内使用，如内部文件、通知、报表等的加盖。6.分支机构章：在分支机构当地业务范围内使用，如分支机构与当地客户签订的业务合同、文件等的加盖。7.子公司章：代表子公司行使相应职权，用于子公司对外文件、合同、协议等的加盖。（四）禁止使用情况1.未经审批同意，不得擅自使用印章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用印章。4.与公司业务无关的事项不得使用印章。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司机构撤销、合并或名称变更。2.印章损坏、遗失或被盗用。3.因工作需要不再使用的印章。（二）停用程序1.印章保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至公司综合管理部门，由综合管理部门审核后报公司领导审批。3.经公司领导批准后，综合管理部门负责通知相关部门和人员印章停用事宜，并收回停用印章。（三）销毁程序1.对于停用的印章，由综合管理部门统一组织销毁。销毁前，应进行登记造册，详细记录印章名称、规格、材质、停用日期等信息。2.销毁印章时，应选择安全、保密的方式进行，确保印章彻底销毁，无法恢复使用。可采用粉碎、熔化等方式进行销毁。3.销毁过程应有专人负责监督，并在《印章销毁登记簿》上记录销毁时间、地点、方式、监督人等信息。4.销毁完成后，由监督人、销毁人签字确认，并将销毁记录存档保存。六、印章的监督与检查（一）监督部门公司综合管理部门负责对印章管理工作进行日常监督和检查。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人员是否严格履行职责。2.印章使用情况：检查印章使用是否符合审批流程，用印登记是否完整、准确。3.印章审批情况：检查印章使用审批是否严格按照规定的权限进行。（三）检查频率综合管理部门应定期对印章管理情况进行检查，至少每季度进行一次全面检查，并形成检查报告。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。（四）违规处理1.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章保管或使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响